Vanaf januari 2026 ondergaat het Belgische professionele landschap een grote verandering: elektronische facturatie wordt verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen. Een noodzakelijke stap in een steeds digitalere wereld, die echter een goede voorbereiding vereist. Archives Conseil, expert in archivering en documentbeheer, begeleidt u bij een succesvolle overgang.
Wie is betrokken?
Vanaf deze datum moeten alle btw-plichtige ondernemingen hun facturen elektronisch verzenden en ontvangen, via het Peppol-netwerk, het beveiligde platform erkend door de Europese autoriteiten.
Betrokken:
-
Belgische ondernemingen die btw-plichtig zijn.
Niet betrokken:
-
Particulieren,
-
Ondernemingen die niet btw-plichtig zijn,
-
Ondernemingen die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek (zoals culturele of sociale instellingen).
Welke formaten zijn toegestaan?
Een elektronische factuur is niet gewoon een PDF. Ze moet een gestructureerd formaat hebben, zoals XML of JSON, en voldoen aan de Europese norm EN16391. Klassieke formaten (Word, Excel, PDF) zijn dus niet meer geldig.
Waarom nu al voorbereiden?
Een nieuw facturatiesysteem opzetten vraagt tijd:
-
Aanpassen van software,
-
Opleiding van medewerkers,
-
Controleren van conformiteit met de normen.
Niet anticiperen kan leiden tot vertragingen, fouten of administratieve sancties. Begin dus nu, zelfs als januari 2026 ver weg lijkt.
En wat met kleine ondernemingen of zelfstandigen?
Voor kleine ondernemingen en zelfstandigen kan deze overgang een financiële uitdaging zijn. Gelukkig bestaan er twee fiscale stimuli:
-
Investeringsaftrek voor digitale tools,
-
Verhoogde aftrek van 120% op uitgaven voor abonnementsgebaseerde facturatiesystemen.
Deze maatregelen maken het mogelijk om nu al te investeren in betrouwbare oplossingen met fiscaal voordeel.
Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie?
Naast de wettelijke verplichting biedt e-facturatie vele voordelen:
-
Minder invoerfouten,
-
Snellere betalingstermijnen en betere opvolging,
-
Meer veiligheid dankzij een beveiligd netwerk zoals Peppol,
-
Gecentraliseerde opslag van facturen,
-
Minder fysieke opslagruimte dankzij digitale archivering.
Hoe kan Archives Conseil u helpen?
Als specialist in documentarchivering en beveiligd gegevensbeheer helpt Archives Conseil u bij het opzetten van een conforme, veilige en duurzame digitale archivering.
Overschakelen op e-facturatie is meer dan een technische stap: het is een kans om uw administratie te moderniseren, uw conformiteit te versterken en efficiënter te werken.