Bent u een privé-arts of werkt u in een ziekenhuisomgeving en bent u op zoek naar oplossingen voor het klasseren en archiveren van de medische dossiers van uw patiënten? Archives Conseil beantwoordt uw vragen en biedt u een oplossing voor het bewaren, archiveren en zelfs vernietigen van uw medisch archief na het verstrijken van de wettelijke termijn.
Wat is de wettelijke bewaartermijn voor medische documenten?
Twee termijnen zijn bijzonder belangrijk om te onthouden (en te respecteren):
- 30 jaar: artikel 24 van de ethische code luidt: “patiëntendossiers moeten gedurende 30 jaar na het laatste contact met de patiënt worden bewaard, op een veilige manier en met inachtneming van het beroepsgeheim. Na deze periode mag de arts de dossiers vernietigen. Bij beëindiging van zijn praktijk geeft de arts aan de door de patiënt aangewezen arts of aan de patiënt alle informatie door die nuttig is om de continuïteit van de zorg te garanderen”.
- 20 jaar: de civiele verjaringstermijn voor aansprakelijkheid is 20 jaar vanaf de dag na de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt. In een advies van 15 september 2018 verduidelijkt de nationale raad van de orde van geneesheren dat “deze verantwoordelijkheid overgaat op de erfgenamen in geval van overlijden van de arts”, en “dat het patiëntendossier eveneens een bewijselement is (cf. Art. 22 van het wetboek) in het kader van zowel de deontologische als de burgerlijke aansprakelijkheid”. In dit opzicht moet de arts of, in voorkomend geval, zijn familieleden, afhankelijk van de kwestie, de mogelijkheid behouden om de dossiers in te zien”.
U ziet, de wettelijke bewaartermijn voor medische dossiers is lang en vereist een nauwkeurige organisatiestrategie om ervoor te zorgen dat een potentiële opvolger het dossier van een patiënt gemakkelijk kan raadplegen, misschien jaren nadat u uw activiteiten hebt stopgezet. Hou er rekening mee dat medische dossiers even lang moeten worden bewaard, zelfs als uw patiënt overleden is en zelfs na uw eigen overlijden (wat zo laat mogelijk gewenst is). Bovendien moet een bepaalde archiveringsprocedure voor medische dossiers worden gevolgd om ervoor te zorgen dat het medisch beroepsgeheim in alle omstandigheden wordt gerespecteerd. Hetzelfde geldt voor de archivering van het sociaal dossier van de patiënt of de bewaring van het administratief dossier van de patiënt.
Hoe verder gaan met de vernietiging van medische archieven?
Bij archives conseil beschikken we over de structuur en de logistiek om medische dossiers gedurende 40 jaar te bewaren, te classificeren en te archiveren. Zodra de wettelijke termijn is verstreken, bieden wij u onze diensten aan voor de vernietiging van medische dossiers, waarbij aan het einde van de procedure een certificaat van vernietiging/recycling wordt afgegeven. Hoe vernietigen we vertrouwelijke archievens zoals patiëntendossiers? Wij versnipperen, comprimeren en recyclen ze volgens de europese recyclagenormen.
Profiteer van ons advies over het archiveren van uw medische documenten
Wilt u meer advies, tips en trucs over het klasseren en archiveren van medische dossiers of wilt u meer informatie over het uitbesteden van deze archivering? Wij beantwoorden graag al uw vragen.
—