Zoals je je kunt voorstellen, bespaart het elektronisch archiveren van documenten waarschijnlijk een hoop tijd en ruimte vergeleken met het traditionele archiveren, waarvoor dozen, rekken, etiketten, ruimte en geschikte omstandigheden nodig zijn. Maar wat houdt het precies in? Onze experten vertellen het hier.
Elektronische archivering, wat is dat?
Het doel van het Electronic Archiving System, of “EAS”, is om documenten in digitaal formaat op lange termijn te bewaren en ze tegelijkertijd te beschermen tegen elke niet-traceerbare wijziging of aanpassing. Het EAS maakt het daarom mogelijk om archieven te beheren, d.w.z. documenten in hun definitieve versie die voor verschillende perioden moeten worden bewaard, afhankelijk van wettelijke verplichtingen en/of de behoeften van de organisatie.
Wat zijn de doelstellingen van elektronisch archiveren?
Ze zijn talrijk en gevarieerd:
- de duurzaamheid van documenten: documenten zo lang bewaren als nodig is;
- hun integriteit: garanderen dat geen enkel document is gewijzigd of dat elke wijziging kan worden getraceerd;
- hun vertrouwelijkheid: mogelijke toegangen tot een document moeten voldoen aan de door de organisatie gedefinieerde toegangsrechten;
- hun beschikbaarheid: documenten moeten gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt;
- omkeerbaarheid: ze moeten van het ene systeem naar het andere kunnen worden overgezet zonder dat de inhoud verandert.
Welke oplossing voor elektronisch archiveren moet ik kiezen?
Het hangt allemaal af van uw archieven! Beantwoord deze enkele vragen om te bepalen welk type archivering u nodig hebt:
– Moeten de documenten voor lange of zeer lange tijd worden bewaard?
– Hoeveel documenten moet u opslaan en om wat voor soort documenten gaat het?
– Hebben de documenten juridische waarde?
– Welke voorwaarden/beperkingen gelden er voor de toegang tot de documenten?
– Is het nodig om de archieven regelmatig te raadplegen en moet het mogelijk zijn om dit op afstand te doen?
Zodra uw behoeften duidelijk zijn gedefinieerd, zal het gemakkelijker zijn om de juiste archiveringsoplossing(en) te vinden.
Profiteer van ons advies over de vernietiging van gearchiveerde documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archiverings-, vernietigings- en digitaliseringswerken kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring op dit gebied! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of ons contactformulier invullen op onze website om een gratis offerte aan te vragen.
—