1. Home
  2. Uw verplichtingen

Wettelijk verplichte bewaartijden

Bewaartijden van de verschillende soorten archieven en documenten. Gedurende hoeveel jaren moet u facturen, rekeninguittreksels, personeelsregister en meer bijhouden? In de tabellen hieronder vindt u de wettelijke bewaartermijn terug voor uw boekhoudkundige, fiscale en sociale, vennootschapsrechtelijke en juridische archieven.

Persoonlijke documenten

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Garantiecertificaten 2 jaar Vanaf de datum van aankoop van het product, …
Horecafacturen 6 maanden Vanaf de datum van het verblijf…
Leases 5 jaar Van de handtekening
Loonstroken 10 jaar (hoewel het raadzaam is om ze te bewaren tot aan het pensioen) Wanneer de loonstrook wordt uitgegeven
Verzekeringsdocumenten 10 jaar Vanaf de ondertekening van het contract
Persoonlijke en familiale documenten, met inbegrip van maar niet beperkt tot: diploma, geboorteakte, adoptiepapieren, huwelijkscontract, echtscheidingsvonnis, schenking, enz. Levenslang

Boekhoudkundige documenten

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Originele boekhoudingsboeken: ongesplitste dagboek, centraal boek en inventarisboek 10 jaar Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting
Bewijsstukken (origineel of afschrift): documenten die dienen als basis voor alle boekhoudkundige verwerkingen. Die kunnen strekken tot bewijs jegens derden. 10 jaar Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting
Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden 3 jaar Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting

Fiscale documenten

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Voor inkomstenbelasting: alle boeken en documenten die nodig zijn voor het bepalen van het belastbaar inkomen.
Bv documenten die de rekeningen rechtvaardigen, documenten met betrekking tot kadastraal inkomen, documenten die voor professionele doeleinden zijn opgesteld zoals loondocumenten, sociale zekerheid, contracten, vouchers van bestelling en levering, ontvangstboeken, ondersteunende documenten van welke aard dan ook, elk ander document dat kan worden gebruikt om belastbaar inkomen te bepalen.Deze documenten moeten in het originele formaat worden bewaard.
10 jaar Vanaf de belastbare periode (fiscaal boekjaar) waarop de documenten betrekking hebben
Voor de BTW: boeken, facturen (inkomend en uitgaand) en andere door BTW vereiste documenten (ondersteunende documenten, investeringstabel).

Documenten moeten in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard. Dus als dit elektronische facturen zijn, moet de gebruikte technologie de authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de facturen garanderen.

10 jaar Vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting
Geautomatiseerde systemen: informatiemedia en programma’s voor het bekijken van de hierboven te bewaren documenten. 10 jaar Vanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren
Originele facturen of documenten met betrekking tot intracommunautaire verwervingen van goederen of aankopen in het buitenland. 10 jaar Vanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren
Originele uittreksels van rekeningen van financiële instellingen, belastingafschriften en ontvangsten, offertes, inventaris, gedetailleerde facturen en leveringsbonnen waarnaar de factuur verwijst. 10 jaar Vanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren

Sociale documenten

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Het personeelsregister en speciale personeelsregisters. 5 jaar Vanaf de dag van de start van de eerst geregistreerde werknemer
Studentencontracten, professionele overeenkomsten, contracten voor thuiswerk. 5 jaar Vanaf de startdatum van de werknemer
Kopie van het boekhoudkader voor elke kwartaalaangifte aan het RSZ. 5 jaar Vanaf de deadline voor het verzenden van de aangifte
ONSS-documenten: DIMONA-kennisgeving van de ONSS, documenten voor werkbijstand. 5 jaar Vanaf de ontvangst van de aankondiging van DIMONA
Individuele rekening + bijlagen (individuele identificatiebladen, loonstroken, …) 5 jaar Vanaf de dag waarop de jaarrekening wordt afgesloten
Medisch dossier (in origineel formaat). 15 jaar Vanaf de startdatum van de werknemer
Documenten met betrekking tot vervroegde pensionering: verklaringen van aftrekkingen verschuldigd bij vervroegde pensionering, verklaring van bijdragen verschuldigd door de werkgever + bewijsstukken. 3 jaar Van het verzenden van de verklaring naar de ONP
Werktijden en afwijkingen van de normale werktijden van deeltijdwerkers. 5 jaar Vanaf de dag dat de persoon start met deeltijds werken in het bedrijf
Werkreglement Behouden zolang er werknemers in dienst zijn
Fiches van arbeidsongevallen 10 jaar of meer Vanaf de datum van het ongeval en 10 jaar na het vertrek van de werknemer

Vennootschapsrechtelijke documenten

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Bedrijfsarchieven, pv’s van gewone of buitengewone algemene vergaderingen, verslagen van managers of wettelijke auditors, presentielijsten tijdens vergaderingen, enz. 5 jaar Gedurende de levensduur van het bedrijf en 5 jaar na de datum van sluiting van de liquidatie
Aandelenregisters, obligaties, winstaandelen, … 5 jaar Gedurende de levensduur van het bedrijf en 5 jaar na de datum van sluiting van de liquidatie

Juridische documenten

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Documenten met betrekking tot juridische acties: roerend en onroerend acties. 30 jaar Zolang de actie niet is voorgeschreven en 30 jaar daarna
Documenten met betrekking tot persoonlijke acties. 30 jaar Zolang de actie niet is voorgeschreven en 30 jaar daarna

Vastgoed/Syndische documenten

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Bewijsstuk(ken) voor verklaringen 10 jaar Vanaf het einde van de verklaringsperiode

Advocaat dossiers

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Document(en) en dossier in het algemeen 5 jaar Vanaf het einde van de missie

Expert bestanden

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Document(en) en rapporten 10 jaar Vanaf het einde van hun missie

Archiefstukken architect en aannemer

 

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Overeenkomsten met betrekking tot bouwprojecten en bijgevoegde documenten 10 jaar Vanaf de aanvaarding van de opdracht

Medisch materiaal

Soort document Bewaartermijn Aanvang bewaartermijn
Paraffine blokken 10 jaar vanaf de ophaaldatum
Histologische secties en gekleurde cytologie-objectglaasjes 20 jaar vanaf de ophaaldatum

 

Archives Conseil heeft de juistheid van de hierboven gegeven informatie verzekerd, maar wijst alle verantwoordelijkheid af in geval van fouten of wijzigingen in de wetgeving.

Menu