Documentarchivering is voor veel bedrijven, overheidsorganisaties en instellingen een cruciale praktijk. Het bewaren van cruciale gegevens is essentieel voor het naleven van de wetgeving, het informatiebeheer en het behoud van de geschiedenis van de entiteit. Maar het is echter net zo belangrijk om de risico’s te kennen die gepaard gaan met over-archivering.
Inzicht in over-archivering
Over-archivering vindt plaats wanneer bedrijven een buitensporig volume aan documenten opslaan en bewaren, vaak zonder onderscheidingsvermogen of voortdurende beoordeling van de waarde ervan. De redenen voor over-archivering kunnen uiteenlopend zijn, waaronder de angst om belangrijke documenten kwijt te raken, verkeerd geïnterpreteerde naleving van de regelgeving of de eenvoudige gewoonte om alles te bewaren. Het probleem met over-archivering is dat, hoewel het bewaren van documenten essentieel is, overmatige accumulatie tot verschillende negatieve gevolgen voor een organisatie kan leiden.
De risico’s van over-archivering
Hoge kosten voor opslag
Een van de eerste risico’s van over-archivering zijn de hoge kosten van fysieke of digitale opslag. Hoe meer documenten u bewaart, hoe meer u moet investeren in de infrastructuur die nodig is om ze op te slaan. Denk hierbij aan kosten voor het huren van fysieke ruimte, het onderhouden van servers, het beheren van databases, etc.
Verlies van productiviteit
Zoeken naar documenten in een stapel onnodige gegevens kan processen vertragen en tot productiviteitsverlies leiden. Werknemers besteden kostbare tijd aan het zoeken naar informatie in plaats van zich te concentreren op essentiële taken.
Nalevingsrisico’s
Over-archivering kan ook leiden tot compliance risico’s. Het bewaren van gevoelige of verouderde informatie kan je organisatie in overtreding brengen met regelgeving zoals de GDPR (General Data Protection Regulation) of andere wetten op het gebied van gegevensbescherming.
Kwetsbaarheden in de beveiliging
Hoe meer documenten u heeft, hoe meer gegevens u moet beschermen. Over-archivering kan uw bedrijf kwetsbaarder maken voor datalekken en cyberaanvallen als al die informatie niet goed is beveiligd.
Verlies aan informatiewaarde
De waarde van informatie neemt in de loop van de tijd af. Het bewaren van verouderde of onnodige documenten kan het moeilijk maken om relevante en waardevolle informatie onder de aandacht te brengen. Overbelasting van documenten kan daarom leiden tot waardeverlies van cruciale informatie.
Hoe over-archivering vermijden
Gelukkig zijn er manieren om over-archivering te voorkomen en de bijbehorende risico’s te minimaliseren. Hier zijn enkele essentiële strategieën:
- Stel een beleid op voor documentbeheer
Creëer en implementeer een helder documentbeheerbeleid binnen uw organisatie. Dit beleid moet criteria definiëren voor het bewaren, archiveren en vernietigen van documenten. Het moet ook regelmatige herzieningsprocedures omvatten.
- Identificeer essentiële documenten
Identificeer de documenten die echt cruciaal zijn voor uw organisatie en uw naleving van de regelgeving. Rangschik ze op basis van hun belang en waarde.
- Maak gebruik van archiverings- en documentvernietigingsdiensten
Huur professionele diensten in voor het archiveren en vernietigen van documenten. Archives Conseil helpt u om documenten veilig op te slaan en te vernietigen wanneer hun bewaartermijn afloopt.
- Digitaliseer en sla elektronisch op
Het digitaliseren van documenten kan de hoeveelheid benodigde fysieke opslagruimte verminderen. Sla gedigitaliseerde documenten veilig op met behulp van systemen voor elektronisch documentbeheer (EDM) voor efficiënter zoeken en beheer. Archives Conseil kan u helpen uw documenten te dematerialiseren en digitaal op te slaan.
- Leid uw personeel op
Informeer uw personeel over het belang van documentbeheer en het volgen van vastgesteld beleid. Maak hen bewust van de risico’s van over-archivering en het belang van verantwoord documentbeheer.
Profiteer van ons advies over gearchiveerde documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archiverings-, vernietigings- en digitaliseringswerken kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring op dit gebied! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of ons contactformulier invullen op onze website om een gratis offerte aan te vragen.
—