On le devine, l’archivage électronique de documents offre probablement un sacré gain de temps et d’espace par rapport à l’archivage classique impliquant cartons, rayonnages, étiquetages, espace et conditions adaptées. Mais en quoi consiste-t-il exactement ? Nos experts vous éclairent.
L’archivage électronique, qu’est-ce que c’est ?
Le Système d’Archivage Électronique, dit « SAE », a pour objectif de conserver des documents au format numérique sur le long terme tout en les préservant de toute altération ou modification non tracée. Le SAE permet donc de gérer des archives, c’est-à-dire des documents dans leur version finale qui doivent être conservés plus ou moins longtemps en fonction des obligations légales et/ou des besoins de l’organisation.
Quels sont les objectifs de l’archivage électronique ?
Ils sont multiples :
- la pérennité des documents : conserver les documents aussi longtemps que nécessaire ;
- leur intégrité : garantir qu’aucun document n’a été modifié ou assurer la traçabilité de toute modification ;
- leur confidentialité : les accès possibles à un document doivent être conformes à ceux définis par l’organisation ;
- leur disponibilité : les documents doivent être rendus facilement accessibles ;
- leur réversibilité : ils doivent être transférables d’un système à un autre sans altération de leur contenu.
Quelle solution d’archivage électronique choisir ?
Tout dépend en fait de vos archives ! Répondez à ces quelques questions pour définir le type d’archivage dont vous avez besoin :
- Les documents doivent-ils nécessairement être conservés sur le long, voire le très long terme ?
- Quel volume de documents aurez-vous à stocker et de quel type sont les documents concernés ?
- Les documents ont-ils une valeur juridique ?
- Quelles sont les conditions/limitations d’accès aux documents ?
- La consultation des archives est-elle nécessaire régulièrement et doit-elle pouvoir se faire à distance ?
Une fois vos besoins bien définis, il sera plus simple d’identifier la ou les solutions d’archivage appropriées.
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