E-mailbeheer: waarom en hoe uw elektronische communicatie archiveren?

Waarom e-mails archiveren?

1. Naleving van wettelijke verplichtingen

Tal van wetgevingen verplichten bedrijven om elektronische communicatie te bewaren, met name in bepaalde sterk gereguleerde sectoren zoals financiën, recht en gezondheid. In Europa bijvoorbeeld vereist de General Data Protection Regulation (GDPR) het bewaren en de traceerbaarheid van uitwisselingen die persoonlijke informatie bevatten. In Frankrijk beveelt het Wetboek van Koophandel aan om commerciële correspondentie 10 jaar te bewaren. Door e-mails te archiveren kun je aan deze wettelijke verplichtingen voldoen en mogelijke boetes in het geval van een audit vermijden.

2. Gevoelige informatie beveiligen en beschermen

E-mails bevatten vaak gevoelige gegevens, zoals persoonlijke informatie, contracten of zakelijke overeenkomsten. Door te archiveren kunt u deze informatie veilig opslaan. Bij verlies van toegang tot inboxen (ontslag, diefstal van apparatuur, datacorruptie) zorgt een archiveringssysteem ervoor dat deze kritische gegevens beschikbaar en beschermd blijven.

3. De efficiëntie van de organisatie verbeteren

Het beheren van grote hoeveelheden e-mails kan tijdrovend zijn, vooral als u oude informatie probeert te vinden in een overvolle inbox. Gecentraliseerde archivering maakt snelle en gestructureerde toegang tot eerdere uitwisselingen mogelijk, waardoor het zoeken en gebruiken van informatie wordt vergemakkelijkt. Een goed archiveringssysteem kan geavanceerde zoekfunctionaliteiten integreren om e-mails binnen enkele seconden op trefwoorden, datums of afzenders te vinden.

4. Serveroverbelasting voorkomen

Massale opslag van ongesorteerde e-mails kan servers snel overbelasten en computersystemen vertragen. Door oude of zelden gebruikte e-mails te archiveren, verminderen bedrijven de belasting van de hoofdservers, terwijl ze ervoor zorgen dat deze e-mails toegankelijk blijven wanneer dat nodig is. Dit helpt ook om de opslagkosten te optimaliseren.

 

Hoe zet je een e-mailarchiveringssysteem op?

1. Een duidelijk archiveringsbeleid definiëren

De eerste stap is het opstellen van een archiveringsbeleid dat voldoet aan de specifieke behoeften van het bedrijf. Dit beleid moet de bewaarcriteria definiëren: welke soorten e-mails moeten worden gearchiveerd (klantuitwisselingen, juridische documenten, belangrijke interne correspondentie, enz.) en voor hoe lang. Er moet ook rekening worden gehouden met de wettelijke verplichtingen die eigen zijn aan de activiteitensector van het bedrijf.

2. Speciale archiveringsoplossingen gebruiken

Er bestaan ​​veel oplossingen om e-mails op een geautomatiseerde en veilige manier te archiveren. Tot de opties behoren cloudarchiveringsservices of gespecialiseerde software die archivering integreert met grote e-mailclients zoals Outlook, Gmail of Microsoft Exchange- en Lotus Notes-systemen. Deze oplossingen centraliseren en beveiligen e-mails en bieden tegelijkertijd geavanceerde zoekfunctionaliteit.

Enkele kenmerken waar je naar moet zoeken in deze tools :

• Automatisering: Automatische archivering van e-mails volgens gedefinieerde regels (op leeftijd, grootte van bijlagen, enz.).
• Geavanceerd zoeken: Mogelijkheid om snel specifieke e-mails te vinden met behulp van krachtige filters.
• Beveiliging: Encryptie van gearchiveerde gegevens om de vertrouwelijkheid ervan te garanderen.
• Wettelijke naleving: Bewaring van e-mails volgens de normen en wettelijke vereisten die van toepassing zijn op het bedrijf.

3. Het waarborgen van de vertrouwelijkheid en veiligheid van archieven

Zodra e-mails zijn gearchiveerd, is het van cruciaal belang om deze gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, cyberaanvallen of onopzettelijk verlies. Om dit te doen, wordt aanbevolen om:

• Gearchiveerde e-mails te versleutelen om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te garanderen.
• Een strikte toegangscontrole te implementeren, zodat alleen geautoriseerde personen de archieven kunnen bekijken.
• Regelmatig back-ups uit te voeren van archieven op verschillende media of in de cloud om gegevensverlies bij een incident te voorkomen.

4. Werknemers trainen in e-mailarchivering

Hoewel het grootste deel van het archiveringsproces kan worden geautomatiseerd, is het essentieel dat werknemers worden getraind in goed e-mailbeheer en het gebruik van archiveringstools. Ze moeten weten welke e-mails moeten worden bewaard, hoe ze deze op de juiste manier moeten archiveren en hoe ze het archief kunnen openen als dat nodig is.

5. Regelmatige audits en updates

Ten slotte is e-mailarchivering geen proces dat voor eens en voor altijd moet worden geïmplementeerd. Het is belangrijk om regelmatig audits uit te voeren om ervoor te zorgen dat het archiveringsbeleid wordt gerespecteerd en dat de archiveringssystemen naar behoren functioneren. Bovendien kunnen veranderende wettelijke verplichtingen of interne bedrijfsbehoeften regelmatige aanpassingen aan het archiveringssysteem vereisen.

 

E-mailarchivering is voor elk modern bedrijf van cruciaal belang, niet alleen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar ook om de beveiliging en organisatorische efficiëntie te verbeteren. Het beschikken over een goed archiveringssysteem helpt ervoor te zorgen dat essentiële elektronische communicatie toegankelijk, veilig en georganiseerd blijft. Door de juiste tools, duidelijk beleid en adequate training van medewerkers te combineren, kunnen bedrijven het groeiende aantal e-mails effectief beheren en hun gevoelige informatie op de lange termijn beschermen.