Bruxelles : les archives comptables enfin désencombrées !
Bonne nouvelle pour les archivistes bruxellois ! Après des années de revendication, le délai de conservation des livres et pièces justificatives comptables a été réduit de 30 à 10 ans.
Le saviez-vous ? 50 % des entreprises déposent le bilan dans les 5 années après une perte accidentelle totale d’informations. Un chiffre qui donne envie de prendre soin de vos documents d’entreprise archivés, non ? Et si vous aimez les statistiques, il y en a d’autres : 35 % des documents d’une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables, 40 à 70 % du temps d’un travailleur dans le tertiaire sont consacrés à la gestion des documents, et le stockage et la gestion de l’archivage en interne coûtent 3 fois plus cher qu’en externe… D’autres bonnes raisons de réfléchir aux conditions de conservation et à l’efficacité de votre système d’archivage, non ?
Préservez l’intégrité physique de vos archives
Outre le fait de retrouver facilement vos documents, le deuxième objectif de l’archivage est de conserver et garder vos documents en bon état. La conservation de vos documents papier dans de bonnes conditions permettra d’éviter toute dégradation ou perte accidentelle. Cette gestion ne s’improvise pas et doit s’inscrire dans une politique d’archivage mettant en œuvre rigueur et organisation.
Comment préserver l’intégrité physique de vos documents ? Comme leur nom l’indique, vos papiers à garder sont en… papier. Leurs ennemis sont donc bien connus : l’humidité, l’eau, le feu, la lumière, certains insectes et la poussière. La première étape est donc d’installer vos archives dans une pièce chauffée, sans trop de lumière directe, munie de détecteurs de fumée et d’étagères. Ne posez jamais vos cartons à même le sol ! Afin d’éviter poussières, insectes et surplus de lumière qui pourrait effacer peu à peu l’encre des textes, nous vous recommandons de disposer vos documents dans des boîtes d’archives solides et fermées. Et puisqu’on n’est jamais trop prudent, veillez à vous rendre de temps en temps dans cette salle pour vérifier que tout s’y passe bien (pas de dégâts des eaux, d’humidité, ni de radiateur en panne, par exemple).
Faut-il externaliser l’archivage des documents d’entreprise ?
L’avantage de l’archivage physique ou numérique confié en totalité ou en partie à un prestataire externe spécialiste de l’archivage tel qu’Archives Conseil ? La garantie d’un stockage sécurisé de vos documents d’entreprise. Nos locaux de conservation répondent à toutes les normes de sécurité en vigueur et leur équipement est à la pointe de la technologie. Un service d’archivage professionnel comme le nôtre sera notamment doté de système anti-intrusion, de dispositifs anti-incendie, de moniteurs d’humidité et de chaleur… eux-mêmes contrôlés par une entreprise externe dont c’est la spécialité. Vos archives sont donc entre de bonnes mains.
Quid de la conservation des archives numériques ?
La numérisation ne place malheureusement pas vos archives à l’abri des dégâts du temps ou d’un sinistre quelconque. Pensez à tout ce qui a été conservé sur des disquettes… Comment consulteriez-vous ces archives aujourd’hui en cas de besoin ? L’archivage numérique de vos documents d’entreprise doit lui aussi faire l’objet d’une stratégie globale à l’épreuve du temps et des accidents.
Bénéficiez de nos conseils en matière d’archivage de vos documents d’entreprise
Vous souhaitez davantage de conseils, de trucs et d’astuces en matière d’archivage de vos papiers à garder (personnels ou d’entreprise) ou vous désirez davantage d’informations sur l’externalisation de votre archivage ? Nous sommes à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.
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Comprendre la Phobie Administrative
La phobie administrative, souvent méconnue mais bien réelle, est un trouble anxieux qui se manifeste par une peur intense et irrationnelle des tâches administratives et bureaucratiques.
Prévision du Marché de l’Archivage 2024-2029 : Tendances, Opportunités et Défis
L'archivage, qu'il s'agisse de documents physiques ou de données électroniques, joue un rôle crucial dans la gestion de l'information pour les entreprises et les organisations du monde entier. Avec l'augmentation constante du volume de données et l'importance accrue de la conformité réglementaire, le marché de l'archivage connaît une évolution significative.
Optimiser la Gestion des Archives pour les Cabinets d’Avocats : Solutions et Meilleures Pratiques
La gestion des archives est une composante essentielle de la pratique juridique des cabinets d'avocats. Entre contrats, correspondances, dossiers de litige et documents administratifs, la quantité d'informations à gérer peut être écrasante. De plus, la nature confidentielle des données juridiques requiert une attention particulière à la sécurité et à la conformité réglementaire.
Vos Obligations en Matière d’Archives Confidentielles et Sensibles en Belgique
La gestion des archives confidentielles et sensibles est cruciale pour de nombreuses organisations en Belgique, qu'il s'agisse de cabinets d'avocats, d'entreprises, d'institutions gouvernementales ou d'organisations à but non lucratif. La protection de ces informations est essentielle non seulement pour préserver la confidentialité des clients et la réputation de l'entreprise, mais aussi pour se conformer aux obligations légales belges strictes en matière de protection des données.
Comment éviter la surcharge documentaire ?
L'archivage de documents est une pratique cruciale pour de nombreuses entreprises, organisations gouvernementales et institutions. La conservation de documents essentiels est essentielle pour la conformité légale, la gestion des informations et la préservation de l'histoire de l'entité. Cependant, il est tout aussi important de reconnaître les risques associés au sur-archivage.
Quelle durée pour l’archivage des documents personnels ?
Le saviez-vous ? Certains documents en votre possession doivent le rester légalement pendant un certain nombre d’années, voire à vie. N’en déplaise à Marie Kondō ou autres adeptes du rangement par le vide, il y a bel et bien un irréductible carton d’archives qu’il vous faudra conserver dans un endroit sûr et sec de votre maison. Les experts d’Archives Conseil vous aident à dresser la liste des documents qui doivent s’y trouver.
Archiviste, un métier aux multiples facettes
Le saviez-vous ? N’en déplaise aux préjugés et à l’imaginaire collectif, un archiviste n’est pas forcément cette personne voûtée et aussi poussiéreuse que les cartons qu’elle pousse sur un chariot dont les roulettes grincent dans le fond d’une pièce aux lumières tamisées. Non ! Un archiviste, c’est même une personne plutôt cool qui dispose de plusieurs compétences bien utiles pour exercer cette fonction aux multiples facettes ! On vous explique…
Pourquoi conservons-nous des archives, au fait ?
On parle toujours de conservation des documents et votre entreprise dispose d’ailleurs de sa salle d’archivage depuis sa création, mais vous êtes-vous déjà demandé pour quelles raisons archiver les documents était utile et judicieux ? Les experts d’Archives Conseil répondent à cette question.
Aménagement de votre salle d’archives : quelques conseils d’experts
Vous envisagez de créer une nouvelle salle d’archives ou de réaliser quelques travaux de rénovation dans votre local d’archivage actuel ? Pour assurer une bonne conservation des documents, l’aménagement de vos locaux d’archives doit respecter certaines règles que les experts d’Archives Conseil vous aident à garder en tête.