Met de toenemende digitalisering van bedrijven wenden veel organisaties zich tot cloudopslag om hun digitale archieven te beheren. Hoewel deze oplossing veel voordelen heeft, roept deze ook vragen op over de veiligheid ervan. Is de cloud dus een betrouwbare optie voor het archiveren van uw zakelijke documenten? Laten we eens kijken naar de voordelen, potentiële risico’s en best practices om een weloverwogen beslissing te nemen.
De voordelen van cloudopslag voor archieven
1. Bereikbaarheid en flexibiliteit
Het belangrijkste voordeel van de cloud is de mogelijkheid om gegevens altijd en overal beschikbaar te maken voor degenen die deze nodig hebben. Dit vergemakkelijkt de toegang tot archieven voor externe of telewerkende medewerkers. Bovendien maken cloudoplossingen een vereenvoudigd en naadloos beheer van toegangsrechten mogelijk, zodat alleen geautoriseerde personen gevoelige documenten kunnen bekijken.
2. Schaalbaarheid
In tegenstelling tot fysieke opslaginfrastructuren, die constante investeringen in hardware vereisen, is de cloud eenvoudig schaalbaar. Het past zich aan de behoeften van het bedrijf aan zonder fysieke of onderhoudsbeperkingen. U betaalt voor de capaciteit die u gebruikt en kunt deze verhogen of verlagen naarmate uw archiefvolume verandert.
3. Lagere infrastructuurkosten
Met de cloud hoeft u niet langer te investeren in dure servers of speciale faciliteiten voor archiefopslag te onderhouden. U kunt dit deel van uw bedrijf uitbesteden en profiteren van geautomatiseerd beheer, met voortdurende beveiligingsupdates en optimalisaties.
4. Geavanceerde gegevensbeveiliging
Grote cloudserviceproviders (zoals AWS, Google Cloud of Microsoft Azure) investeren fors in cybersecurity. Ze beschikken over toegewijde teams en zeer strikte protocollen om uw gegevens te beschermen tegen indringers, ransomware-aanvallen of zelfs onbedoeld verlies.
Potentiële risico’s van cloudopslag
1. Kwetsbaarheid voor cyberaanvallen
Hoewel cloudproviders robuuste beveiligingsmaatregelen nemen, is geen enkele oplossing immuun voor cyberaanvallen. Hackers richten zich vaak op bedrijven die cloudoplossingen gebruiken, omdat één kwetsbaarheid toegang kan geven tot duizenden documenten. Vervuilde inloggegevens vormen een groot risico.
2. Verlies van gegevenscontrole
Wanneer u uw archieven uitbesteedt aan een cloudprovider, vertrouwt u uw gegevens toe aan een infrastructuur waarover u geen directe controle heeft. Bij een geschil met de leverancier, grote storingen of wijzigingen in de servicevoorwaarden kan de toegang tot uw documenten verstoord worden.
3. Naleving van regelgeving
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun archieven worden opgeslagen in overeenstemming met wetten voor gegevensbescherming, zoals de RGPD in Europa. Afhankelijk van de geografische locatie van de servers van de cloudprovider kunnen er vragen zijn over de rechtmatigheid van het gebruik van de service als de gegevens zijn opgeslagen in een land dat niet voldoet aan de regelgeving van uw bedrijf.
4. Afhankelijkheid van één leverancier
Het migreren van al uw archieven naar één cloudprovider kan een vorm van technologische afhankelijkheid creëren. In het geval van een probleem met deze provider (prijsverhoging, ongunstige servicevoorwaarden), kan het complex en duur zijn om al je archieven over te zetten naar een ander platform.
Best practices voor het beveiligen van cloudarchivering
1. Versleuteling van gegevens
Zorg ervoor dat je gegevens zowel onderweg als in rust versleuteld zijn. Dit betekent dat zelfs als een onbevoegd persoon toegang krijgt tot de bestanden, hij deze niet kan lezen zonder de decoderingssleutels.
2. Een leverancier kiezen die voldoet aan de veiligheidsnormen
Kies voor een cloudprovider die voldoet aan erkende beveiligingscertificeringen (ISO 27001, SOC 2, enz.) en garanties voor gegevensbescherming biedt die zijn aangepast aan de lokale wetgeving, zoals GDPR in Europa. Controleer ook waar hun datacenters zich bevinden om ervoor te zorgen dat uw documenten worden opgeslagen in een regio die voldoet aan de regelgeving in uw sector.
3. Multi-factor authenticatie (MFA) gebruiken
Multi-factor authenticatie is een essentiële beveiligingsmaatregel om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Het voegt een extra beschermingslaag toe door, naast het wachtwoord, verificatie via een vertrouwd apparaat (zoals een smartphone) te vereisen.
4. Regelmatige back-ups uitvoeren
Hoewel de cloud betrouwbaar lijkt, is het raadzaam om regelmatig back-ups van je archieven op een ander platform of in een andere omgeving te bewaren. Zo kunt u uw gegevens herstellen in het geval van een ernstige storing of incident bij uw cloudprovider.
5. Servicecontracten (SLA) en omkeerbaarheidsclausules
Zorg ervoor dat uw contract met de cloudprovider duidelijke SLA’s (Service Level Agreements) bevat rond de beschikbaarheid, beveiliging en herstel van gegevens. Controleer bovendien de omkeerbaarheidsvoorwaarden, die garanderen dat u uw gegevens in een bruikbaar formaat kunt herstellen in geval van contractbreuk.
De cloud, een veilige keuze met voorzorgsmaatregelen
Cloudopslag is een zeer voordelige oplossing voor bedrijven die hun documenten flexibel en veilig willen archiveren. Deze optie is echter niet zonder risico’s. Door een gerenommeerde aanbieder te kiezen, passende beveiligingsmaatregelen toe te passen en alert te blijven op de regelgeving, kunt u genieten van de voordelen van de cloud terwijl u de gevaren minimaliseert.
Profiteer van ons advies over het archiveren van documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archivering, vernietiging en digitalisering van documenten kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring in het veld! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of vul ons contactformulier op onze website in om een gratis offerte aan te vragen.
—