Bent u van plan een nieuwe archiefruimte te creëren of uw huidige archiefruimte te renoveren? Om ervoor te zorgen dat uw documenten goed worden bewaard, moet de inrichting van uw archiefruimten voldoen aan bepaalde regels die de experten van Archives Conseil u kunnen helpen in gedachten te houden.
De locatie van uw archiefruimte
De ideale locatie voor uw archiefruimte? Op de begane grond (om praktische en veiligheidsredenen, omdat de vloer meer weerstand biedt), dicht bij de kantoren, maar zonder toegang van buitenaf.
Onafgewerkte kelders en zolders moeten absoluut worden vermeden vanwege het risico op overstromingen, de kans op ongedierte en de grote schommelingen in de omgevingstemperatuur.
De archiefruimte als zodanig
Hier volgen enkele aanbevolen technische kenmerken voor een optimale en veilige inrichting van uw archiefruimte:
- minimale deurbreedte: 1 m
- vloerweerstand (voor rekken van 2,20 m hoog): 900 kg/m² voor vaste rekken en 1.300 kg/m² voor verrijdbare rekken
- minimale breedte van de gangpaden tussen de rekken: 0,80 m
- minimale breedte van de gangpaden loodrecht op de rekken: 1,20 m
- temperatuur: 16°C tot 22°C (maximale variatie van 2°C per week)
- luchtvochtigheid: 45% tot 55%
- lichtsterkte: 200 lux
- Verlichting: tl-buizen aan het plafond in de gangpaden. Ramen vermijden of blokkeren
- Bekleding: afwasbare, stofvrije vloerbedekking; stofvrije verf op muren en plafond.
Vergeet ook niet om de ruimte regelmatig schoon te maken en af te stoffen. De aanwezigheid van stof, dat schadelijk is voor het goed bewaren van documenten, bevordert ook de groei van schimmel.
Het meubilair van uw archiefruimte
Denk eraan bij het kiezen en installeren van uw rekken (vast of verrijdbaar):
- Kies metaal in plaats van hout (dat sneller verbrandt en schimmelt)
- Kies voor stabiele, in hoogte verstelbare rekken die passen bij de grootte van uw archiefdozen
- Plaats rekken niet tegen muren om documenten tegen vocht te beschermen
- Plaats rekken haaks op ramen om archiefdozen te beschermen tegen direct licht
- Zorg voor een goede luchtcirculatie door 30 cm ruimte te laten tussen het plafond en de bovenkant van de rekken en minstens 5 cm tussen de muren en de rekken.
Veiligheid in de archiefruimte
Zorg voor de veiligheid van mensen en documenten door een brandbeveiligingssysteem te installeren (inclusief 1 uur brandwerende deuren, 2 uur brandwerende muren en vloeren, poederblussers en rookmelders) en een inbraakbeveiligingssysteem te installeren (inclusief een slot van hoge kwaliteit met een permanente sleutel, tralies voor de ramen of veiligheidsglas).
U kunt de risico’s beperken:
- brand of aantasting door insecten of knaagdieren door niets anders dan archieven op te slaan in de ruimte (geen voorraden, voedsel, enz.);
- waterschade, door leidingen in de ruimte te beschermen en er geen rekken direct onder te plaatsen;
- veiligheid van mensen: plaats geen rekken of dozen voor nooduitgangen of midden in verkeersgangen.
Profiteer van ons advies over de vernietiging van gearchiveerde documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archiverings-, vernietigings- en digitaliseringswerken kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring op dit gebied! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of ons contactformulier invullen op onze website om een gratis offerte aan te vragen.
—