Outre le fait de retrouver facilement vos documents, le deuxième objectif de l’archivage est de conserver et garder vos documents en bon état. La conservation de vos documents papier dans de bonnes conditions permettra d’éviter toute dégradation ou perte accidentelle. Cette gestion ne s’improvise pas et doit s’inscrire dans une politique d’archivage mettant en œuvre rigueur et organisation.
Comment préserver l’intégrité physique de vos documents ? Comme leur nom l’indique, vos papiers à garder sont en… papier. Leurs ennemis sont donc bien connus : l’humidité, l’eau, le feu, la lumière, certains insectes et la poussière. La première étape est donc d’installer vos archives dans une pièce chauffée, sans trop de lumière directe, munie de détecteurs de fumée et d’étagères. Ne posez jamais vos cartons à même le sol ! Afin d’éviter poussières, insectes et surplus de lumière qui pourrait effacer peu à peu l’encre des textes, nous vous recommandons de disposer vos documents dans des boîtes d’archives solides et fermées. Et puisqu’on n’est jamais trop prudent, veillez à vous rendre de temps en temps dans cette salle pour vérifier que tout s’y passe bien (pas de dégâts des eaux, d’humidité, ni de radiateur en panne, par exemple).
