L’archivage numérique a la cote. La dématérialisation de document dans une perspective de « zéro papier » est une ambition pour de nombreuses entreprises. Mais attention, peut-on numériser les archives et en détruire les exemplaires papier comme on l’entend ? Les archives électroniques ainsi obtenues ont-elles la même valeur légale que les documents physiques ?
Revenons sur les avantages et inconvénients de l’archivage qu’il soit physique ou numérique.
Il est tout d’abord important de noter qu’il existe une différence entre « stockage numérique » et « archivage numérique légal ». Le premier désigne le simple enregistrement de documents scannés dans un répertoire ou sur un réseau tandis que le deuxième implique le respect de règles et de procédures strictes permettant de numériser, d’indexer et d’archiver les documents. Votre archive numérique respecte toutes les exigences légales et contractuelles ? Elle est alors considérée comme une archive légale et peut donc remplacer l’archive papier. Votre archive électronique a bien valeur probante.
Premier avantage visible (c’est le cas de le dire) : la différence d’espace nécessaire au stockage de vos archives (légales). Alors que vos cartons d’archivages peuvent occuper des kilomètres d’étagères dans une pièce adaptée (où la température, la luminosité et l’humidité doivent être contrôlées), le stockage électronique n’occupe que les quelques millimètres carrés de la puce sur laquelle il est effectué.
En termes d’investissements et de logistique, les deux solutions présentent autant d’avantages que d’inconvénients : afin de répondre aux normes strictes en matière de cybersécurité et de confidentialité, la numérisation et le stockage de vos archives électroniques demandent d’investir dans des logiciels spécifiques ou de faire appel à des services professionnels tiers. Le stockage d’archives physiques dans de bonnes conditions de conservation garantissant leur intégrité physique des années durant demande lui aussi un certain investissement (frais de chauffage et matériel de stockage ou services d’une entreprise de stockage professionnelle).
Votre système d’archivage est clair et bien pensé ? Vos archives seront aussi faciles et rapides à retrouver, qu’elles soient électroniques ou physiques. 1 point partout, ici.
Chez Archives Conseil, nous prenons en charge la numérisation de vos archives en accordant une attention particulière à leur indexation afin de faciliter leur recherche à tout moment.
Comment procédons-nous ?
Vous souhaitez davantage de conseils, de trucs et d’astuces pour l’archivage électronique et/ou physique de vos documents d’entreprise ou personnels, ou vous désirez davantage d’informations sur l’externalisation de cet archivage ? Nos archivistes sont à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.
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