Wist u dat 50% van de bedrijven binnen 5 jaar failliet gaat na een totaal onopzettelijk verlies van informatie? Een cijfer dat u ertoe aanzet om zorg te dragen voor uw gearchiveerde bedrijfsdocumenten, nietwaar? En als u van statistieken houdt, zijn er nog andere: 35% van de documenten van een bedrijf kan niet worden teruggevonden of is onbruikbaar, 40 tot 70% van de tijd van een werknemer in de dienstensector wordt besteed aan het beheer van documenten, en interne opslag en archiefbeheer kosten 3 keer meer dan externe opslag… Nog andere goede redenen om na te denken over de bewaaromstandigheden en de efficiëntie van uw archiveringssysteem, toch?
Naast het gemakkelijk terugvinden van uw documenten is de tweede doelstelling van archivering het bewaren en in goede staat houden van uw documenten. Door uw papieren documenten in goede staat te houden, voorkomt u beschadiging of verlies. Dit beheer kan niet worden geïmproviseerd en moet deel uitmaken van een strikt en georganiseerd archiveringsbeleid.
Hoe bewaart u de fysieke integriteit van uw documenten? Zoals de naam het al zegt, zijn uw te bewaren papieren gemaakt van… Papier. Hun vijanden zijn dan ook bekend: vochtigheid, water, vuur, licht, bepaalde insecten en stof. De eerste stap is het plaatsen van uw archief in een verwarmde ruimte, zonder al te veel direct licht, voorzien van rookmelders en rekken. Zet uw dozen nooit op de vloer! Om stof, insecten en overtollig licht, die de inkt op de teksten geleidelijk zouden kunnen uitwissen, te voorkomen, raden wij u aan uw documenten in stevige, gesloten archiefdozen te plaatsen. En omdat je nooit voorzichtig genoeg kunt zijn, moet je van tijd tot tijd de kamer betreden om te controleren of alles goed gaat (geen waterschade, vochtigheid of kapotte radiator, bijvoorbeeld).
Het voordeel van fysieke of digitale archivering die geheel of gedeeltelijk wordt toevertrouwd aan een externe dienstverlener die gespecialiseerd is in archivering, zoals Archives Conseil? De garantie van veilige opslag van uw bedrijfsdocumenten. Onze opslagfaciliteiten voldoen aan alle huidige veiligheidsnormen en hun uitrusting is toonaangevend op het gebied van technologie. Een professionele archiveringsdienst zoals de onze is uitgerust met anti-inbraaksystemen, brandbeveiligingssystemen, vocht- en warmtemonitors, enz., die allemaal worden gecontroleerd door een extern bedrijf dat hierin gespecialiseerd is. Uw archieven zijn dus in goede handen.
Digitalisering beschermt uw archieven helaas niet tegen de tand des tijds of tegen welke ramp dan ook. Denk eens aan alles wat op diskettes is bewaard… Hoe zou u deze archieven vandaag raadplegen als dat nodig is? De digitale archivering van uw zakelijke documenten moet ook het onderwerp zijn van een globale strategie die bestand is tegen tijd en ongevallen.
Wilt u meer advies, tips en trucs over het archiveren van uw papieren (persoonlijk of zakelijk) of wilt u meer informatie over het uitbesteden van uw archivering? Wij beantwoorden graag al uw vragen.
—
L'archivage, qu'il s'agisse de documents physiques ou de données électroniques, joue un rôle crucial dans la gestion de l'information pour les entreprises et les organisations du monde entier. Avec l'augmentation constante du volume de données et l'importance accrue de la conformité réglementaire, le marché de l'archivage connaît une évolution significative.
Het beheren van archieven is een essentieel onderdeel van de juridische praktijk van een advocatenkantoor. Tussen contracten, correspondentie, procesdossiers en administratieve documenten kan de hoeveelheid te beheren informatie overweldigend zijn. Bovendien vereist de vertrouwelijke aard van juridische gegevens speciale aandacht voor beveiliging en naleving van regelgeving.
Het beheren van vertrouwelijke en gevoelige documenten is van cruciaal belang voor veel organisaties in België, of het nu gaat om advocatenkantoren, bedrijven, overheidsinstellingen of non-profitorganisaties. Het beschermen van deze informatie is niet alleen essentieel om de vertrouwelijkheid van de klant en de reputatie van het bedrijf te behouden, maar ook om te voldoen aan de strikte Belgische wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.
Documentarchivering is voor veel bedrijven, overheidsorganisaties en instellingen een cruciale praktijk. Het bewaren van cruciale gegevens is essentieel voor het naleven van de wetgeving, het informatiebeheer en het behoud van de geschiedenis van de entiteit. Het is echter net zo belangrijk om de risico's te onderkennen die gepaard gaan met overarchivering.
Wist je dat ? Bepaalde documenten die u in uw bezit heeft, moeten een bepaald aantal jaren of zelfs levenslang legaal in uw bezit blijven. Niet beledigend voor Marie Kondō of andere fans van lege opslag: er bestaat inderdaad een onherleidbare doos met archieven die u op een veilige en droge plaats in uw huis moet bewaren. De experts van Archives Conseil helpen u bij het opstellen van een lijst met documenten die er moeten zijn.
Wist je dat ? Ongeacht de vooroordelen en de collectieve verbeelding is een archivaris niet noodzakelijkerwijs deze persoon die voorovergebogen en zo stoffig is als de dozen die ze op een kar duwt waarvan de wielen achter in een kamer met gedimd licht piepen. Neen ! Een archivaris is zelfs een behoorlijk cool persoon die over verschillende zeer nuttige vaardigheden beschikt om deze veelzijdige functie uit te voeren! Wij leggen uit…
We praten altijd over het bewaren van documenten en uw bedrijf beschikt al sinds de oprichting over een archiefruimte, maar heeft u zich ooit afgevraagd waarom het archiveren van documenten nuttig en verstandig is? Deskundigen van de Archiefraad geven antwoord op deze vraag.
Bent u van plan een nieuwe archiefruimte te creëren of renovatiewerken uit te voeren in uw huidige archiefruimte? Om een goede bewaring van documenten te garanderen, moet de inrichting van uw archiefruimte aan bepaalde regels voldoen. De experts van Archives Conseil helpen u daarbij rekening te houden.
Gaat uw bedrijf verhuizen of bent u van plan renovatiewerken uit te voeren die ook een impact zullen hebben op uw archiefruimte? Geen paniek ! Het is allemaal een kwestie van organisatie. Een goede voorbereiding op de verhuizing van uw archieven is een garantie voor het behoud van de fysieke integriteit van uw documenten en voor uw gemoedsrust. De experts van Archives Conseil helpen u bij het opstellen van een concreet aanvalsplan!
Overweegt u een beroep te doen op een dienstverlener die gespecialiseerd is in papierarchivering? Advocatenkantoren, verzekeringsmaatschappijen of zorginstellingen... Veel klanten profiteren van onze diensten en hoeven zich geen zorgen meer te maken over hun archivering. Of hun archieven nu levend, half levend of dood zijn, wij komen naar België, Frankrijk, Nederland en Luxemburg om al hun papieren te verwijderen en fysiek of digitaal op te slaan. Ontdek waarom ze een beroep doen op Archives Conseil!
