Vous envisagez de créer une nouvelle salle d’archives ou de réaliser quelques travaux de rénovation dans votre local d’archivage actuel ? Pour assurer une bonne conservation des documents, l’aménagement de vos locaux d’archives doit respecter certaines règles que les experts d’Archives Conseil vous aident à garder en tête.
La localisation de votre salle d’archives
La situation idéale de votre local d’archivage ? Au rez-de-chaussée (pour des raisons pratiques et de sécurité en raison de la meilleure résistance du sol), à proximité des bureaux, mais sans accès possible par un public extérieur.
Les caves et les greniers non aménagés sont à éviter absolument en raison des risques d’inondations, de la présence possible d’animaux nuisibles ou encore des variations de température ambiante importantes.
Le local d’archivage en tant que tel
Voici quelques caractéristiques techniques conseillées pour un aménagement optimal et sécurisé de votre salle d’archives :
- largeur minimum de la porte : 1 m ;
- résistance au sol (pour des rayonnages de 2,20 m de hauteur) : 900 kg/m² pour des rayonnages fixes et 1 300 kg/m² pour des rayonnages mobiles ;
- largeur minimum des allées de circulation entre les rayonnages : 0,80 m ;
- largeur minimum des allées de circulation perpendiculaires aux rayonnages : 1,20 m ;
- température : 16 °C à 22 °C (variation maximale de 2 °C par semaine) ;
- hygrométrie : 45 % à 55 % d’humidité ;
- luminosité : 200 lux ;
- éclairage : tubes fluorescents au plafond dans les allées de circulation. Évitez ou occultez les fenêtres ;
- revêtements : revêtement lavable et anti-poussière au sol ; peinture antipoussière sur les murs et plafond.
Pensez également à prévoir un nettoyage et un dépoussiérage réguliers de la pièce. La présence de poussière, préjudiciable à la bonne conservation des documents, favorise également l’arrivée de moisissures.
Le mobilier de votre salle d’archives
Pense-bête lors du choix et de l’installation de vos rayonnages (fixes ou mobiles) :
- privilégiez le métal au bois (qui brûle et moisit plus rapidement) ;
- optez pour des rayonnages stables et réglables en hauteur pour les adapter aux dimensions des boîtes d’archives ;
- ne placez pas les rayonnages contre les murs pour protéger les documents de l’humidité ;
- installez les rayonnages perpendiculairement aux éventuelles fenêtres pour protéger les boîtes d’archives de la lumière directe ;
- garantissez une bonne circulation de l’air en laissant 30 cm entre le plafond et le haut des rayonnages, et au moins 5 cm entre les murs et les rayonnages.
La sécurité au sein du local d’archivage
Assurez la sécurité des personnes et des documents en prévoyant : un système anti-incendie (comprenant des portes coupe-feu 1 h, des murs et plancher 2 h, des extincteurs à poudre sèche et des détecteurs de fumées) ainsi qu’un système antieffraction (comprenant une serrure haute qualité avec fermeture à clé permanente, des barreaux aux fenêtres ou des vitres de sécurité).
Vous pouvez limiter les risques :
- d’incendie ou d’infestation par des insectes ou des rongeurs en ne stockant rien d’autre que des archives dans le local (pas de fournitures ni de nourriture, etc.) ;
- de dégâts des eaux en protégeant les canalisations éventuellement présentes dans la pièce et en ne plaçant pas les rayonnages juste en dessous ;
- pour la sécurité des personnes en ne plaçant jamais de rayonnages ou de cartons devant les issues de secours ou au milieu des couloirs de circulation.
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