In advocatenkantoren, medische klinieken, notariskantoren of KMO’s spelen papieren archieven een cruciale rol. Ze bevatten gevoelige, vertrouwelijke of juridisch bindende informatie. Toch wordt hun bewaring vaak verwaarloosd, waardoor de documenten worden blootgesteld aan risico’s van soms onomkeerbare degradatie.
De stille vijanden van papier
De oorzaken van degradatie zijn talrijk en vaak onzichtbaar in het dagelijks leven:
- Vocht: bevordert schimmelvorming en maakt documenten onleesbaar.
- Te droge temperatuur: verzwakt het papier, waardoor het bros wordt.
- Licht (UV, TL-lampen): veroorzaakt vergeling en verkleuring van inkten.
- Insecten en knaagdieren: kunnen documenten fysiek vernietigen.
- Vervuiling en stof: versnellen de corrosie van papiervezels.
- Onjuiste hantering: scheuren, vouwen, vette vlekken… allemaal vermijdbare schade.
Deze factoren, afzonderlijk of gecombineerd, kunnen een document onbruikbaar maken. In sommige gevallen kan dit ernstige juridische of administratieve gevolgen hebben.
Een concreet voorbeeld: de geannuleerde rechtszaak in Bergen
In september 2025 moest een rechtszaak aan de rechtbank van Bergen worden geannuleerd. Oorzaak: archieven opgeslagen in een lokaal dat door water was geïnfiltreerd, waardoor de documenten onleesbaar werden en onder schimmel kwamen te staan. Deze zaak, gemeld door RTBF, illustreert duidelijk de risico’s van slechte bewaring.
Goede praktijken om te volgen
Om dit soort situaties te voorkomen, volgen hier enkele eenvoudige maar essentiële aanbevelingen:
- Vocht: houd het percentage tussen 30 en 40 %.
- Temperatuur: idealiter tussen 18 en 20 °C.
- Bescherming tegen licht: gebruik ondoorzichtige containers zoals onze archiefdozen (link naar de pagina “levering van dozen”).
- Bestrijding van schadelijke dieren: plaats vallen of afweermiddelen.
- Regelmatige reiniging: beperk stof en bijbehorende risico’s.
- Respectvolle hantering: train medewerkers in de waarde van documenten en de juiste handelingen.
Archives Conseil: bewaren, beveiligen, doorgeven
Bij Archives Conseil begeleiden we instellingen, bedrijven en overheden bij het implementeren van geschikte bewaaroplossingen. Van een audit van de lokalen tot het leveren van gespecialiseerde containers en het bewustmaken van teams, onze aanpak is gericht op het voorkomen van risico’s en het waarborgen van de duurzaamheid van papieren documenten.