Votre entreprise déménage ou vous envisagez de réaliser des travaux de rénovation qui impacteront également votre local d’archivage ? Pas de panique ! Tout est une question d’organisation. Une bonne préparation du déménagement de vos archives, c’est la garantie de préserver l’intégrité physique de vos documents et votre tranquillité d’esprit. Les experts d’Archives Conseil vous aident à dresser un plan d’attaque en béton !
Avant le déménagement de vos archives
Ce n’est un secret pour personne, un déménagement réussi est un déménagement qui a été pensé dans ses moindres détails.
Voici donc quelques questions de logistique pure auxquelles il est important d’apporter une réponse avant le jour J :
- Quelle est la date du déménagement ? Quels sont les moyens humains disponibles à cette date et pour combien de temps ?
- Le nouveau local est-il accessible sans obstacle particulier (marches, portes, seuil étroit…) ou faut-il prévoir la location de matériel approprié ? Attention aux ruptures de charge !
- Quel est le volume des archives à déplacer ?
- Le nouvel endroit dispose-t-il déjà de rayonnages ou faut-il déplacer les anciens ?
- Quel sera le budget de ce déménagement (achat de boîtes de transport et/ou de conservation, location de diable ou de lift, services d’une équipe de déménageurs professionnels…) ?
- Qui sera chargé du projet et personne de référence le jour du déménagement ? Quel sera le rôle de chacun ?
Quant aux archives à proprement parler, pensez aux quelques points clés ci-dessous afin de n’oublier aucun document important ni déplacer des charges inutiles.
- Informez votre équipe du déménagement bien à l’avance. Vos collaborateurs pourront ainsi veiller à archiver dans les temps tout ce qui doit l’être.
- Profitez de cette occasion pour faire un tri et éliminer autant d’archives obsolètes que possible.
- Évitez toute perte en identifiant chaque boîte par un numéro unique renvoyant à la description de son contenu (sur la boîte ou dans un document de type tableur, à part).
Pendant le déménagement de vos archives
Les cartons sont tous bien identifiés, l’équipe est au complet et vous avez tout le matériel nécessaire à portée de main ? Et, très important, la personne responsable du projet est bien présente sur place pour répondre rapidement et correctement aux éventuelles questions ? Il ne vous manque plus alors qu’un peu d’huile de coude. Courage !
Après le déménagement de vos archives
Procédez maintenant à l’inventaire des archives en dressant la liste des archives présentes et leur emplacement exact. C’est primordial pour repérer des documents éventuellement mal rangés, voire manquants. Cet exercice vous permettra aussi d’identifier les boîtes abîmées pour les remplacer au plus vite.
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N’hésitez plus ! Pour tous vos travaux d’archivages, de destruction et de numérisation de documents, vous pouvez faire confiance à Archives Conseil et à ses 40 ans d’expérience dans le domaine ! Vous pouvez contacter notre équipe d’archivistes professionnels par e-mail à info@archivesconseil.be ou remplir notre formulaire de contact sur notre site web pour faire votre demande de devis gratuit.
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