Equipe professionnelle, sympathique et flexible. Un must comme société d’archivage en Belgique !
Déniz M.
–
Vertrouw de archivering van uw documenten toe aan een professional
Heeft u te weinig plaats of tijd om uw documenten te beheren? Vertrouw ze toe aan specialisten.
Of het nu gaat om dynamische, semi-dynamische of statische archieven: wordt de bewaring ervan een last, dan is onze externe archivering de ideale oplossing.
Wij zorgen voor uw documenten, of ze nu fysiek bewaard of gedigitaliseerd moeten worden, voor een veilige opslag die op elk moment toegankelijk is.
Ophaling ter plaatse: wij halen uw archieven op in België, Frankrijk, Nederland en Luxemburg.
Laten we uw archiveringsproject bespreken
Gratis offerteGeen minimumvolumeMeer dan 40 jaar ervaring
Of uw documenten nu dynamisch, semi-dynamisch of statisch zijn, ze blijven altijd toegankelijk.
Raadpleging ter plaatse
Wij ontvangen u in onze lokalen en stellen een speciaal voorziene werkplek ter beschikking om uw documenten in optimale omstandigheden te raadplegen. U kunt ook persoonlijk langskomen om de documenten zelf op te halen.
Leveringsdienst
Onze leveringsdienst is beschikbaar van maandag tot vrijdag, van 6u30 tot 18u00 en bezorgt u uw documenten volgens drie urgentieniveaus:
-
Standaardtermijn: 24 werkuren
-
Dringende termijn: 12 werkuren
-
Zeer dringende termijn: 6 werkuren
Elke aanvraag omvat steeds:
-
Het uithalen van het betreffende document of de betreffende doos
-
Het plaatsen van een vervangkaart, zowel fysiek als in onze opvolgingssoftware
-
De levering binnen de afgesproken termijn
-
De ophaling na raadpleging
-
Het terugplaatsen in de opslag van het document
-
Het verwijderen van de vervangkaarten
Snel nodig, maar zonder papieren versie? Kies voor digitaal
Heeft u geen fysieke terugzending nodig, dan bieden wij u de digitalisering van de documenten aan, met digitale verzending binnen dezelfde termijnen als bij fysieke leveringen.
UW
VOORDELEN
Jacques A. Simon
oprichter van Archives Conseil
Het is aan Archives Conseil om zich aan de klant aan te passen, en niet aan de klant om zijn werkwijze te veranderen
8 bewaarlocaties
8 bewaarlocaties in Brussel en omgeving
Dankzij de nabijheid van onze centra bewaart u uw documenten zo dicht mogelijk bij uw kantoren, voor een snelle en praktische toegang.
Locaties geschikt voor alle soorten archieven, ongeacht de verpakking:
Gemeentelijke archiefdozen, verhuisdozen, vierkante dozen, met of zonder deksel… Alle formaten worden aanvaard.
Beveiligde infrastructuur met de modernste technologie
Onze centra zijn uitgerust met inbraakbeveiliging, branddetectie (rook, hitte), brandblussers en hydranten. De vochtigheidsgraad en de temperatuur worden continu gecontroleerd om optimale bewaaromstandigheden te garanderen. Al onze beveiligingsvoorzieningen worden regelmatig getest en gecontroleerd door een onafhankelijk bedrijf, voor volledige objectiviteit.
Diverse opslagmethoden
Opslag op maat, volgens uw behoeften
U kiest de meest geschikte opslagmethode: op paletten of in rekken.
U kiest ook het gewenste type ruimte: afgesloten lokalen of afgebakende opslagzones.
Geen minimumvolume vereist
Of u nu één enkele doos uitbesteedt of honderden, u geniet van hetzelfde niveau van service, beveiliging en aandacht.
Diverse archiveringsdiensten
Wij begeleiden u bij alle stappen van het beheer van uw documenten:
-
Fysieke archivering van papieren documenten
-
Digitale archivering en dematerialisatie
-
Beveiligde opslag en opvolging van uw archieven
-
Klassering, sortering en ordening van uw documenten
-
En nog veel meer, afhankelijk van uw specifieke vereisten
Beproefde uitbestedingsprocedure
Een nauwgezette overname, van ophaling tot opslag, bij u of bij ons
U kunt kiezen tussen twee mogelijkheden:
-
Ophaling van uw archieven in uw lokalen door onze teams
-
Rechtstreekse afgifte in een van onze logistieke centra door uzelf
In beide gevallen overhandigen onze archivarissen u een ontvangstbewijs, een essentiële eerste stap in de traceerbaarheid van uw documenten.
Inventaris van de inhoud
Wij kunnen een gedetailleerde inventaris van de inhoud van elke doos opmaken, die vervolgens in Excel-formaat wordt uitgeschreven om uw opzoekingen te vergemakkelijken. Maakt u de inventaris liever zelf op? Wij bieden u bij de start gratis begeleiding, met advies van onze specialisten. Deze stap is essentieel voor een snel en efficiënt beheer van uw archieven.
Unieke identificatie van elke doos
Elke doos krijgt een uniek identificatienummer, vaak opgebouwd volgens de nomenclatuur:
jaar – dienst – stuknummer
Ons systeem is volledig flexibel:
-
Een numerieke, alfabetische of gemengde nummering
-
Mogelijkheid om uw eigen coderingssysteem te behouden
-
Naadloze integratie in onze opslag
-
Aanbrengen van uw persoonlijk klantnummer op elke doos
Integratie in ons informaticasysteem
Bij de opname in de opslag wordt uw doos geregistreerd in onze software voor documentbeheer.
Met dit systeem weten wij op elk moment:
-
Het aantal dozen dat u in bewaring heeft
-
Hun exacte locatie: in opslag, ter raadpleging bij u, bij een derde (boekhouder, filiaal enz.)
Dit is de cruciale stap in de traceerbaarheid van uw documenten.
Beveiligde opslag in uw eigen zone
Na registratie wordt elke doos geplaatst in uw Toegewezen Opslagzone (ZSD).
Dit betekent dat al uw dozen samen bewaard worden, in een ruimte die uitsluitend aan uw bedrijf is toegewezen, wat samenhang, vertrouwelijkheid en een eenvoudig beheer garandeert.
Onze
getuigenissen
BEAUCOUP moins chers que leurs concurrents, et beaucoup plus flexibles également. Une petite société qu’on a envie de voir durer donc n’hésitez pas à faire appel à eux!
Maëlle
Je recommande vivement Archives Conseil pour leur efficacité et leur gentillesse. Ils sont à l’écoute de la demande du client et font preuve de flexibilité . Un grand professionalisme.
Joëlle Michiels
ONZE
ANDERE
DIENSTEN
Misschien bent u ook geïnteresseerd in de volgende tips
Hybride archivering : De ideale combinatie van digitaal en papier?
In het tijdperk van digitale transformatie worden bedrijven steeds vaker geconfronteerd met een dilemma: moeten ze fysieke archieven blijven gebruiken of volledig digitaliseren? Hoewel de dematerialisatie van documenten onmiskenbare voordelen biedt, heeft papier in veel sectoren nog steeds een voorkeurspositie. Geconfronteerd met deze situatie komt één oplossing naar voren als het ideale alternatief: hybride archivering, een aanpak die de sterke punten van digitaal en papier combineert.
Optimalisatie van documentbeheer in de KMO’s: uitdagingen en oplossingen
Omdat de hoeveelheid te beheren informatie blijft groeien, wordt documentbeheer een cruciaal onderwerp voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO). Het effectief organiseren en beheren van documenten, digitaal of fysiek, is essentieel voor de productiviteit, naleving van de wet en gegevensbeveiliging.