Bruxelles : les archives comptables enfin désencombrées !
Bonne nouvelle pour les archivistes bruxellois ! Après des années de revendication, le délai de conservation des livres et pièces justificatives comptables a été réduit de 30 à 10 ans.
Le volume de vos papiers à garder devient de plus en plus important et vous avez peur de vous y perdre ? Suivez nos conseils pour mettre en place un bon système de classement de vos documents d’entreprises ou privés. Investissez dans des cartons d’archivage ou faites appel à un archiviste professionnel.
Les éléments indispensables au classement et au rangement de vos documents professionnels
Archiver est une question de méthode. La gestion de vos archives professionnelles et/ou personnelles n’a pas uniquement pour but de retrouver facilement les documents recherchés, mais également de garantir leur intégrité physique et, éventuellement, leur confidentialité. L’archivage de vos documents doit se faire selon des conditions précises et à l’aide de matériel adapté.
Quel matériel prévoir ?
- Des boîtes, des boîtes, des boîtes ! C’est notre premier conseil : les boîtes en carton d’archivage seront vos meilleures alliées pour la bonne gestion et la conservation de vos archives. Néanmoins, avec l’augmentation des matières premières ceci n’est plus tout à fait vrai, ils sont pratiques, peuvent être annotés et disposent d’un système de fermeture qui protège vos documents de la poussière et de la lumière directe. Vous n’en avez plus besoin ? Les cartons d’archives sont en outre recyclables.
- Des étiquettes à coller sur vos boîtes d’archives et sur lesquelles vous indiquez le n° de boîte, la date de mise en dépôt et, le cas échéant, la durée légale de conservation des documents.
- À l’intérieur de vos boîtes d’archivage, prévoyez des éléments de sous-classement tels que des classeurs, des pochettes ou des chemises de protection, ou encore des reliures.
- Vos documents d’entreprise ou vos documents personnels sont classés dans des fardes soigneusement disposées dans des boîtes en carton d’archivage précisément étiquetées ? Disposez maintenant vos cartons d’archives sur des étagères solides dans une pièce adaptée (chauffée et sans humidité).
Quel système de classement privilégier pour vos papiers à garder ?
Peu importe le code d’identification ou la numérotation que vous mettez en place. L’important étant de classer et retrouver vos documents facilement. Veillez à archiver vos documents régulièrement (ce sera plus rapide, clair et facile si vous le faites au fur et à mesure). Notre conseil de pros ? Établissez un plan d’archivage et un inventaire de ce qui est classé et où.
Pourquoi faire appel à une société d’archivage ou à un archiviste professionnel ?
Vous l’aurez compris, la gestion d’un archivage ne s’improvise pas. Archiver demande rigueur, organisation, matériel spécifique et espace adapté. Classer et trier soigneusement vos papiers à garder pour ensuite disposer vos cartons d’archivage dans une cave humide n’aurait aucun sens… Stocker vos archives pendant des années pour ne finalement jamais parvenir à remettre la main sur LE document dont vous avez besoin serait très frustrant… Évitez bien des désagréments. Faites plutôt appel aux archivistes professionnels d’Archives Conseil. Nous disposons de l’infrastructure et de la logistique nécessaires à la conservation, au classement et à l’archivage de vos documents. Fort de 40 ans d’expérience, notre système de classement est bien rôdé et à toute épreuve. Vos documents sont conservés dans les meilleures conditions, en toute sécurité et confidentialité, et peuvent être consultés sur simple demande.
Bénéficiez de nos conseils en matière de gestion d’archivage de vos documents importants
Vous souhaitez davantage de conseils, de trucs et d’astuces pour l’archivage de vos documents d’entreprise ou personnels, ou vous désirez davantage d’informations sur l’externalisation de cet archivage ? Nos archivistes sont à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.
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Prévision du Marché de l’Archivage 2024-2029 : Tendances, Opportunités et Défis
L'archivage, qu'il s'agisse de documents physiques ou de données électroniques, joue un rôle crucial dans la gestion de l'information pour les entreprises et les organisations du monde entier. Avec l'augmentation constante du volume de données et l'importance accrue de la conformité réglementaire, le marché de l'archivage connaît une évolution significative.
Optimiser la Gestion des Archives pour les Cabinets d’Avocats : Solutions et Meilleures Pratiques
La gestion des archives est une composante essentielle de la pratique juridique des cabinets d'avocats. Entre contrats, correspondances, dossiers de litige et documents administratifs, la quantité d'informations à gérer peut être écrasante. De plus, la nature confidentielle des données juridiques requiert une attention particulière à la sécurité et à la conformité réglementaire.
Vos Obligations en Matière d’Archives Confidentielles et Sensibles en Belgique
La gestion des archives confidentielles et sensibles est cruciale pour de nombreuses organisations en Belgique, qu'il s'agisse de cabinets d'avocats, d'entreprises, d'institutions gouvernementales ou d'organisations à but non lucratif. La protection de ces informations est essentielle non seulement pour préserver la confidentialité des clients et la réputation de l'entreprise, mais aussi pour se conformer aux obligations légales belges strictes en matière de protection des données.
Comment éviter la surcharge documentaire ?
L'archivage de documents est une pratique cruciale pour de nombreuses entreprises, organisations gouvernementales et institutions. La conservation de documents essentiels est essentielle pour la conformité légale, la gestion des informations et la préservation de l'histoire de l'entité. Cependant, il est tout aussi important de reconnaître les risques associés au sur-archivage.
Quelle durée pour l’archivage des documents personnels ?
Le saviez-vous ? Certains documents en votre possession doivent le rester légalement pendant un certain nombre d’années, voire à vie. N’en déplaise à Marie Kondō ou autres adeptes du rangement par le vide, il y a bel et bien un irréductible carton d’archives qu’il vous faudra conserver dans un endroit sûr et sec de votre maison. Les experts d’Archives Conseil vous aident à dresser la liste des documents qui doivent s’y trouver.
Archiviste, un métier aux multiples facettes
Le saviez-vous ? N’en déplaise aux préjugés et à l’imaginaire collectif, un archiviste n’est pas forcément cette personne voûtée et aussi poussiéreuse que les cartons qu’elle pousse sur un chariot dont les roulettes grincent dans le fond d’une pièce aux lumières tamisées. Non ! Un archiviste, c’est même une personne plutôt cool qui dispose de plusieurs compétences bien utiles pour exercer cette fonction aux multiples facettes ! On vous explique…
Pourquoi conservons-nous des archives, au fait ?
On parle toujours de conservation des documents et votre entreprise dispose d’ailleurs de sa salle d’archivage depuis sa création, mais vous êtes-vous déjà demandé pour quelles raisons archiver les documents était utile et judicieux ? Les experts d’Archives Conseil répondent à cette question.
Aménagement de votre salle d’archives : quelques conseils d’experts
Vous envisagez de créer une nouvelle salle d’archives ou de réaliser quelques travaux de rénovation dans votre local d’archivage actuel ? Pour assurer une bonne conservation des documents, l’aménagement de vos locaux d’archives doit respecter certaines règles que les experts d’Archives Conseil vous aident à garder en tête.
Déménagement de vos archives – une question d’organisation
Votre entreprise déménage ou vous envisagez de réaliser des travaux de rénovation qui impacteront également votre local d’archivage ? Pas de panique ! Tout est une question d’organisation. Une bonne préparation du déménagement de vos archives, c’est la garantie de préserver l’intégrité physique de vos documents et votre tranquillité d’esprit. Les experts d’Archives Conseil vous aident à dresser un plan d’attaque en béton !