L’archivage numérique a la cote. La dématérialisation de document dans une perspective de « zéro papier » est une ambition pour de nombreuses entreprises. Mais attention, peut-on numériser les archives et en détruire les exemplaires papier comme on l’entend ? Les archives électroniques ainsi obtenues ont-elles la même valeur légale que les documents physiques ?
Revenons sur les avantages et inconvénients de l’archivage qu’il soit physique ou numérique.
Il est tout d’abord important de noter qu’il existe une différence entre « stockage numérique » et « archivage numérique légal ». Le premier désigne le simple enregistrement de documents scannés dans un répertoire ou sur un réseau tandis que le deuxième implique le respect de règles et de procédures strictes permettant de numériser, d’indexer et d’archiver les documents. Votre archive numérique respecte toutes les exigences légales et contractuelles ? Elle est alors considérée comme une archive légale et peut donc remplacer l’archive papier. Votre archive électronique a bien valeur probante.
Premier avantage visible (c’est le cas de le dire) : la différence d’espace nécessaire au stockage de vos archives (légales). Alors que vos cartons d’archivages peuvent occuper des kilomètres d’étagères dans une pièce adaptée (où la température, la luminosité et l’humidité doivent être contrôlées), le stockage électronique n’occupe que les quelques millimètres carrés de la puce sur laquelle il est effectué.
En termes d’investissements et de logistique, les deux solutions présentent autant d’avantages que d’inconvénients : afin de répondre aux normes strictes en matière de cybersécurité et de confidentialité, la numérisation et le stockage de vos archives électroniques demandent d’investir dans des logiciels spécifiques ou de faire appel à des services professionnels tiers. Le stockage d’archives physiques dans de bonnes conditions de conservation garantissant leur intégrité physique des années durant demande lui aussi un certain investissement (frais de chauffage et matériel de stockage ou services d’une entreprise de stockage professionnelle).
Votre système d’archivage est clair et bien pensé ? Vos archives seront aussi faciles et rapides à retrouver, qu’elles soient électroniques ou physiques. 1 point partout, ici.
Chez Archives Conseil, nous prenons en charge la numérisation de vos archives en accordant une attention particulière à leur indexation afin de faciliter leur recherche à tout moment.
Comment procédons-nous ?
Vous souhaitez davantage de conseils, de trucs et d’astuces pour l’archivage électronique et/ou physique de vos documents d’entreprise ou personnels, ou vous désirez davantage d’informations sur l’externalisation de cet archivage ? Nos archivistes sont à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.
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L'archivage, qu'il s'agisse de documents physiques ou de données électroniques, joue un rôle crucial dans la gestion de l'information pour les entreprises et les organisations du monde entier. Avec l'augmentation constante du volume de données et l'importance accrue de la conformité réglementaire, le marché de l'archivage connaît une évolution significative.
La gestion des archives est une composante essentielle de la pratique juridique des cabinets d'avocats. Entre contrats, correspondances, dossiers de litige et documents administratifs, la quantité d'informations à gérer peut être écrasante. De plus, la nature confidentielle des données juridiques requiert une attention particulière à la sécurité et à la conformité réglementaire.
La gestion des archives confidentielles et sensibles est cruciale pour de nombreuses organisations en Belgique, qu'il s'agisse de cabinets d'avocats, d'entreprises, d'institutions gouvernementales ou d'organisations à but non lucratif. La protection de ces informations est essentielle non seulement pour préserver la confidentialité des clients et la réputation de l'entreprise, mais aussi pour se conformer aux obligations légales belges strictes en matière de protection des données.
La digitalisation, bien qu'elle apporte de nombreux avantages, peut avoir un impact environnemental significatif en raison de la consommation croissante d'énergie et de ressources liée à la technologie. Cependant, il existe plusieurs solutions efficaces pour atténuer cet impact et adopter une approche plus respectueuse de l'environnement.
L'archivage de documents est une pratique cruciale pour de nombreuses entreprises, organisations gouvernementales et institutions. La conservation de documents essentiels est essentielle pour la conformité légale, la gestion des informations et la préservation de l'histoire de l'entité. Cependant, il est tout aussi important de reconnaître les risques associés au sur-archivage.
Le saviez-vous ? Certains documents en votre possession doivent le rester légalement pendant un certain nombre d’années, voire à vie. N’en déplaise à Marie Kondō ou autres adeptes du rangement par le vide, il y a bel et bien un irréductible carton d’archives qu’il vous faudra conserver dans un endroit sûr et sec de votre maison. Les experts d’Archives Conseil vous aident à dresser la liste des documents qui doivent s’y trouver.
On le devine, l’archivage électronique de documents offre probablement un sacré gain de temps et d’espace par rapport à l’archivage classique impliquant cartons, rayonnages, étiquetages, espace et conditions adaptées. Mais en quoi consiste-t-il exactement ? Nos experts vous éclairent.
Le saviez-vous ? N’en déplaise aux préjugés et à l’imaginaire collectif, un archiviste n’est pas forcément cette personne voûtée et aussi poussiéreuse que les cartons qu’elle pousse sur un chariot dont les roulettes grincent dans le fond d’une pièce aux lumières tamisées. Non ! Un archiviste, c’est même une personne plutôt cool qui dispose de plusieurs compétences bien utiles pour exercer cette fonction aux multiples facettes ! On vous explique…
On parle toujours de conservation des documents et votre entreprise dispose d’ailleurs de sa salle d’archivage depuis sa création, mais vous êtes-vous déjà demandé pour quelles raisons archiver les documents était utile et judicieux ? Les experts d’Archives Conseil répondent à cette question.
Vous envisagez de créer une nouvelle salle d’archives ou de réaliser quelques travaux de rénovation dans votre local d’archivage actuel ? Pour assurer une bonne conservation des documents, l’aménagement de vos locaux d’archives doit respecter certaines règles que les experts d’Archives Conseil vous aident à garder en tête.
