Les archives électroniques ont-elles la même valeur légale que les archives physiques ?
Il est tout d’abord important de noter qu’il existe une différence entre « stockage numérique » et « archivage numérique légal ». Le premier désigne le simple enregistrement de documents scannés dans un répertoire ou sur un réseau tandis que le deuxième implique le respect de règles et de procédures strictes permettant de numériser, d’indexer et d’archiver les documents. Votre archive numérique respecte toutes les exigences légales et contractuelles ? Elle est alors considérée comme une archive légale et peut donc remplacer l’archive papier. Votre archive électronique a bien valeur probante.
Avantages et inconvénients de l’archivage numérique par rapport à l’archivage physique
Premier avantage visible (c’est le cas de le dire) : la différence d’espace nécessaire au stockage de vos archives (légales). Alors que vos cartons d’archivages peuvent occuper des kilomètres d’étagères dans une pièce adaptée (où la température, la luminosité et l’humidité doivent être contrôlées), le stockage électronique n’occupe que les quelques millimètres carrés de la puce sur laquelle il est effectué.
En termes d’investissements et de logistique, les deux solutions présentent autant d’avantages que d’inconvénients : afin de répondre aux normes strictes en matière de cybersécurité et de confidentialité, la numérisation et le stockage de vos archives électroniques demandent d’investir dans des logiciels spécifiques ou de faire appel à des services professionnels tiers. Le stockage d’archives physiques dans de bonnes conditions de conservation garantissant leur intégrité physique des années durant demande lui aussi un certain investissement (frais de chauffage et matériel de stockage ou services d’une entreprise de stockage professionnelle).
Votre système d’archivage est clair et bien pensé ? Vos archives seront aussi faciles et rapides à retrouver, qu’elles soient électroniques ou physiques. 1 point partout, ici.
