Met de opkomst van telewerken staan documentbeheer en archivering voor nieuwe uitdagingen. Veel bedrijven, die te maken hebben met verspreide teams, moeten hun methoden herzien om de veiligheid, toegankelijkheid en efficiëntie van hun archieven te garanderen. Hoe pas je je aan deze nieuwe realiteit aan? Laten we samen de belangrijkste uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken en de oplossingen daarvoor bekijken.
Gegevensbeveiliging: een grotere uitdaging
Telewerken gaat vaak gepaard met toegang op afstand tot documenten en archieven, waardoor bedrijven worden blootgesteld aan verhoogde risico’s op het gebied van cyberbeveiliging. Werknemers maken verbinding vanaf verschillende netwerken, soms met slechte beveiliging, waardoor de kwetsbaarheid voor cyberaanvallen, hacken en lekken van gevoelige gegevens toeneemt.
Hoe kunnen we ons aanpassen?
Gebruik van veilige tools: Focus op Electronic Document Management (EDM)-oplossingen die encryptie-opties, sterke authenticatie (multi-factor) en robuuste beveiligingsprotocollen omvatten.
Bewustmaking van werknemers: Train werknemers regelmatig in goede IT-beveiligingspraktijken, zoals het gebruik van VPN’s en het vermijden van onbeveiligde verbindingen.
Toegang tot archieven: efficiëntie behouden op afstand
Een van de grote uitdagingen van telewerken is ervoor zorgen dat teams gemakkelijk toegang hebben tot de documenten die nodig zijn voor hun werk, ongeacht hun locatie. Als documenten alleen op locatie worden opgeslagen of slecht georganiseerd zijn, kan dit leiden tot tijdverspilling, frustratie en fouten.
Hoe kunnen we ons aanpassen?
Digitalisering en EDM: Versnel de digitale transformatie van uw fysieke archieven door te investeren in digitalisering. Met een EDM-oplossing kunnen uw medewerkers snel documenten vinden via zoekopdrachten op trefwoorden, waar ze zich ook bevinden.
Cloudarchivering: Cloudopslag garandeert onmiddellijke toegankelijkheid en vergemakkelijkt tegelijkertijd realtime samenwerking tussen teams, zelfs op afstand.
Het volume aan documenten beheren: overbelasting vermijden
Telewerken kan leiden tot een explosie van digitale documenten, waarbij elke werknemer een grote hoeveelheid bestanden genereert vanaf verschillende locaties. Het wordt essentieel om duplicatie en overbelasting van archiveringssystemen te voorkomen en tegelijkertijd een vlotte en georganiseerde toegang tot belangrijke informatie te behouden.
Hoe kunnen we ons aanpassen?
Definieer een duidelijk beleid voor documentbeheer: Stel strikte regels op voor de classificatie van documenten, bestandsformaten, bewaartermijnen en het gebruik van opslagtools.
Geautomatiseerde archivering: Gebruik systemen die documenten automatisch kunnen sorteren, classificeren en archiveren volgens vooraf gedefinieerde regels, waardoor de handmatige overbelasting wordt verminderd en fouten tot een minimum worden beperkt.
Naleving van wet- en regelgeving: een niet te verwaarlozen noodzaak
Met verspreide werknemers kan het moeilijk zijn om een documentbeheer te handhaven dat voldoet aan de huidige wet- en regelgeving (zoals de RGPD). Als niet wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen om documenten te bewaren en te vernietigen, kan het bedrijf juridische risico’s lopen.
Hoe kunnen we ons aanpassen?
Tools voor compliancebeheer: Zorg ervoor dat uw archiveringsoplossingen functies bevatten voor het beheer van de levenscyclus van documenten (bewaartermijn, geautomatiseerde archivering van te bewaren documenten, vernietiging van verouderde bestanden).
Regelmatige controle: Organiseer regelmatige audits om te controleren of de archiveringspraktijken nog steeds voldoen aan de huidige normen en wetgeving.
Samenwerking tussen teams op afstand: het delen van documenten stroomlijnen
Bij samenwerkingsprojecten moeten vaak meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken of dezelfde informatie raadplegen. Als archieven slecht gecentraliseerd zijn, kan dit leiden tot vertragingen, dubbele bestanden en communicatiefouten.
Hoe kunnen we ons aanpassen?
Centralisatie van archieven: Centraliseer uw archieven op één platform dat gemakkelijk toegankelijk is voor alle medewerkers, met goed gedefinieerde toegangsrechten.
Ingebouwde samenwerkingstools: Kies voor EDM-tools met ingebouwde samenwerkingsfuncties (gedeelde annotaties, documentversiebeheer, realtime meldingen) zodat werknemers naadloos kunnen samenwerken.
Aanpassing aan de archivering van morgen
Archivering in het tijdperk van telewerken vereist dat bedrijven evolueren naar flexibelere, veiligere en toegankelijkere oplossingen. De digitalisering van archieven, het gebruik van geavanceerde EDM-tools en de implementatie van een rigoureus beveiligingsbeleid zijn nu essentiële stappen om de teamefficiëntie te behouden en tegelijkertijd de vertrouwelijkheid en naleving van documenten te garanderen.
De uitdaging is niet alleen om te reageren op de huidige uitdagingen, maar ook om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van werk. Door zichzelf uit te rusten met de juiste tools en processen kunnen bedrijven het beheer van hun archieven omvormen tot een echte productiviteitshefboom, zelfs als ze op afstand werken.
Als archiveringsspecialist staat Archives Conseil klaar om u te ondersteunen bij deze transitie. Of het nu gaat om het digitaliseren van uw documenten, het implementeren van EDM-oplossingen of het beveiligen van uw archieven, wij hebben de oplossingen die zijn aangepast aan uw nieuwe professionele realiteit.
Profiteer van ons advies over het archiveren van documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archivering, vernietiging en digitalisering van documenten kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring in het veld! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of vul ons contactformulier op onze website in om een gratis offerte aan te vragen.
—