On parle toujours de conservation des documents et votre entreprise dispose d’ailleurs de sa salle d’archivage depuis sa création, mais vous êtes-vous déjà demandé pour quelles raisons archiver les documents était utile et judicieux ? Les experts d’Archives Conseil répondent à cette question. Les raisons peuvent être multiples :
L’archivage pour raisons légales
En règle générale, une entreprise conservera ses archives pour des raisons légales. Il existe en effet une loi relative aux archives qui impose la conservation dans le respect de conditions strictes de certains types de documents pour une durée définie. Il peut s’agir, à titre d’exemple, des dossiers médicaux de patients qui doivent être conservés de façon à en assurer la confidentialité par le médecin, et ce, peut-être même à titre posthume (30 ans après le dernier contact avec le patient). Vous pouvez consulter cette loi ici ainsi que le Cadre légal, ici.
L’archivage pour raisons administratives et de bonne gouvernance
Dans toute entreprise, les archives sont le support de l’information nécessaire au fonctionnement quotidien de l’organisation et elles sont un outil essentiel de la gestion des connaissances. Les archives d’hier peuvent être consultées pour résoudre ou prévenir un problème qui se posera demain. Elles permettent également de comparer une situation donnée sur plusieurs années. Bien organisées, elles sont un outil très utile à tout qui recherche une information précise sur un dossier en particulier.
L’archivage pour raisons juridiques
Les archives permettent à une organisation de justifier ses décisions et ses activités auprès de décideurs politiques, d’institutions de contrôle, de l’opinion publique ou de ses clients. Elles peuvent prouver, étayer ou expliquer des décisions administratives à portée juridique ou non qui ont été prises par l’entreprise. Elles peuvent également servir de preuves en cas de litige ou de différend. Pas de démocratie sans archives !
L’archivage pour raisons patrimoniales
Enfin, quand elles n’ont plus d’utilité administrative ou juridique, elles peuvent avoir un intérêt pour l’Histoire et le patrimoine culturel de l’humanité. En gardant une trace du passé, elles seront peut-être utiles ou éclairantes pour les générations futures.
Bénéficiez de nos conseils en matière de destruction de documents archivés !
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