02 647 33 01OFFERTE AANVRAGEN

Aan welke voorwaarden voor het bewaren van archieven moet worden voldaan?

Wist u dat 50% van de bedrijven binnen 5 jaar failliet gaat na een totaal onopzettelijk verlies van informatie? Een cijfer dat u ertoe aanzet om zorg te dragen voor uw gearchiveerde bedrijfsdocumenten, nietwaar? En als u van statistieken houdt, zijn er nog andere: 35% van de documenten van een bedrijf kan niet worden teruggevonden of is onbruikbaar, 40 tot 70% van de tijd van een werknemer in de dienstensector wordt besteed aan het beheer van documenten, en interne opslag en archiefbeheer kosten 3 keer meer dan externe opslag… Nog andere goede redenen om na te denken over de bewaaromstandigheden en de efficiëntie van uw archiveringssysteem, toch?

Behoud de fysieke integriteit van uw archieven

Naast het gemakkelijk terugvinden van uw documenten is de tweede doelstelling van archivering het bewaren en in goede staat houden van uw documenten. Door uw papieren documenten in goede staat te houden, voorkomt u beschadiging of verlies. Dit beheer kan niet worden geïmproviseerd en moet deel uitmaken van een strikt en georganiseerd archiveringsbeleid.

Hoe bewaart u de fysieke integriteit van uw documenten? Zoals de naam het al zegt, zijn uw te bewaren papieren gemaakt van… Papier. Hun vijanden zijn dan ook bekend: vochtigheid, water, vuur, licht, bepaalde insecten en stof. De eerste stap is het plaatsen van uw archief in een verwarmde ruimte, zonder al te veel direct licht, voorzien van rookmelders en rekken. Zet uw dozen nooit op de vloer! Om stof, insecten en overtollig licht, die de inkt op de teksten geleidelijk zouden kunnen uitwissen, te voorkomen, raden wij u aan uw documenten in stevige, gesloten archiefdozen te plaatsen. En omdat je nooit voorzichtig genoeg kunt zijn, moet je van tijd tot tijd de kamer betreden om te controleren of alles goed gaat (geen waterschade, vochtigheid of kapotte radiator, bijvoorbeeld).

Moet de archivering van bedrijfsdocumenten worden uitbesteden?

Het voordeel van fysieke of digitale archivering die geheel of gedeeltelijk wordt toevertrouwd aan een externe dienstverlener die gespecialiseerd is in archivering, zoals Archives Conseil? De garantie van veilige opslag van uw bedrijfsdocumenten. Onze opslagfaciliteiten voldoen aan alle huidige veiligheidsnormen en hun uitrusting is toonaangevend op het gebied van technologie. Een professionele archiveringsdienst zoals de onze is uitgerust met anti-inbraaksystemen, brandbeveiligingssystemen, vocht- en warmtemonitors, enz., die allemaal worden gecontroleerd door een extern bedrijf dat hierin gespecialiseerd is. Uw archieven zijn dus in goede handen.

Wat met de conservering van digitale archieven?

Digitalisering beschermt uw archieven helaas niet tegen de tand des tijds of tegen welke ramp dan ook. Denk eens aan alles wat op diskettes is bewaard… Hoe zou u deze archieven vandaag raadplegen als dat nodig is? De digitale archivering van uw zakelijke documenten moet ook het onderwerp zijn van een globale strategie die bestand is tegen tijd en ongevallen.

Profiteer van ons advies over het archiveren van uw bedrijfsdocumenten

Wilt u meer advies, tips en trucs over het archiveren van uw papieren (persoonlijk of zakelijk) of wilt u meer informatie over het uitbesteden van uw archivering? Wij beantwoorden graag al uw vragen.

CONTACTEER ONS

—

Archiveren

De uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken: hoe kunnen we ons aanpassen?

Met de opkomst van telewerken staan documentbeheer en archivering voor nieuwe uitdagingen. Veel bedrijven, die te maken hebben met verspreide teams, moeten hun methoden herzien om de veiligheid, toegankelijkheid en efficiëntie van hun archieven te garanderen. Hoe pas je je aan deze nieuwe realiteit aan? Laten we samen de belangrijkste uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken en de oplossingen daarvoor bekijken.

Opslag condities

Administratieve fobie: wanneer uitstel een probleem wordt

Bij sommige mensen kan alleen al het noemen van administratieve taken gevoelens van angst en onbehagen oproepen. Deze neiging om administratieve procedures voor onbepaalde tijd uit te stellen, bekend als "administratieve fobie", lijkt op het eerste gezicht misschien onschuldig. Het kan echter schadelijke gevolgen hebben voor het dagelijks leven en de geestelijke gezondheid van degenen die er last van hebben.

Archiveren

Brussel: de boekhoudarchieven eindelijk opgeruimd!

Goed nieuws voor Brusselse archivarissen! Na jarenlang lobbyen is de bewaartermijn voor boeken en boekenbonnen teruggebracht van 30 naar 10 jaar. Deze beslissing, officieel genomen door de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, zal kilometers opslagruimte vrijmaken en het archiefbeheer vereenvoudigen.

Opslag condities

Administratieve fobie begrijpen

Administratieve fobie, die vaak over het hoofd wordt gezien maar heel reëel is, is een angststoornis die zich manifesteert als een intense en irrationele angst voor administratieve en bureaucratische taken. Voor de betrokkenen kan het uitvoeren van eenvoudige administratieve taken leiden tot ernstige symptomen van angst, variërend van paniek tot volledige verlamming. Deze aandoening kan ernstige gevolgen hebben voor het dagelijkse en professionele leven van de patiënten.

Archiveren

Voorspelling archiveringsmarkt 2024-2029: Trends, kansen en uitdagingen

Archivering, of het nu gaat om fysieke documenten of elektronische gegevens, speelt een cruciale rol in het informatiebeheer voor bedrijven en organisaties over de hele wereld. Met de steeds groter wordende hoeveelheid gegevens en het toenemende belang van naleving van de regelgeving, ondergaat de archiveringsmarkt aanzienlijke veranderingen.

Archiveren

Optimalisatie van documentbeheer voor advocatenkantoren: oplossingen en best practices

Het beheren van archieven is een essentieel onderdeel van de juridische praktijk van een advocatenkantoor. Tussen contracten, correspondentie, procesdossiers en administratieve documenten kan de hoeveelheid te beheren informatie overweldigend zijn. Bovendien vereist de vertrouwelijke aard van juridische gegevens speciale aandacht voor beveiliging en naleving van regelgeving.

Archiveren

Uw verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke en gevoelige archieven in België

Het beheren van vertrouwelijke en gevoelige documenten is van cruciaal belang voor veel organisaties in België, of het nu gaat om advocatenkantoren, bedrijven, overheidsinstellingen of non-profitorganisaties. Het beschermen van deze informatie is niet alleen essentieel om de vertrouwelijkheid van de klant en de reputatie van het bedrijf te behouden, maar ook om te voldoen aan de strikte Belgische wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.

Archiveren

Hoe voorkom je een overdaad aan documenten?

Documentarchivering is voor veel bedrijven, overheidsorganisaties en instellingen een cruciale praktijk. Het bewaren van cruciale gegevens is essentieel voor het naleven van de wetgeving, het informatiebeheer en het behoud van de geschiedenis van de entiteit. Het is echter net zo belangrijk om de risico's te onderkennen die gepaard gaan met overarchivering.

Archiveren

Hoe lang moeten persoonlijke documenten worden gearchiveerd?

Wist je dat ? Bepaalde documenten die u in uw bezit heeft, moeten een bepaald aantal jaren of zelfs levenslang legaal in uw bezit blijven. Niet beledigend voor Marie Kondō of andere fans van lege opslag: er bestaat inderdaad een onherleidbare doos met archieven die u op een veilige en droge plaats in uw huis moet bewaren. De experts van Archives Conseil helpen u bij het opstellen van een lijst met documenten die er moeten zijn.

Archiveren

Archivaris, een veelzijdig beroep

Wist je dat ? Ongeacht de vooroordelen en de collectieve verbeelding is een archivaris niet noodzakelijkerwijs deze persoon die voorovergebogen en zo stoffig is als de dozen die ze op een kar duwt waarvan de wielen achter in een kamer met gedimd licht piepen. Neen ! Een archivaris is zelfs een behoorlijk cool persoon die over verschillende zeer nuttige vaardigheden beschikt om deze veelzijdige functie uit te voeren! Wij leggen uit…

Menu

Onze diensten

Onze benodigdheden