Comment organiser le bon archivage de vos documents physiques    

Le volume de vos papiers à garder devient de plus en plus important et vous avez peur de vous y perdre? Suivez nos conseils pour mettre en place un bon système de classement de vos documents d’entreprises ou privés. Investissez dans des cartons d’archivage ou faites appel à un archiviste professionnel.  

Les éléments indispensables au classement et au rangement de vos documents professionnels

Archiver est une question de méthode. La gestion de vos archives professionnelles et/ou personnelles n’a pas uniquement pour but de retrouver facilement les documents recherchés, mais également de garantir leur intégrité physique et, éventuellement, leur confidentialité. L’archivage de vos documents doit se faire selon des conditions précises et à l’aide de matériel adapté. 

Quel matériel prévoir 

  • Des boîtes, des boîtes, des boîtes! C’est notre premier conseil : les boîtes en carton d’archivage seront vos meilleures alliées pour la bonne gestion et la conservation de vos archives. Néanmoins, avec l’augmentation des matières premières ceci n’est plus tout à fait vrai, ils sont pratiques, peuvent être annotés et disposent d’un système de fermeture qui protège vos documents de la poussière et de la lumière directe. Vous n’en avez plus besoin? Les cartons d’archives sont en outre recyclables.  
  • Des étiquettes à coller sur vos boîtes d’archives et sur lesquelles vous indiquez le n° de boîte, la date de mise en dépôt et, le cas échéant, la durée légale de conservation des documents.  
  • À l’intérieur de vos boîtes d’archivage, prévoyez des éléments de sous-classement tels que des classeurs, des pochettes ou des chemises de protection, ou encore des reliures
  • Vos documents d’entreprise ou vos documents personnels sont classés dans des fardes soigneusement disposées dans des boîtes en carton d’archivage précisément étiquetées? Disposez maintenant vos cartons d’archives sur des étagères solides dans une pièce adaptée (chauffée et sans humidité).  

Quel système de classement privilégier pour vos papiers à garder?

Peu importe le code d’identification ou la numérotation que vous mettez en place. L’important étant de classer et retrouver vos documents facilement. Veillez à archiver vos documents régulièrement (ce sera plus rapide, clair et facile si vous le faites au fur et à mesure). Notre conseil de pros? Établissez un plan d’archivage et un inventaire de ce qui est classé et où. 

Pourquoi faire appel à une société d’archivage ou à un archiviste professionnel? 

Vous l’aurez compris, la gestion d’un archivage ne s’improvise pas. Archiver demande rigueur, organisation, matériel spécifique et espace adapté. Classer et trier soigneusement vos papiers à garder pour ensuite disposer vos cartons d’archivage dans une cave humide n’aurait aucun sens… Stocker vos archives pendant des années pour ne finalement jamais parvenir à remettre la main sur LE document dont vous avez besoin serait très frustrant… Évitez bien des désagréments. Faites plutôt appel aux archivistes professionnels d’Archives Conseil. Nous disposons de l’infrastructure et de la logistique nécessaires à la conservation, au classement et à l’archivage de vos documents. Fort de 40ans d’expérience, notre système de classement est bien rôdé et à toute épreuve. Vos documents sont conservés dans les meilleures conditions, en toute sécurité et confidentialité, et peuvent être consultés sur simple demande.  

Bénéficiez de nos conseils en matière de gestion d’archivage de vos documents importants 

Vous souhaitez davantage de conseils, de trucs et d’astuces pour l’archivage de vos documents d’entreprise ou personnels, ou vous désirez davantage d’informations sur l’externalisation de cet archivage? Nos archivistes sont à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.  

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