Quelles conditions de conservation des archives faut-il respecter ?

Le saviez-vous? 50% des entreprises déposent le bilan dans les 5 années après une perte accidentelle totale d’informations. Un chiffre qui donne envie de prendre soin de vos documents d’entreprise archivés, non? Et si vous aimez les statistiques, il y en a d’autres : 35% des documents d’une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables, 40 à 70% du temps d’un travailleur dans le tertiaire sont consacrés à la gestion des documents, et le stockage et la gestion de l’archivage en interne coûtent 3 fois plus cher qu’en externe… D’autres bonnes raisons de réfléchir aux conditions de conservation et à l’efficacité de votre système d’archivage, non? 

Préservez l’intégrité physique de vos archives

Outre le fait de retrouver facilement vos documents, le deuxième objectif de l’archivage est de conserver et garder vos documents en bon état. La conservation de vos documents papier dans de bonnes conditions permettra d’éviter toute dégradation ou perte accidentelle. Cette gestion ne s’improvise pas et doit s’inscrire dans une politique d’archivage mettant en œuvre rigueur et organisation.  

Comment préserver l’intégrité physique de vos documents ? Comme leur nom l’indique, vos papiers à garder sont en… papier. Leurs ennemis sont donc bien connus : l’humidité, l’eau, le feu, la lumière, certains insectes et la poussière. La première étape est donc d’installer vos archives dans une pièce chauffée, sans trop de lumière directe, munie de détecteurs de fumée et d’étagères. Ne posez jamais vos cartons à même le sol ! Afin d’éviter poussières, insectes et surplus de lumière qui pourrait effacer peu à peu l’encre des textes, nous vous recommandons de disposer vos documents dans des boîtes d’archives solides et fermées. Et puisqu’on n’est jamais trop prudent, veillez à vous rendre de temps en temps dans cette salle pour vérifier que tout s’y passe bien (pas de dégâts des eaux, d’humidité, ni de radiateur en panne, par exemple).  

Faut-il externaliser l’archivage des documents d’entreprise ?

L’avantage de l’archivage physique ou numérique confié en totalité ou en partie à un prestataire externe spécialiste de l’archivage tel qu’Archives Conseil? La garantie d’un stockage sécurisé de vos documents d’entreprise. Nos locaux de conservation répondent à toutes les normes de sécurité en vigueur et leur équipement est à la pointe de la technologie. Un service d’archivage professionnel comme le nôtre sera notamment doté de système anti-intrusion, de dispositifs anti-incendie, de moniteurs d’humidité et de chaleur… eux-mêmes contrôlés par une entreprise externe dont c’est la spécialité. Vos archives sont donc entre de bonnes mains.  

Quid de la conservation des archives numériques ?

La numérisation ne place malheureusement pas vos archives à l’abri des dégâts du temps ou d’un sinistre quelconque. Pensez à tout ce qui a été conservé sur des disquettes… Comment consulteriez-vous ces archives aujourd’hui en cas de besoin? L’archivage numérique de vos documents d’entreprise doit lui aussi faire l’objet d’une stratégie globale à l’épreuve du temps et des accidents.  

Bénéficiez de nos conseils en matière d’archivage de vos documents d’entreprise

Vous souhaitez davantage de conseils, de trucs et d’astuces en matière d’archivage de vos papiers à garder (personnels ou d’entreprise) ou vous désirez davantage d’informations sur l’externalisation de votre archivage? Nous sommes à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.  

Archivage

Comment organiser le bon archivage de vos documents physiques ?

Le volume de vos papiers à garder devient de plus en plus important et vous avez peur de vous y perdre ? Suivez nos conseils pour mettre en place un bon système de classement de vos documents d’entreprises ou privés. Investissez dans des cartons d’archivage ou faites appel à un archiviste professionnel.

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Quelle est la valeur légale des archives numériques ?

L’archivage numérique a la cote. La dématérialisation de document dans une perspective de « zéro papier » est une ambition pour de nombreuses entreprises. Mais attention, peut-on numériser les archives et en détruire les exemplaires papier comme on l’entend ? Les archives électroniques ainsi obtenues ont-elles la même valeur légale que les documents physiques ?

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