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Combien d’années devez-vous conserver vos factures, extraits de compte financier, registre de personnel, etc. ? Retrouvez dans nos trois tableaux les délais de conservation de vos archives comptables, fiscales et sociales.
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Certificats de garantie | 2 ans | À partir de la date d’achat du produit, de l’appareil… |
| Factures Horeca | 6 mois | À partir de la date du séjour, du restaurant… |
| Baux | 5 ans | À partir de la signature |
| Fiches de paie | 10 ans (il est cependant conseillé de les conserver jusqu’à la retraite) | À partir de l’émission de la fiche de paie |
| Documents d’assurance | 10 ans | À partir de la signature du contrat |
| Documents personnels et familiaux, exemples sans que cela soit exhaustif : diplôme, acte de naissance, document d’adoption, contrat de mariage, jugement de divorce, donation… | À vie |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Livres comptables originaux : journal, livre centralisateur et registre d’inventaire. L’original papier ou électronique doit être conservé. | 10 ans | À partir du 1ᵉʳ janvier de l’année qui suit la clôture |
| Pièces justificatives (originaux ou copies) pouvant servir de preuve à l’égard de tiers. | 10 ans | À partir du 1ᵉʳ janvier de l’année qui suit la clôture |
| Documents (original ou copie) qui ne sont pas appelés à faire preuve à l’égard de tiers : ces pièces ne traduisent pas l’existence de relations directes avec des tiers | 3 ans | À partir du 1ᵉʳ janvier de l’année qui suit la clôture |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Pour l’impôt sur les revenus : tous les livres et documents nécessaires à la détermination du revenu imposable : documents justifiant la comptabilité, documents relatifs au revenu cadastral, documents établis à des fins professionnelles (documents de salaires, de sécurité sociale, contrats, bons de commande et de livraison, carnets de reçus, pièces justificatives de toute nature), tout autre document qui peut servir à déterminer les revenus imposables (registre d’actions et d’obligations nominatives, données de la comptabilité analytique, offres et devis…). Ces documents doivent être conservés en format original. | 10 ans | À partir de la période imposable (exercice fiscal) à laquelle les documents se rapportent |
| Les systèmes informatisés : les supports d’information et les programmes permettant de consulter les documents devant être conservés énumérés ci-avant. | 10 ans | À partir du 1ᵉʳ janvier de l’année suivant la dernière année au cours de laquelle le système a été utilisé |
| En matière de TVA : les livres, factures et autres documents exigés par la TVA (pièces justificatives, tableau d’investissement). Les documents doivent être conservés dans leur format original. Donc s’il s’agit de factures électroniques, la technologie utilisée doit garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures. | 10 ans | À partir du 1ᵉʳ janvier qui suit la date de clôture s’il s’agit de livres et leur date s’il s’agit de factures ou d’autres documents. |
| Factures ou documents originaux relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l’étranger. | 10 ans | À partir du 1ᵉʳ janvier qui suit la date de rédaction ou de délivrance |
| Originaux des extraits de comptes des institutions financières, les décomptes fiscaux et quittances, le devis, l’inventaire, les factures détaillées et les bons de livraisons auxquels la facture fait référence. | 10 ans | À partir du 1ᵉʳ janvier qui suit la date de rédaction ou de délivrance |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Le registre du personnel et les registres spéciaux du personnel. | 5 ans | À partir du jour de la date de sortie du dernier travailleur inscrit |
| Les contrats étudiants, les conventions d’immersion professionnelle, les contrats de travail à domicile. | 5 ans | À compter de la date de départ du travailleur |
| Exemplaire du cadre comptable de chaque déclaration trimestrielle à l’ONSS. | 5 ans | À partir de la date limite d’envoi de la déclaration |
| Documents ONSS : avis DIMONA de l’ONSS, documents d’aide à l’emploi. | 5 ans | À partir de la réception de l’avis DIMONA |
| Compte individuel + annexes (fiches individuelles d’identification, feuilles de paies,…) | 5 ans | À partir du jour de la clôture annuelle du compte |
| Dossier médical (en format original). | 15 ans | À compter de la date de départ du travailleur |
| Documents relatifs à la prépension : déclarations des retenues dues sur la prépension, déclaration de cotisations à charge de l’employeur + pièces justificatives. | 3 ans | À partir de l’envoi du relevé à l’ONP |
| Horaires de travail ainsi que les dérogations à l’horaire normal des travailleurs à temps partiel. | 5 ans | À partir du jour où la « victime » a cessé de travailler dans l’entreprise |
| Règlement de travail | Conservation tant qu’il y a des travailleurs en service | |
| Fiches d’accident | 10 ans au moins | À partir de la date de l’accident et 10 ans après de départ du travailleur |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Les archives de la société, les pv des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, les rapports des gérants ou des commissaires, les listes de présence aux réunions… | 5 ans | Pendant toute la durée de la société et 5 ans après la date de la clôture de la liquidation |
| Les registres d’actions, obligations, parts bénéficiaires… | 5 ans | Pendant toute la durée de la société et 5 ans après la date de la clôture de la liquidation |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Les documents relatifs aux actions en justice : actions réelles (mobilières et immobilières). | 30 ans | Tant que l’action n’est pas prescrite et 30 ans au-delà |
| Documents relatifs aux actions personnelles. | 10 ans | Tant que l’action n’est pas prescrite et 30 ans au-delà |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Pièce(s) justificatives des décomptes | 10 ans | À partir de la fin de la période de décompte |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Pièce(s) et dossier en général | 5 ans | À partir de la fin de la mission |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Pièce(s) et rapports | 10 ans | À partir de la fin de leur mission |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Conventions liées aux projets de construction et les documents annexes | 10 ans | À partir de l’acceptation de la mission |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| Blocs de paraffines | 10 ans | à partir de la date de prélèvement |
| Coupes histologiques et lames de cytologie colorées | 20 ans | à partir de la date du prélèvement |
| Type de document | Délai de conservation |
Début du délai de conservation |
| PV de roulage | 10 ans | à partir de la date d’émission |
| PV judiciaires | 30 ans | à partir de la date d’émission |
| PV avec uniquement dégâts matériels | 10 ans | à partir de la date d’émission |
| PV avec dommages corporels | 10 ans | à partir de la date d’émission |
| Registres des PV de roulage | 10 ans | à partir de la date d’émission |
| Registre des PV judiciaire autre que roulage | 30 ans | à partir de la date d’émission |
| Type de document | Délai de conservation |
| Les documents scolaires de primaires 1er à 6ᵉ primaire | jusqu’à l’obtention du CEB (Certificat d’Etudes de Base) |
| Les documents scolaires du secondaire 1er degré, de la 1ʳᵉ à la 2ᵉ secondaire | jusqu’à l’obtention du CE1D (Certificat d’Enseignement Secondaire du Premier Degré) |
| Les documents scolaires du secondaire du 2ᵉ degré, de la 3ᵉ à la 4ᵉ secondaire | jusqu’à l’obtention du CE2D (Certificat d’Enseignement Secondaire du Second Degré) |
| Les documents scolaires du secondaire du 3ᵉ degré, de la 5ᵉ à la 6ᵉ secondaire | jusqu’à l’obtention du CESS (Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur) |
En France, la loi impose des délais de conservation pour différents types de documents, qu’on soit une entreprise ou un particulier. Ne pas respecter ces délais peut entraîner des sanctions ou une perte de droits.
Dans les cabinets d’avocats, les cliniques médicales, les études notariales ou les PME, les archives papier jouent un rôle crucial. Elles contiennent des informations sensibles, confidentielles ou juridiquement engageantes. Pourtant, leur conservation est souvent négligée, exposant les documents à des risques de dégradation parfois irréversibles.
