L’archivage des documents au sein d’une entreprise est un point de gestion et d’organisation crucial qui soulève un grand nombre de questions. Quels papiers garder, quelles sont les lois sur l’archivage de documents, comment gérer un archivage à valeur probante, faut-il externaliser l’archivage des documents d’entreprise ou personnels et faire appel à un archiviste ? Dans ce blog, nous mettons en lumière les enjeux d’un bon archivage des documents en entreprise.
Les enjeux de l’archivage des documents d’entreprise
L’archivage des documents au sein d’une entreprise est une obligation légale. Selon leur importance, les documents d’entreprise doivent légalement être conservés entre 2 et 30 ans. Il est donc crucial d’adopter une gestion des archives efficace. Car qui dit archivage ne dit pas simple stockage dans des cartons sur une étagère. Outre l’aspect légal de l’obligation de conserver les documents, vous serez heureux de remettre facilement la main sur une information ou sur un document lors d’un contrôle ou suite à un sinistre. Un bon archivage des documents vous évitera une perte de temps et d’énergie. Vous éviterez également que des informations sensibles ne « fuitent » en dehors de votre entreprise si vous savez où chaque document est classé. Facile donc d’identifier les enjeux légaux, économiques et de sécurité d’un archivage efficace.
Faut-il externaliser l’archivage des documents d’entreprise ?
L’avantage de l’archivage physique ou numérique confié en totalité ou en partie à un prestataire externe spécialiste de l’archivage tel qu’Archives Conseil ? La garantie d’un stockage sécurisé de vos documents d’entreprise. Nos locaux de conservation répondent à toutes les normes de sécurité en vigueur et leur équipement est à la pointe de la technologie. Un service d’archivage professionnel comme le nôtre sera notamment doté de système anti-intrusion, de dispositifs anti-incendie, de moniteurs d’humidité et de chaleur… eux-mêmes contrôlés par une entreprise externe dont c’est la spécialité. Vos archives sont donc entre de bonnes mains.
Faut-il miser sur un archivage physique ou numérique ?
On constate (et on recommande) en général l’application d’un modèle hybride en entreprise. Les archives électroniques, désormais reconnues juridiquement au même titre que leur équivalent papier, auraient pu signifier le début du « zéro papier ». Il n’en est rien, les 2 solutions cohabitent en entreprise bien que la part du numérique ait tendance à s’accroître. Les archives numériques ne souffrent plus du risque de ne pas disposer de la fameuse valeur probante (loi du 13 mai 2000), indispensable en cas de litige. Mais les coûts de numérisation et le modèle de gouvernance que cela implique ne placent pas toutes les entreprises sur un pied d’égalité face aux enjeux d’une dématérialisation intégrale des archives. Nombreuses sont celles qui trouveront encore longtemps intérêt à stocker leurs archives physiques sans les numériser toutes.
Bénéficiez de nos conseils en matière d’archivage de vos documents d’entreprise
Vous souhaitez davantage de conseils, de trucs et d’astuces en matière d’archivage de vos papiers à garder (personnels ou d’entreprise) ou vous désirez davantage d’informations sur l’externalisation de votre archivage ? Nous sommes à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.
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