02 647 33 01OFFERTE AANVRAGEN

Aan welke voorwaarden voor het bewaren van archieven moet worden voldaan?

Wist u dat 50% van de bedrijven binnen 5 jaar failliet gaat na een totaal onopzettelijk verlies van informatie? Een cijfer dat u ertoe aanzet om zorg te dragen voor uw gearchiveerde bedrijfsdocumenten, nietwaar? En als u van statistieken houdt, zijn er nog andere: 35% van de documenten van een bedrijf kan niet worden teruggevonden of is onbruikbaar, 40 tot 70% van de tijd van een werknemer in de dienstensector wordt besteed aan het beheer van documenten, en interne opslag en archiefbeheer kosten 3 keer meer dan externe opslag… Nog andere goede redenen om na te denken over de bewaaromstandigheden en de efficiëntie van uw archiveringssysteem, toch?

Behoud de fysieke integriteit van uw archieven

Naast het gemakkelijk terugvinden van uw documenten is de tweede doelstelling van archivering het bewaren en in goede staat houden van uw documenten. Door uw papieren documenten in goede staat te houden, voorkomt u beschadiging of verlies. Dit beheer kan niet worden geïmproviseerd en moet deel uitmaken van een strikt en georganiseerd archiveringsbeleid.

Hoe bewaart u de fysieke integriteit van uw documenten? Zoals de naam het al zegt, zijn uw te bewaren papieren gemaakt van… Papier. Hun vijanden zijn dan ook bekend: vochtigheid, water, vuur, licht, bepaalde insecten en stof. De eerste stap is het plaatsen van uw archief in een verwarmde ruimte, zonder al te veel direct licht, voorzien van rookmelders en rekken. Zet uw dozen nooit op de vloer! Om stof, insecten en overtollig licht, die de inkt op de teksten geleidelijk zouden kunnen uitwissen, te voorkomen, raden wij u aan uw documenten in stevige, gesloten archiefdozen te plaatsen. En omdat je nooit voorzichtig genoeg kunt zijn, moet je van tijd tot tijd de kamer betreden om te controleren of alles goed gaat (geen waterschade, vochtigheid of kapotte radiator, bijvoorbeeld).

Moet de archivering van bedrijfsdocumenten worden uitbesteden?

Het voordeel van fysieke of digitale archivering die geheel of gedeeltelijk wordt toevertrouwd aan een externe dienstverlener die gespecialiseerd is in archivering, zoals Archives Conseil? De garantie van veilige opslag van uw bedrijfsdocumenten. Onze opslagfaciliteiten voldoen aan alle huidige veiligheidsnormen en hun uitrusting is toonaangevend op het gebied van technologie. Een professionele archiveringsdienst zoals de onze is uitgerust met anti-inbraaksystemen, brandbeveiligingssystemen, vocht- en warmtemonitors, enz., die allemaal worden gecontroleerd door een extern bedrijf dat hierin gespecialiseerd is. Uw archieven zijn dus in goede handen.

Wat met de conservering van digitale archieven?

Digitalisering beschermt uw archieven helaas niet tegen de tand des tijds of tegen welke ramp dan ook. Denk eens aan alles wat op diskettes is bewaard… Hoe zou u deze archieven vandaag raadplegen als dat nodig is? De digitale archivering van uw zakelijke documenten moet ook het onderwerp zijn van een globale strategie die bestand is tegen tijd en ongevallen.

Profiteer van ons advies over het archiveren van uw bedrijfsdocumenten

Wilt u meer advies, tips en trucs over het archiveren van uw papieren (persoonlijk of zakelijk) of wilt u meer informatie over het uitbesteden van uw archivering? Wij beantwoorden graag al uw vragen.

CONTACTEER ONS

—

Archiveren

Hybride archivering : De ideale combinatie van digitaal en papier?

In het tijdperk van digitale transformatie worden bedrijven steeds vaker geconfronteerd met een dilemma: moeten ze fysieke archieven blijven gebruiken of volledig digitaliseren? Hoewel de dematerialisatie van documenten onmiskenbare voordelen biedt, heeft papier in veel sectoren nog steeds een voorkeurspositie. Geconfronteerd met deze situatie komt één oplossing naar voren als het ideale alternatief: hybride archivering, een aanpak die de sterke punten van digitaal en papier combineert.

Archiveren

Historische archieven archiveren: hoe documenten met erfgoedwaarde bewaren?

Historische archieven zijn een onbetaalbare schatkamer die ons collectief geheugen en cultureel erfgoed belichaamt. Of het nu gaat om manuscripten, foto's, kranten of oude registers, het bewaren ervan vormt een cruciale uitdaging voor instellingen, bibliotheken en bedrijven. Deze archieven vereisen speciale aandacht om ervoor te zorgen dat ze op lange termijn bewaard blijven en tegelijkertijd voldoende toegankelijk zijn voor onderzoekers, historici en het grote publiek.

Archiveren

De uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken: hoe kunnen we ons aanpassen?

Met de opkomst van telewerken staan documentbeheer en archivering voor nieuwe uitdagingen. Veel bedrijven, die te maken hebben met verspreide teams, moeten hun methoden herzien om de veiligheid, toegankelijkheid en efficiëntie van hun archieven te garanderen. Hoe pas je je aan deze nieuwe realiteit aan? Laten we samen de belangrijkste uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken en de oplossingen daarvoor bekijken.

Opslag condities

Administratieve fobie: wanneer uitstel een probleem wordt

Bij sommige mensen kan alleen al het noemen van administratieve taken gevoelens van angst en onbehagen oproepen. Deze neiging om administratieve procedures voor onbepaalde tijd uit te stellen, bekend als "administratieve fobie", lijkt op het eerste gezicht misschien onschuldig. Het kan echter schadelijke gevolgen hebben voor het dagelijks leven en de geestelijke gezondheid van degenen die er last van hebben.

Archiveren

Brussel: de boekhoudarchieven eindelijk opgeruimd!

Goed nieuws voor Brusselse archivarissen! Na jarenlang lobbyen is de bewaartermijn voor boeken en boekenbonnen teruggebracht van 30 naar 10 jaar. Deze beslissing, officieel genomen door de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, zal kilometers opslagruimte vrijmaken en het archiefbeheer vereenvoudigen.

Opslag condities

Administratieve fobie begrijpen

Administratieve fobie, die vaak over het hoofd wordt gezien maar heel reëel is, is een angststoornis die zich manifesteert als een intense en irrationele angst voor administratieve en bureaucratische taken. Voor de betrokkenen kan het uitvoeren van eenvoudige administratieve taken leiden tot ernstige symptomen van angst, variërend van paniek tot volledige verlamming. Deze aandoening kan ernstige gevolgen hebben voor het dagelijkse en professionele leven van de patiënten.

Archiveren

Voorspelling archiveringsmarkt 2024-2029: Trends, kansen en uitdagingen

Archivering, of het nu gaat om fysieke documenten of elektronische gegevens, speelt een cruciale rol in het informatiebeheer voor bedrijven en organisaties over de hele wereld. Met de steeds groter wordende hoeveelheid gegevens en het toenemende belang van naleving van de regelgeving, ondergaat de archiveringsmarkt aanzienlijke veranderingen.

Archiveren

Optimalisatie van documentbeheer voor advocatenkantoren: oplossingen en best practices

Het beheren van archieven is een essentieel onderdeel van de juridische praktijk van een advocatenkantoor. Tussen contracten, correspondentie, procesdossiers en administratieve documenten kan de hoeveelheid te beheren informatie overweldigend zijn. Bovendien vereist de vertrouwelijke aard van juridische gegevens speciale aandacht voor beveiliging en naleving van regelgeving.

Archiveren

Uw verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke en gevoelige archieven in België

Het beheren van vertrouwelijke en gevoelige documenten is van cruciaal belang voor veel organisaties in België, of het nu gaat om advocatenkantoren, bedrijven, overheidsinstellingen of non-profitorganisaties. Het beschermen van deze informatie is niet alleen essentieel om de vertrouwelijkheid van de klant en de reputatie van het bedrijf te behouden, maar ook om te voldoen aan de strikte Belgische wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.

Menu

Onze diensten

Onze benodigdheden