En France, la loi impose des délais de conservation pour différents types de documents, qu’on soit une entreprise ou un particulier. Ces obligations varient selon la nature des documents et leur usage potentiel en cas de contrôle, de litige ou de reconstitution de carrière. Ne pas respecter ces délais peut entraîner des sanctions ou une perte de droits.
Des durées de conservation encadrées par la loi
Les documents doivent être conservés pendant des périodes précises, selon leur nature. On distingue généralement cinq grandes catégories de durée : 5 ans, 6 ans, 10 ans, jusqu’à la retraite, et à vie.
Pour les entreprises
- 10 ans : livres et registres comptables, factures, relevés bancaires, justificatifs de TVA…
- 6 ans : documents liés aux droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (ex. : déclarations fiscales).
- 5 ans : documents sociaux (bulletins de paie, contrats de travail), déclarations sociales, justificatifs de paiement…
Pour les particuliers
- 10 ans : diagnostic de performance énergétique (DPE) réalisé depuis le 1er juillet 2021.
- 6 ans : certaines factures de logement, documents administratifs.
- 5 ans : documents liés aux véhicules (contrats, PV, assurances…).
- Jusqu’à la retraite : bulletins de salaire, attestations d’emploi, documents permettant de reconstituer une carrière.
- À vie : actes d’état civil, contrats de mariage, jugements de divorce ou d’adoption, diplômes…
Pourquoi respecter ces délais ?
Ne pas conserver les documents dans les délais légaux peut entraîner :
- Des sanctions administratives ou financières.
- Une impossibilité de se défendre en cas de litige.
- Une perte d’information essentielle pour prouver un droit ou reconstituer une situation.
Archives Conseil : sécuriser vos obligations de conservation
Chez Archives Conseil, nous accompagnons les entreprises, professions libérales et particuliers dans la gestion et la conservation de leurs documents papier. Grâce à notre expertise, nous vous aidons à :
- Identifier les documents à conserver selon leur nature et leur durée légale.
- Mettre en place des solutions de stockage adaptées et sécurisées.
- Prévenir les risques de perte ou de dégradation.
- Respecter les obligations réglementaires en toute sérénité.