In Frankrijk legt de wet bewaartermijnen op voor verschillende soorten documenten, zowel voor bedrijven als voor particulieren. Deze verplichtingen verschillen naargelang de aard van de documenten en hun mogelijke gebruik in geval van een controle, een geschil of de reconstructie van een loopbaan. Het niet naleven van deze termijnen kan leiden tot sancties of het verlies van rechten.
Bewaartermijnen vastgelegd door de wet
Documenten moeten gedurende specifieke periodes bewaard worden, afhankelijk van hun aard. Gewoonlijk onderscheiden we vijf grote categorieën: 5 jaar, 6 jaar, 10 jaar, tot aan pensioen, en levenslang.
Voor bedrijven
- 10 jaar: boeken en registeradministratie, facturen, bankafschriften, btw-bewijzen…
- 6 jaar: documenten met betrekking tot communicatie-, onderzoeks- en controlerechten van de administratie (bv.: belastingaangiften).
- 5 jaar: sociale documenten (loonstroken, arbeidsovereenkomsten), sociale aangiften, betalingsbewijzen…
Voor particulieren
- 10 jaar: energieprestatiecertificaat (DPE) opgesteld sinds 1 juli 2021.
- 6 jaar: bepaalde woonfacturen, administratieve documenten.
- 5 jaar: documenten met betrekking tot voertuigen (contracten, proces-verbalen, verzekeringen…).
- Tot aan pensioen: loonstroken, werkattesten, documenten die nodig zijn voor het reconstrueren van een loopbaan.
- Levenslang: burgerlijke stand, huwelijkscontracten, echtscheidings- of adoptievonnissen, diploma’s…
Waarom deze termijnen naleven?
Het niet bewaren van documenten binnen de wettelijke termijnen kan leiden tot:
- Administratieve of financiële sancties.
- Het onvermogen zich te verdedigen in geval van een geschil.
- Verlies van essentiële informatie om een recht te bewijzen of een situatie te reconstrueren.
Archives Conseil: uw bewaarplichten veiligstellen
Bij Archives Conseil begeleiden we bedrijven, vrije beroepen en particulieren bij het beheer en de bewaring van hun papieren documenten. Dankzij onze expertise helpen wij u om:
- De documenten te identificeren die bewaard moeten worden volgens hun aard en wettelijke bewaartermijn.
- Geschikte en beveiligde opslagoplossingen op te zetten.
- Risico’s van verlies of degradatie te voorkomen.
- Te allen tijde te voldoen aan de wettelijke verplichtingen zonder zorgen.