Equipe professionnelle, sympathique et flexible. Un must comme société d’archivage en Belgique !
Déniz M.
–
Confiez l’archivage de vos documents à un professionnel
Vous manquez de place ou de temps pour gérer vos documents ? Confiez-les à des spécialistes.
Qu’il s’agisse d’archives vivantes, semi-vivantes ou mortes, si leur conservation devient un fardeau, notre service d’archivage externalisé est la solution idéale.
Nous prenons en charge vos documents, qu’ils soient à conserver physiquement ou à numériser, pour un stockage sécurisé et accessible à tout moment.
Collecte à la source : nous assurons l’enlèvement de vos archives en Belgique, France, Pays-Bas et Luxembourg.
Que vos documents soient vivants, semi-vivant ou morts, ils restent en permanence accessibles.
Consultation sur place
Nous vous accueillons dans nos locaux avec la mise à disposition d’un espace de travail dédié pour consulter vos documents dans des conditions optimales. Vous pouvez également venir en personne pour reprendre les documents par vos propres moyens.
Service de livraison
Disponible du lundi au vendredi, de 6h30 à 18h00, notre service de livraison vous permet de recevoir vos documents selon trois niveaux d’urgence :
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Délai standard : 24 heures ouvrables
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Délai urgent : 12 heures ouvrables
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Délai très urgent : 6 heures ouvrables
Chaque demande comprend systématiquement :
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La sortie du document ou de la boîte concernée
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La pose d’un témoin de sortie, à la fois physiquement et dans notre logiciel de suivi
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La livraison dans le délai convenu
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La reprise après consultation
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La remise en stock du document
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Le retrait des témoins de sortie
Besoin rapide mais sans support papier ? Optez pour le numérique
Si vous n’avez pas besoin d’un retour physique, nous vous proposons la numérisation des documents avec envoi digital dans les mêmes délais que les retours physiques.
VOS
AVANTAGES
Jacques A. Simon
fondateur d’Archives Conseil
C’est à Archives Conseil de s’adapter au client et non au client de changer sa méthode de travail
8 sites de conservation
8 sites de conservation situés à Bruxelles et en périphérie
La proximité de nos centres vous permet de conserver vos documents au plus près de vos bureaux, pour un accès rapide et pratique.
Des sites adaptés à tous types d’archives, quels que soient les contenants :
Boîtes communales, boîtes de déménagement, boîtes carrées, avec ou sans couvercle… Tous les formats sont pris en charge.
Des infrastructures sécurisées et à la pointe de la technologie
Nos centres sont équipés de systèmes anti-intrusion, de détection incendie (fumée, chaleur), d’extincteurs et d’hydrants. Le taux d’humidité et la température sont contrôlés en continu pour garantir des conditions de conservation optimales. Tous nos dispositifs de sécurité sont testés et vérifiés régulièrement par une entreprise indépendante pour une objectivité totale.
Diverses méthodes de stockage
Stockage sur mesure, selon vos besoins
Vous choisissez la méthode de stockage la plus adaptée : sur palettes ou sur étagères.
Vous optez également pour le type d’espace souhaité : locaux fermés ou zones de stockage délimitées.
Aucun volume minimum requis
Que vous externalisiez une seule boîte ou des centaines, vous bénéficiez du même niveau de service, de sécurité et d’attention.
Divers services d’archivage
Nous vous accompagnons dans toutes les étapes de la gestion de vos documents :
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Archivage physique de documents papier
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Archivage numérique et dématérialisation
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Stockage sécurisé et suivi de vos archives
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Classement, tri et rangement de vos documents
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Et bien plus encore, selon vos contraintes spécifiques
Procédure d’externalisation bien rodée
Une prise en charge rigoureuse, de la collecte au stockage chez vous ou chez nous
Vous pouvez choisir entre deux modalités :
-
Prise en charge de vos archives dans vos locaux par nos équipes
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Dépôt direct dans l’un de nos centres logistiques par vos soins
Dans les deux cas, nos archivistes vous remettent un bon de prise en charge, première étape essentielle dans la traçabilité de vos documents.
Inventaire du contenu
Nous pouvons réaliser un inventaire détaillé du contenu de chaque boîte, ensuite transcrit en format Excel pour faciliter vos recherches. Vous préférez inventorier vous-même ? Nous vous offrons un accompagnement gratuit au démarrage, avec les conseils de nos spécialistes. Cette étape est primordiale pour une gestion rapide et efficace de vos archives.
Identification unique de chaque boîte
Chaque boîte reçoit un numéro d’identification unique, souvent structuré selon la nomenclature :
année – service – n° de pièce
Notre système est entièrement flexible :
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Numérotation numérique, alphabétique ou mixte
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Possibilité de conserver votre propre système de codification
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Intégration sans rupture dans notre stock
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Apposition de votre numéro de client personnel sur chaque boîte
Intégration dans notre système informatique
Lors de l’entrée en stock, votre boîte est encodée dans notre logiciel de gestion documentaire.
Ce système nous permet de savoir à tout moment :
-
Le nombre de boîtes que vous détenez
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Leur emplacement exact : en stock, en consultation chez vous, chez un tiers (comptable, succursale, etc.)
C’est l’étape-clé de la traçabilité de vos documents.
Stockage sécurisé dans votre zone dédiée
Une fois enregistrée, chaque boîte est rangée dans votre Zone de Stockage Dédiée (ZSD).
Cela signifie que toutes vos boîtes sont conservées ensemble, dans un espace attribué uniquement à votre entreprise, garantissant cohérence, confidentialité et facilité de gestion.
Nos
Témoignages
BEAUCOUP moins chers que leurs concurrents, et beaucoup plus flexibles également. Une petite société qu’on a envie de voir durer donc n’hésitez pas à faire appel à eux!
Maëlle
Je recommande vivement Archives Conseil pour leur efficacité et leur gentillesse. Ils sont à l’écoute de la demande du client et font preuve de flexibilité . Un grand professionalisme.
Joëlle Michiels
NOS
AUTRES
SERVICES
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