In het tijdperk van digitale transformatie worden bedrijven steeds vaker geconfronteerd met een dilemma: moeten ze fysieke archieven blijven gebruiken of volledig digitaliseren? Hoewel de dematerialisatie van documenten onmiskenbare voordelen biedt, heeft papier in veel sectoren nog steeds een voorkeurspositie. Geconfronteerd met deze situatie komt één oplossing naar voren als het ideale alternatief: hybride archivering, een aanpak die de sterke punten van digitaal en papier combineert.
Wat is hybride archivering?
Hybride archivering houdt in dat bepaalde informatie in fysiek formaat wordt bewaard terwijl andere documenten worden gedigitaliseerd om de toegang en opslag te vergemakkelijken. Deze methode maakt het mogelijk om aan de specifieke behoeften van elke organisatie te voldoen en tegelijkertijd het documentbeheer te optimaliseren.
Het is gebaseerd op een eenvoudig idee: bepaalde soorten documenten, met name oudere documenten, historische archieven of originelen met juridische waarde, moeten misschien op papier worden bewaard. Andere, zoals dagelijkse bedrijfsdocumenten, klantendossiers of interne rapporten, hebben baat bij dematerialisatie voor snellere toegang en meer veiligheid.
Waarom kiezen voor een hybride oplossing?
Hybride archivering biedt een aantal voordelen, vooral omdat bedrijven hun processen willen stroomlijnen en tegelijkertijd aan de wettelijke eisen willen blijven voldoen.
Toegankelijkheid en duurzaam behoud verzoenen
Met digitale archivering gebeurt het zoeken en terugvinden van documenten onmiddellijk. Een factuur, klantendossier of contract is met een paar klikken terug te vinden. Sommige fysieke documenten, met name juridische originelen of documenten met een hoge erfgoedwaarde, moeten echter om juridische of historische redenen op papier worden bewaard.
Hybride archivering maakt het mogelijk om deze fysieke documenten in een veilige ruimte op te slaan en tegelijkertijd snelle toegang te bieden tot digitale versies voor alledaagse gebruikers.
Verbeterde beveiliging
Digitalisering kan de toegang tot documenten verbeteren, maar brengt ook risico’s met zich mee, vooral op het gebied van cyberveiligheid. Slecht toegangsbeheer of cyberaanvallen kunnen gevoelige gegevens in gevaar brengen. Door een deel van het archief op papier te bewaren, wordt het risico op volledig verlies van informatie verkleind.
Bovendien is het met een hybride aanpak mogelijk om papieren documenten te beveiligen in beveiligde ruimten (kluizen, speciale opslagruimten) en tegelijkertijd de bescherming van digitale archieven te garanderen via versleutelde back-upoplossingen en verbeterde beveiligingsprotocollen.
Ruimte optimaliseren
Fysieke archivering neemt vaak veel ruimte in beslag, vooral voor grote bedrijven of instellingen die archieven over lange perioden verzamelen. Digitalisering kan de benodigde ruimte in kantoren en archiefruimtes verminderen, maar kan niet altijd de noodzaak vervangen om bepaalde documenten in hun originele vorm te bewaren.
Bij hybride archivering worden de meest voorkomende documenten met een lage juridische waarde gedigitaliseerd, terwijl de essentiële originelen in veilige opslag blijven. Deze methode vermindert de benodigde ruimte aanzienlijk en zorgt er tegelijkertijd voor dat belangrijke documenten worden beschermd.
Naleving van wet- en regelgeving
Sommige wetgevingen vereisen dat originele documenten gedurende een bepaalde periode op papier worden bewaard. Dit geldt vaak voor financiële of juridische documenten, of documenten met betrekking tot gereguleerde activiteiten. Door te kiezen voor een hybride systeem kunnen bedrijven aan deze verplichtingen blijven voldoen en tegelijkertijd profiteren van de flexibiliteit van digitale technologie voor het dagelijkse beheer van hun gegevens.
Welke sectoren kunnen profiteren van hybride archivering?
Hybride archivering is vooral relevant in sectoren waar snelle toegang tot gegevens moet samengaan met eisen voor langetermijnbewaring. Hier volgen enkele voorbeelden:
Financiële instellingen en accountantskantoren moeten financiële documenten vaak meerdere jaren bewaren, maar kunnen profiteren van digitalisering voor routinematige raadpleging.
De medische sector, met zijn patiëntendossierbeheer, combineert vaak papieren archivering voor historische documenten met dematerialisatie van nieuwe dossiers om de toegang tot informatie voor zorgverleners te vergemakkelijken.
Bedrijven in de juridische sector moeten originele contracten of juridische documenten bewaren, maar digitaal beheer maakt het makkelijker om lopende zaken bij te houden.
Overheidsinstellingen, die grote hoeveelheden archieven met erfgoed en historische waarde beheren, hebben ook baat bij een hybride aanpak om digitalisering en behoud met elkaar te verzoenen.
Best practices voor een succesvolle implementatie van hybride archivering
Het invoeren van een hybride systeem is niet iets om lichtzinnig over te gaan. Hier volgen enkele tips voor een effectieve implementatie:
Breng documentbehoeften in kaart: Stel vast welke documenten op papier moeten blijven en welke gedigitaliseerd kunnen worden. Een audit van bestaande archieven kan nodig zijn om te beslissen welke documenten fysiek of digitaal moeten worden bewaard.
Elektronisch documentbeheer (EDM) implementeren: Een EDM-oplossing maakt het eenvoudiger om digitale archieven te archiveren, te doorzoeken en te openen. Het moet veilig zijn en voldoen aan de huidige regelgeving.
Optimaliseer de fysieke opslag van documenten: Papieren archieven moeten in ideale omstandigheden worden opgeslagen (temperatuur, vochtigheid, veiligheid) om hun duurzaamheid te garanderen.
Maak regelmatig back-ups van digitale gegevens: Het digitaliseren van documenten is niet genoeg. Het is cruciaal om automatische back-up- en herstelsystemen op te zetten in het geval van een storing.
Het beste van beide werelden
Hybride archivering biedt flexibiliteit, waardoor bedrijven kunnen profiteren van de voordelen van digitalisering zonder de garanties en duurzaamheid van het papieren formaat op te geven. Door te kiezen voor een hybride aanpak kunnen ze het beheer van hun documenten optimaliseren en tegelijkertijd voldoen aan wettelijke verplichtingen en hun gevoelige informatie beschermen.
Uiteindelijk combineert hybride archivering het beste van beide werelden: de snelheid en het gemak van digitale toegang en de betrouwbaarheid en veiligheid van fysieke opslag. Het is de ideale oplossing voor bedrijven die moderniteit en traditie willen combineren in hun documentbeheer.
Profiteer van ons advies over het archiveren van documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archivering, vernietiging en digitalisering van documenten kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring in het veld! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of vul ons contactformulier op onze website in om een gratis offerte aan te vragen.
—