Digitale archivering is populair. De dematerialisatie van documenten met het oog op “nul papier” is voor veel bedrijven een ambitie. Maar pas op: kunt u archieven digitaliseren en de papieren exemplaren naar eigen goeddunken vernietigen? Hebben de resulterende elektronische archieven dezelfde juridische waarde als fysieke documenten?
Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van archivering, of het nu fysiek of digitaal is.
Allereerst is het belangrijk op te merken dat er een verschil is tussen “digitale opslag” en “legale digitale archivering”. De eerste betreft het eenvoudig vastleggen van gescande documenten in een directory of op een netwerk, terwijl de tweede betrekking heeft op het naleven van strikte regels en procedures voor het digitaliseren, indexeren en archiveren van documenten. Voldoet uw digitaal archief aan alle wettelijke en contractuele eisen? Dan wordt het beschouwd als een legaal archief en kan dus het papieren archief vervangen. Uw elektronisch archief heeft bewijskracht.
Het eerste zichtbare voordeel (bij wijze van spreken) is het verschil in de ruimte die nodig is om uw (wettelijke) archieven op te slaan. Terwijl uw archiefdozen kilometers rekken in een geschikte ruimte kunnen bezetten (waar temperatuur, licht en vochtigheid moeten worden gecontroleerd), neemt elektronische opslag slechts de paar vierkante millimeter in beslag van de chip waarop hij is opgeslagen.
In termen van investeringen en logistiek hebben beide oplossingen hun voor- en nadelen: om aan strenge normen inzake cyberveiligheid en vertrouwelijkheid te voldoen, vereist de digitalisering en opslag van uw elektronische archieven een investering in specifieke software of de inschakeling van professionele diensten van derden. Het opslaan van fysieke archieven in goede bewaaromstandigheden die hun fysieke integriteit voor jaren garanderen, vergt ook een zekere investering (verwarmingskosten en opslagapparatuur of diensten van een professioneel opslagbedrijf).
Is uw archiveringssysteem overzichtelijk en doordacht? Ook uw archieven zijn gemakkelijk en snel terug te vinden, of ze nu elektronisch of fysiek zijn.
Bij archives conseil zorgen wij voor de digitalisering van uw archieven, met bijzondere aandacht voor de indexering ervan, zodat ze op elk moment kunnen worden opgezocht.
Hoe gaan we te werk?
Wilt u meer advies, tips en trucs voor het elektronisch en/of fysiek archiveren van uw bedrijfs- of persoonlijke documenten, of wilt u meer informatie over het uitbesteden van deze archivering? Onze archivarissen staan tot uw beschikking om al uw vragen te beantwoorden.
—
Met de toenemende digitalisering van bedrijven wenden veel organisaties zich tot cloudopslag om hun digitale archieven te beheren. Hoewel deze oplossing veel voordelen heeft, roept deze ook vragen op over de veiligheid ervan. Is de cloud dus een betrouwbare optie voor het archiveren van uw zakelijke documenten? Laten we eens kijken naar de voordelen, potentiële risico's en best practices om een weloverwogen beslissing te nemen.
Met de opkomst van telewerken staan documentbeheer en archivering voor nieuwe uitdagingen. Veel bedrijven, die te maken hebben met verspreide teams, moeten hun methoden herzien om de veiligheid, toegankelijkheid en efficiëntie van hun archieven te garanderen. Hoe pas je je aan deze nieuwe realiteit aan? Laten we samen de belangrijkste uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken en de oplossingen daarvoor bekijken.
Kunstmatige intelligentie (AI) is het beheer van archieven in stilte maar ingrijpend aan het veranderen. Archieven - of ze nu genealogisch, historisch of administratief zijn - die ooit voorbehouden waren aan experts en moeilijk toegankelijk voor het grote publiek, worden nu toegankelijker en bruikbaarder dankzij de vooruitgang in AI. Achter deze revolutie schuilt één ambitie: de toegang tot deze schatten van informatie democratiseren en ze gemakkelijker toegankelijk maken.
In de snel veranderende zakenwereld van vandaag is digitalisering een belangrijke katalysator voor transformatie. Voor bedrijven is de overgang van papier naar digitaal een noodzaak geworden als ze concurrerend willen blijven in een voortdurend veranderende omgeving. Maar wat is de specifieke impact van digitalisering op boekhouden? Laten we eens kijken naar de voordelen en kansen die het biedt.
Goed nieuws voor Brusselse archivarissen! Na jarenlang lobbyen is de bewaartermijn voor boeken en boekenbonnen teruggebracht van 30 naar 10 jaar. Deze beslissing, officieel genomen door de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, zal kilometers opslagruimte vrijmaken en het archiefbeheer vereenvoudigen.
In de wereld van de boekhouding zijn efficiëntie en nauwkeurigheid de sleutel tot zakelijk succes. Documentbeheer op papier en handmatige processen kunnen echter de productiviteit belemmeren en de kans op fouten vergroten. Dat is waar digitalisering om de hoek komt kijken - een innovatieve oplossing die een revolutie teweegbrengt in de manier waarop accountantskantoren werken en hun diensten leveren. In dit artikel onderzoeken we hoe digitalisering de accountancypraktijk verandert en aanzienlijke voordelen oplevert voor kantoren en hun klanten.
Archivering, of het nu gaat om fysieke documenten of elektronische gegevens, speelt een cruciale rol in het informatiebeheer voor bedrijven en organisaties over de hele wereld. Met de steeds groter wordende hoeveelheid gegevens en het toenemende belang van naleving van de regelgeving, ondergaat de archiveringsmarkt aanzienlijke veranderingen.
Het beheren van archieven is een essentieel onderdeel van de juridische praktijk van een advocatenkantoor. Tussen contracten, correspondentie, procesdossiers en administratieve documenten kan de hoeveelheid te beheren informatie overweldigend zijn. Bovendien vereist de vertrouwelijke aard van juridische gegevens speciale aandacht voor beveiliging en naleving van regelgeving.
Het beheren van vertrouwelijke en gevoelige documenten is van cruciaal belang voor veel organisaties in België, of het nu gaat om advocatenkantoren, bedrijven, overheidsinstellingen of non-profitorganisaties. Het beschermen van deze informatie is niet alleen essentieel om de vertrouwelijkheid van de klant en de reputatie van het bedrijf te behouden, maar ook om te voldoen aan de strikte Belgische wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.
Digitalisering brengt weliswaar veel voordelen met zich mee, maar kan ook aanzienlijke gevolgen hebben voor het milieu als gevolg van het toenemende energie- en hulpbronnenverbruik dat verband houdt met technologie. Er zijn echter verschillende effectieve oplossingen om deze impact te verzachten en een milieuvriendelijkere aanpak te hanteren.
