Wat is de juridische waarde van digitale archieven?

Digitale archivering is populair. De dematerialisatie van documenten met het oog op “nul papier” is voor veel bedrijven een ambitie. Maar pas op: kunt u archieven digitaliseren en de papieren exemplaren naar eigen goeddunken vernietigen? Hebben de resulterende elektronische archieven dezelfde juridische waarde als fysieke documenten?

Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van archivering, of het nu fysiek of digitaal is.

Hebben elektronische archieven dezelfde juridische waarde als fysieke archieven?

Allereerst is het belangrijk op te merken dat er een verschil is tussen “digitale opslag” en “legale digitale archivering”. De eerste betreft het eenvoudig vastleggen van gescande documenten in een directory of op een netwerk, terwijl de tweede betrekking heeft op het naleven van strikte regels en procedures voor het digitaliseren, indexeren en archiveren van documenten. Voldoet uw digitaal archief aan alle wettelijke en contractuele eisen? Dan wordt het beschouwd als een legaal archief en kan dus het papieren archief vervangen. Uw elektronisch archief heeft bewijskracht.

Voor- en nadelen van digitale archivering in vergelijking met fysieke archivering

Het eerste zichtbare voordeel (bij wijze van spreken) is het verschil in de ruimte die nodig is om uw (wettelijke) archieven op te slaan. Terwijl uw archiefdozen kilometers rekken in een geschikte ruimte kunnen bezetten (waar temperatuur, licht en vochtigheid moeten worden gecontroleerd), neemt elektronische opslag slechts de paar vierkante millimeter in beslag van de chip waarop hij is opgeslagen.

In termen van investeringen en logistiek hebben beide oplossingen hun voor- en nadelen: om aan strenge normen inzake cyberveiligheid en vertrouwelijkheid te voldoen, vereist de digitalisering en opslag van uw elektronische archieven een investering in specifieke software of de inschakeling van professionele diensten van derden. Het opslaan van fysieke archieven in goede bewaaromstandigheden die hun fysieke integriteit voor jaren garanderen, vergt ook een zekere investering (verwarmingskosten en opslagapparatuur of diensten van een professioneel opslagbedrijf).

Is uw archiveringssysteem overzichtelijk en doordacht? Ook uw archieven zijn gemakkelijk en snel terug te vinden, of ze nu elektronisch of fysiek zijn.

Kan een archiveringsbedrijf of een professionele archivaris worden ingeschakeld om de archieven te digitaliseren?

Bij archives conseil zorgen wij voor de digitalisering van uw archieven, met bijzondere aandacht voor de indexering ervan, zodat ze op elk moment kunnen worden opgezocht.

Hoe gaan we te werk?

  • Onze chauffeurs komen uw documenten bij u ophalen en vervoeren ze naar ons scancentrum.
  • Onze coderingsteams creëren de bestanden en slaan ze op in onze cloud of plaatsen ze via een digitaal opslagapparaat (usb-sleutel of harde schijf) terug naar uw servers.
  • Wij bezorgen u uw fysieke documenten, slaan ze op of vernietigen ze volgens uw verzoek.

Krijg ons advies over fysieke en digitale archivering

Wilt u meer advies, tips en trucs voor het elektronisch en/of fysiek archiveren van uw bedrijfs- of persoonlijke documenten, of wilt u meer informatie over het uitbesteden van deze archivering? Onze archivarissen staan tot uw beschikking om al uw vragen te beantwoorden.

Archiveren

Voorspelling archiveringsmarkt 2024-2029: Trends, kansen en uitdagingen

L'archivage, qu'il s'agisse de documents physiques ou de données électroniques, joue un rôle crucial dans la gestion de l'information pour les entreprises et les organisations du monde entier. Avec l'augmentation constante du volume de données et l'importance accrue de la conformité réglementaire, le marché de l'archivage connaît une évolution significative.

Archiveren

Optimalisatie van documentbeheer voor advocatenkantoren: oplossingen en best practices

Het beheren van archieven is een essentieel onderdeel van de juridische praktijk van een advocatenkantoor. Tussen contracten, correspondentie, procesdossiers en administratieve documenten kan de hoeveelheid te beheren informatie overweldigend zijn. Bovendien vereist de vertrouwelijke aard van juridische gegevens speciale aandacht voor beveiliging en naleving van regelgeving.

Archiveren

Uw verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke en gevoelige archieven in België

Het beheren van vertrouwelijke en gevoelige documenten is van cruciaal belang voor veel organisaties in België, of het nu gaat om advocatenkantoren, bedrijven, overheidsinstellingen of non-profitorganisaties. Het beschermen van deze informatie is niet alleen essentieel om de vertrouwelijkheid van de klant en de reputatie van het bedrijf te behouden, maar ook om te voldoen aan de strikte Belgische wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.

Archiveren

Hoe voorkom je een overdaad aan documenten?

Documentarchivering is voor veel bedrijven, overheidsorganisaties en instellingen een cruciale praktijk. Het bewaren van cruciale gegevens is essentieel voor het naleven van de wetgeving, het informatiebeheer en het behoud van de geschiedenis van de entiteit. Het is echter net zo belangrijk om de risico's te onderkennen die gepaard gaan met overarchivering.

Archiveren

Hoe lang moeten persoonlijke documenten worden gearchiveerd?

Wist je dat ? Bepaalde documenten die u in uw bezit heeft, moeten een bepaald aantal jaren of zelfs levenslang legaal in uw bezit blijven. Niet beledigend voor Marie Kondō of andere fans van lege opslag: er bestaat inderdaad een onherleidbare doos met archieven die u op een veilige en droge plaats in uw huis moet bewaren. De experts van Archives Conseil helpen u bij het opstellen van een lijst met documenten die er moeten zijn.

Digitalisering van documenten

Elektronische documentarchivering, gebruiksaanwijzing

Zoals we kunnen raden, biedt de elektronische archivering van documenten waarschijnlijk een aanzienlijke besparing in tijd en ruimte vergeleken met traditionele archivering waarbij dozen, rekken, etikettering, ruimte en geschikte omstandigheden betrokken zijn. Maar waar bestaat het precies uit? Onze experts zullen u inlichten.

Archiveren

Archivaris, een veelzijdig beroep

Wist je dat ? Ongeacht de vooroordelen en de collectieve verbeelding is een archivaris niet noodzakelijkerwijs deze persoon die voorovergebogen en zo stoffig is als de dozen die ze op een kar duwt waarvan de wielen achter in een kamer met gedimd licht piepen. Neen ! Een archivaris is zelfs een behoorlijk cool persoon die over verschillende zeer nuttige vaardigheden beschikt om deze veelzijdige functie uit te voeren! Wij leggen uit…

Archiveren

Waarom bewaren we eigenlijk archieven?

We praten altijd over het bewaren van documenten en uw bedrijf beschikt al sinds de oprichting over een archiefruimte, maar heeft u zich ooit afgevraagd waarom het archiveren van documenten nuttig en verstandig is? Deskundigen van de Archiefraad geven antwoord op deze vraag.

Archiveren

Uw archiefruimte inrichten: enkele adviezen van experten

Bent u van plan een nieuwe archiefruimte te creëren of renovatiewerken uit te voeren in uw huidige archiefruimte? Om een ​​goede bewaring van documenten te garanderen, moet de inrichting van uw archiefruimte aan bepaalde regels voldoen. De experts van Archives Conseil helpen u daarbij rekening te houden.

Menu