Dans les cabinets d’avocats, les cliniques médicales, les études notariales ou les PME, les archives papier jouent un rôle crucial. Elles contiennent des informations sensibles, confidentielles ou juridiquement engageantes. Pourtant, leur conservation est souvent négligée, exposant les documents à des risques de dégradation parfois irréversibles.
Les ennemis silencieux du papier
Les causes de détérioration sont nombreuses et souvent invisibles au quotidien :
- Humidité : favorise les moisissures et rend les documents illisibles.
- Température trop sèche : fragilise le papier, qui devient cassant.
- Lumière (UV, néons) : provoque le jaunissement et la décoloration des encres.
- Insectes et rongeurs : peuvent détruire physiquement les documents.
- Pollution et poussière : accélèrent la corrosion des fibres de papier.
- Manipulations inadaptées : déchirures, plis, taches de gras… autant de dommages évitables.
Ces facteurs, combinés ou isolés, peuvent rendre un document inutilisable. Et dans certains cas, cela peut avoir des conséquences juridiques ou administratives graves.
Un exemple concret : le procès annulé à Mons
En septembre 2025, un procès au tribunal de Mons a dû être annulé. En cause : des archives stockées dans un local infiltré par l’eau, devenues illisibles et envahies de moisissures. Ce cas, relayé par la RTBF, illustre bien les risques liés à une mauvaise conservation.
Les bonnes pratiques à adopter
Pour éviter ce type de situation, voici quelques recommandations simples mais essentielles :
- Humidité : maintenir un taux entre 30 et 40 %.
- Température : idéalement entre 18 et 20 °C.
- Protection contre la lumière : utiliser des contenants opaques comme nos boites d’archive (lien vers la page « fourniture de boîte »).
- Lutte contre les nuisibles : installer des pièges ou répulsifs.
- Nettoyage régulier : limiter la poussière et les risques associés.
- Manipulation respectueuse : former les collaborateurs à la valeur des documents et aux gestes à adopter.
Archives Conseil : préserver, sécuriser, transmettre
Chez Archives Conseil, nous accompagnons les institutions, entreprises et collectivités dans la mise en place de solutions de conservation adaptées. De l’audit des locaux à la fourniture de contenants spécialisés, en passant par la sensibilisation des équipes, notre approche vise à prévenir les risques et garantir la pérennité des documents papier.