–
Wettelijk verplichte bewaartijden
Bewaartijden van de verschillende soorten archieven en documenten. Gedurende hoeveel jaren moet u facturen, rekeninguittreksels, personeelsregister en meer bijhouden? In de tabellen hieronder vindt u de wettelijke bewaartermijn terug voor uw boekhoudkundige, fiscale en sociale, vennootschapsrechtelijke en juridische archieven.
Boekhoudkundige documenten
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Originele boekhoudingsboeken: ongesplitste dagboek, centraal boek en inventarisboek | 10 jaar | Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting |
| Bewijsstukken (origineel of afschrift): documenten die dienen als basis voor alle boekhoudkundige verwerkingen. Die kunnen strekken tot bewijs jegens derden. | 10 jaar | Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting |
| Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden | 3 jaar | Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting |
Fiscale documenten
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Voor inkomstenbelasting: alle boeken en documenten die nodig zijn voor het bepalen van het belastbaar inkomen. Bv documenten die de rekeningen rechtvaardigen, documenten met betrekking tot kadastraal inkomen, documenten die voor professionele doeleinden zijn opgesteld zoals loondocumenten, sociale zekerheid, contracten, vouchers van bestelling en levering, ontvangstboeken, ondersteunende documenten van welke aard dan ook, elk ander document dat kan worden gebruikt om belastbaar inkomen te bepalen.Deze documenten moeten in het originele formaat worden bewaard. |
10 jaar | Vanaf de belastbare periode (fiscaal boekjaar) waarop de documenten betrekking hebben |
| Voor de BTW: boeken, facturen (inkomend en uitgaand) en andere door BTW vereiste documenten (ondersteunende documenten, investeringstabel).
Documenten moeten in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard. Dus als dit elektronische facturen zijn, moet de gebruikte technologie de authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de facturen garanderen. |
10 jaar | Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting |
| Geautomatiseerde systemen: informatiemedia en programma’s voor het bekijken van de hierboven te bewaren documenten. | 10 jaar | Vanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren |
| Originele facturen of documenten met betrekking tot intracommunautaire verwervingen van goederen of aankopen in het buitenland. | 10 jaar | Vanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren |
| Originele uittreksels van rekeningen van financiële instellingen, belastingafschriften en ontvangsten, offertes, inventaris, gedetailleerde facturen en leveringsbonnen waarnaar de factuur verwijst. | 10 jaar | Vanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren |
Sociale documenten
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Het personeelsregister en speciale personeelsregisters. | 5 jaar | Vanaf de dag van de start van de eerst geregistreerde werknemer |
| Studentencontracten, professionele overeenkomsten, contracten voor thuiswerk. | 5 jaar | Vanaf de startdatum van de werknemer |
| Kopie van het boekhoudkader voor elke kwartaalaangifte aan het RSZ. | 5 jaar | Vanaf de deadline voor het verzenden van de aangifte |
| ONSS-documenten: DIMONA-kennisgeving van de ONSS, documenten voor werkbijstand. | 5 jaar | Vanaf de ontvangst van de aankondiging van DIMONA |
| Individuele rekening + bijlagen (individuele identificatiebladen, loonstroken, …) | 5 jaar | Vanaf de dag waarop de jaarrekening wordt afgesloten |
| Medisch dossier (in origineel formaat). | 15 jaar | Vanaf de startdatum van de werknemer |
| Documenten met betrekking tot vervroegde pensionering: verklaringen van aftrekkingen verschuldigd bij vervroegde pensionering, verklaring van bijdragen verschuldigd door de werkgever + bewijsstukken. | 3 jaar | Van het verzenden van de verklaring naar de ONP |
| Werktijden en afwijkingen van de normale werktijden van deeltijdwerkers. | 5 jaar | Vanaf de dag dat de persoon start met deeltijds werken in het bedrijf |
| Werkreglement | Behouden zolang er werknemers in dienst zijn | |
| Fiches van arbeidsongevallen | 10 jaar of meer | Vanaf de datum van het ongeval en 10 jaar na het vertrek van de werknemer |
Vennootschapsrechtelijke documenten
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Bedrijfsarchieven, pv’s van gewone of buitengewone algemene vergaderingen, verslagen van managers of wettelijke auditors, presentielijsten tijdens vergaderingen, enz. | 5 jaar | Gedurende de levensduur van het bedrijf en 5 jaar na de datum van sluiting van de liquidatie |
| Aandelenregisters, obligaties, winstaandelen, … | 5 jaar | Gedurende de levensduur van het bedrijf en 5 jaar na de datum van sluiting van de liquidatie |
Juridische documenten
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Documenten met betrekking tot juridische acties: roerend en onroerend acties. | 30 jaar | Zolang de actie niet is voorgeschreven en 30 jaar daarna |
| Documenten met betrekking tot persoonlijke acties. | 30 jaar | Zolang de actie niet is voorgeschreven en 30 jaar daarna |
Vastgoed/Syndische documenten
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Bewijsstuk(ken) voor verklaringen | 10 jaar | Vanaf het einde van de verklaringsperiode |
Advocaat dossiers
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Document(en) en dossier in het algemeen | 5 jaar | Vanaf het einde van de missie |
Expert bestanden
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Document(en) en rapporten | 10 jaar | Vanaf het einde van hun missie |
Archiefstukken architect en aannemer
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Overeenkomsten met betrekking tot bouwprojecten en bijgevoegde documenten | 10 jaar | Vanaf de aanvaarding van de opdracht |
Medisch materiaal
| Soort document | Bewaartermijn | Aanvang bewaartermijn |
| Paraffine blokken | 10 jaar | vanaf de ophaaldatum |
| Histologische secties en gekleurde cytologie-objectglaasjes | 20 jaar | vanaf de ophaaldatum |
Archives Conseil heeft de juistheid van de hierboven gegeven informatie verzekerd, maar wijst alle verantwoordelijkheid af in geval van fouten of wijzigingen in de wetgeving.