Historische archieven archiveren: hoe documenten met erfgoedwaarde bewaren?

Inzicht in de risico’s voor historische archieven

Historische archieven zijn vaak kwetsbaar omdat ze onderhevig zijn aan de effecten van tijd, vocht, licht en menselijke handelingen. Hier zijn enkele van de belangrijkste verslechteringsfactoren om rekening mee te houden:

Fysieke aantasting: Papier, inkt en andere dragers van oude documenten worden na verloop van tijd natuurlijk slechter. De zuurgraad van papier kan leiden tot vergeling en verhoogde kwetsbaarheid.

Klimatologische omstandigheden: Vochtigheid, hitte en temperatuurschommelingen kunnen schimmel veroorzaken of de afbraak van fysieke dragers versnellen.

Vervuilende stoffen en insecten: Stof, vervuilende gassen en bepaalde insecten (motten, kakkerlakken) kunnen documenten vernietigen als ze niet in een geschikte omgeving worden bewaard.

Menselijke hantering: Het veelvuldig hanteren van archieven zonder voorzorgsmaatregelen (handschoenen, steunen) kan onherstelbare schade veroorzaken.

Optimale omstandigheden voor het bewaren van historische archieven

Om de bewaring van erfgoeddocumenten te garanderen, is het essentieel om optimale conserveringsomstandigheden te creëren. Hier volgen enkele belangrijke aanbevelingen:

Omgevingscontrole: Zorg voor een stabiele temperatuur tussen 18°C en 20°C en een relatieve vochtigheid tussen 45% en 55%. Blootstelling aan licht moet worden beperkt en archieven moeten worden opgeslagen op donkere plaatsen of met gefilterd licht (UV-reductie).

Gebruik van geschikte conserveringsmaterialen: Documenten moeten worden opgeslagen in archiefdozen van neutrale (zuurvrije) materialen om te voorkomen dat het papier verbleekt. Mappen en hoezen moeten ook gemaakt zijn van gecertificeerde conserveringsmaterialen, zoals pH-neutraal papier of polyester.

Ventilatie- en luchtfiltersystemen: Zorgen voor een goede luchtcirculatie en het uitfilteren van schadelijke deeltjes (vervuiling, stof) is essentieel om schimmel en de langzame achteruitgang van archieven te voorkomen.

Bescherming tegen rampen: archieven moeten worden beschermd tegen natuurlijke en door de mens veroorzaakte gevaren, zoals brand, overstroming of diefstal. Het gebruik van kluizen, branddetectiesystemen en vochtigheidssensoren wordt aanbevolen voor de meest waardevolle documenten.

Digitalisering: een oplossing om erfgoed te bewaren en te delen

Digitalisering is een van de krachtigste middelen om het behoud van historische archieven te garanderen en tegelijkertijd de toegang ertoe gemakkelijker en veiliger te maken. Dit zijn de voordelen van deze aanpak:

Behoud van originelen: Door kwetsbare documenten te digitaliseren, wordt de fysieke behandeling beperkt, waardoor hun oorspronkelijke staat behouden blijft.

Eenvoudige toegang: Eenmaal gedigitaliseerd kunnen documenten op afstand worden geraadpleegd, waardoor zoveel mogelijk mensen toegang krijgen en het risico op aantasting wordt verkleind.

Aanmaken van reservekopieën: Digitale kopieën kunnen in meerdere exemplaren worden opgeslagen op beveiligde servers of externe opslagsystemen, waardoor het risico van permanent verlies in het geval van een ramp wordt verkleind.

Goede digitaliseringspraktijken:

Gebruik van scanners van hoge kwaliteit: Het is essentieel om apparatuur te gebruiken die een optimale beeldresolutie en natuurgetrouwheid garandeert, zonder de documenten te beschadigen.

Naleving van metadatastandaarden: Bij het digitaliseren is het van cruciaal belang om digitale bestanden te documenteren met de juiste metadata om hun traceerbaarheid en toekomstige exploitatie te garanderen.

Behoud van originele en standaardformaten: Bestanden moeten worden opgeslagen in duurzame, ongecomprimeerde formaten, zoals TIFF voor afbeeldingen, om ervoor te zorgen dat details bewaard blijven.

Historische archieven restaureren: een onmisbare expertise

In sommige gevallen hebben erfgoedarchieven al beschadigingen opgelopen. Dit is waar restauratie om de hoek komt kijken, een discipline die gespecialiseerd is in het repareren en stabiliseren van kwetsbare documenten.

Documentenrestauratoren kunnen verschillende technieken gebruiken om beschadigde documenten te verstevigen: verzwakte papieren verstevigen, schimmel verwijderen en scheuren herstellen. Ze werken met specifieke materialen die de documenten na verloop van tijd niet verder kunnen aantasten.

Restauratie moet echter met zorg worden uitgevoerd, omdat het ook de authenticiteit van documenten kan aantasten als het niet goed wordt gedaan. Een minimalistische aanpak verdient vaak de voorkeur om het archief niet te veel te manipuleren.

Opleiding van archiefgebruikers en -beheerders

Het behoud van historische archieven is niet alleen afhankelijk van conserveringstechnologie of materialen, maar ook van goede hanterings- en beheerpraktijken.

Train medewerkers en onderzoekers: Zorg ervoor dat iedereen die met documenten omgaat weet hoe ze voorzichtig moeten worden behandeld (gebruik van handschoenen, leeshulpmiddelen, enz.).

Implementeer duidelijke raadplegingsprocedures: Beperk de toegang tot de meest gevoelige archieven en organiseer nauwkeurig toezicht op raadplegingen om onbedoeld verlies of beschadiging te voorkomen.

Het bewaren van historische archieven vereist constante aandacht en gespecialiseerde middelen. Door traditionele technieken, zoals omgevingscontrole en restauratie, te combineren met moderne technologieën, zoals digitalisering, is het mogelijk om dit onbetaalbare erfgoed te beschermen en tegelijkertijd de toegang voor toekomstige generaties te garanderen.

Archives Conseil werkt samen met instellingen, bibliotheken en bedrijven om hen te helpen oplossingen op maat te implementeren voor het behoud, het beheer en de waardering van hun erfgoedarchieven.