Gaat uw bedrijf verhuizen of zijn er verbouwingen gepland die ook gevolgen hebben voor uw archiefruimte? Geen paniek! Het is allemaal een kwestie van organisatie. Een goede voorbereiding van de verhuis van uw archieven is de garantie voor het behoud van de fysieke integriteit van uw documenten en uw gemoedsrust. De experten van Archives Conseil kunnen u helpen bij het opstellen van een ijzersterk aanvalsplan!
Voor de verhuis van uw archieven
Het is geen geheim dat een geslaagde verhuizing er één is die tot in de puntjes is doordacht.
Hier zijn een paar puur logistieke vragen die beantwoord moeten worden vóór de grote dag:
- Wanneer vindt de verhuizing plaats? Welk personeel is er beschikbaar op die datum en voor hoe lang?
- Is de nieuwe locatie toegankelijk zonder bijzondere obstakels (trappen, deuren, smalle drempels, enz.) of moet je aangepast materiaal huren? Pas op voor het verschuiven van ladingen!
- Wat is het volume van de archieven die moeten worden verplaatst?
- Heeft de nieuwe locatie al rekken of moeten de oude rekken worden verplaatst?
- Wat is het budget voor deze verhuizing (aankoop van transport- en/of opslagdozen, huur van een rolwagen of lift, diensten van een team van professionele verhuizers, enz.)?
- Wie is verantwoordelijk voor het project en wie is de contactpersoon op de verhuisdag? Wat is ieders rol?
Wat de archieven zelf betreft, zijn er een paar belangrijke punten die u in gedachten moet houden om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke documenten vergeet of onnodige lasten verschuift:
- Informeer uw team ruim van tevoren over de verhuizing. Zo kan uw personeel ervoor zorgen dat alles wat gearchiveerd moet worden op tijd gebeurt.
- Maak van de gelegenheid gebruik om zoveel mogelijk verouderde archieven te sorteren en te verwijderen.
- Voorkom verlies door elke doos te identificeren met een uniek nummer dat verwijst naar een beschrijving van de inhoud (op de doos of in een apart spreadsheet-achtig document).
Tijdens de verhuizing van uw archieven
De dozen zijn allemaal duidelijk geïdentificeerd, het team is compleet en u heeft alle benodigde materialen bij de hand? En, heel belangrijk, de persoon die verantwoordelijk is voor het project is ter plaatse om eventuele vragen snel en correct te beantwoorden? Alles wat u dan nodig hebt is een beetje ellebogenwerk. Hou moed!
Na de verhuizing van uw archieven
Nu moet u een inventaris maken van de archieven, met een lijst en hun exacte locatie. Dit is essentieel om documenten te vinden die misschien zoek zijn of ontbreken. Met deze oefening kunt u ook beschadigde dozen identificeren, zodat u ze zo snel mogelijk kunt vervangen.
Profiteer van ons advies over de vernietiging van gearchiveerde documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archiverings-, vernietigings- en digitaliseringswerken kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring op dit gebied! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of ons contactformulier invullen op onze website om een gratis offerte aan te vragen.
—