Uw verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke en gevoelige archieven in België

Definitie van vertrouwelijke en gevoelige archieven

In België omvatten vertrouwelijke en gevoelige archieven alle gegevens, informatie of documenten die vanwege hun aard een specifieke behandeling vereisen in termen van vertrouwelijkheid en veiligheid. Dit kan omvatten, maar is niet beperkt tot:

• Persoonlijk identificeerbare informatie (PII): nationale registratienummers, adressen, telefoonnummers, medische informatie, enz.
• Gevoelige financiële gegevens: bankafschriften, belastinggegevens, creditcardnummers, enz.
• Vertrouwelijke bedrijfsinformatie: strategische plannen, intellectueel eigendom, bedrijfsgeheimen, enz.
• Vertrouwelijke juridische documenten en contracten: klantencontracten, geheimhoudingsovereenkomsten, juridische documenten, enz.

Wettelijke verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke en gevoelige archieven

In België, net als in de hele Europese Unie, is de GDPR een belangrijke kaderwet op het gebied van gegevensbescherming. Het definieert de regels voor het verzamelen, opslaan, verwerken en beschermen van persoonsgegevens. Belgische organisaties moeten de GDPR naleven door beleid en procedures in te voeren om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen en individuen te informeren over het gebruik van hun gegevens.

België heeft ook zijn eigen nationale privacywetgeving, die de GDPR aanvult. De Privacywet behandelt specifiek hoe persoonlijke gegevens in België verwerkt moeten worden en stelt specifieke eisen aan bedrijven en organisaties.

Organisaties in België moeten zich houden aan specifieke bewaartermijnen voor vertrouwelijke en gevoelige archieven. Deze termijnen variëren naargelang de aard van de informatie en de toepasselijke regelgeving. Het is absoluut noodzakelijk om documenten te bewaren in overeenstemming met deze termijnen om te voldoen aan de wet.

Regels voor het verzamelen van persoonlijke gegevens

 

Transparante en informatieve toestemming

Het verzamelen van persoonsgegevens in België moet gebaseerd zijn op de transparante en informatieve toestemming van de betrokkene. Personen moeten volledig worden geïnformeerd over het doel waarvoor hun gegevens worden verzameld en hoe deze zullen worden gebruikt. Toestemming moet expliciet en vrij worden gegeven, zonder druk of dwang.

Beperkte verzameling

Organisaties in België mogen alleen persoonsgegevens verzamelen die strikt noodzakelijk zijn om het aangegeven doel te bereiken. Dit betekent dat de verzamelde gegevens in verhouding moeten staan tot het nagestreefde doel en niet buitensporig mogen zijn.

Rechtmatige en legitieme verwerking

Persoonsgegevens moeten rechtmatig en legitiem worden verwerkt. Organisaties moeten voldoen aan één van de rechtsgronden die zijn vastgelegd in de GDPR, zoals de toestemming van de betrokkene, de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, de bescherming van de vitale belangen van de betrokkene, de uitvoering van een taak van algemeen belang of het gerechtvaardigde belang dat wordt nagestreefd door de verantwoordelijke instantie.

Regels voor de opslag en verwerking van persoonsgegevens in België

Beveiliging van gegevens

Persoonlijke gegevens moeten in België veilig worden opgeslagen en verwerkt. Er moeten passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om deze gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, lekken, verlies of vernietiging.

Beperkte bewaring

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld. In België moeten organisaties specifieke bewaartermijnen naleven in overeenstemming met de geldende wetgeving. Zodra deze termijnen zijn verstreken, moeten persoonlijke gegevens veilig worden verwijderd.

Regels voor de bescherming van persoonsgegevens in België

Transparantie en rechten van betrokkenen

Betrokkenen in België hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonsgegevens, om deze te corrigeren als ze onjuist zijn, om ze in bepaalde omstandigheden te verwijderen en om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens. Organisaties moeten transparant en coöperatief zijn bij het reageren op verzoeken van de getroffenen.

Meldingen van inbreuken op gegevens

In het geval van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die waarschijnlijk leidt tot een hoog risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zijn organisaties in België verplicht om de gegevensbeschermingsautoriteit (DPA – Data Protection Authority) en betrokkenen zo snel mogelijk op de hoogte te stellen, in overeenstemming met de GDPR.

Verantwoordelijkheid

Organisaties in België zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonlijke gegevens die ze verzamelen, opslaan en verwerken. Ze moeten een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aanstellen indien de GDPR dit vereist en moeten indien nodig effectbeoordelingen voor gegevensbescherming uitvoeren.