We hebben het altijd over het bewaren van documenten en uw bedrijf heeft al sinds de oprichting een eigen archiefruimte, maar heeft u zich ooit afgevraagd waarom het archiveren van documenten nuttig en verstandig is? De experten van Archives Conseil hebben het antwoord. Er kunnen veel redenen zijn:
Archivering wegens wettelijke redenen
In het algemeen bewaart een bedrijf zijn archieven om wettelijke redenen. Er is een archiefwet die vereist dat bepaalde soorten documenten onder strikte voorwaarden voor een bepaalde tijd worden bewaard. Voorbeelden hiervan zijn medische dossiers van patiënten, die door de arts moeten worden bewaard op een manier die vertrouwelijkheid garandeert, misschien zelfs postuum (30 jaar na het laatste contact met de patiënt). U kunt deze wet hier raadplegen, evenals het Juridisch Kader hier.
Archivering om administratieve redenen en goed bestuur
In elk bedrijf zijn archieven het medium voor de informatie die nodig is voor de dagelijkse werking van de organisatie en ze zijn een essentieel instrument voor kennisbeheer. De archieven van gisteren kunnen worden geraadpleegd om de problemen van morgen op te lossen of te voorkomen. Ze kunnen ook worden gebruikt om een bepaalde situatie over meerdere jaren te vergelijken. Goed georganiseerd zijn ze een zeer nuttig hulpmiddel voor iedereen die op zoek is naar precieze informatie over een bepaalde kwestie.
Archivering om juridische redenen
Archieven stellen een organisatie in staat om haar beslissingen en activiteiten te rechtvaardigen tegenover politieke besluitvormers, controle-instellingen, het grote publiek of haar klanten. Ze kunnen al dan niet wettelijke administratieve beslissingen van het bedrijf bewijzen, ondersteunen of verklaren. Ze kunnen ook worden gebruikt als bewijs in geval van een rechtszaak of geschil. Geen democratie zonder archieven!
Archivering om erfgoedredenen
Ten slotte, wanneer ze geen administratief of wettelijk nut meer hebben, kunnen ze van belang zijn voor de geschiedenis en het culturele erfgoed van de mensheid. Door een spoor van het verleden te bewaren, kunnen ze nuttig of verhelderend zijn voor toekomstige generaties.
Maak gebruik van ons advies over de vernietiging van gearchiveerde documenten!
Aarzel niet langer! Voor al uw archiverings-, vernietigings- en digitaliseringswerken kunt u vertrouwen op Archives Conseil en zijn 40 jaar ervaring op dit gebied! U kunt contact opnemen met ons team van professionele archivarissen via e-mail op info@archivesconseil.be of ons contactformulier invullen op onze website om een gratis offerte aan te vragen.
—