02 647 33 01OFFERTE AANVRAGEN

Hoe organiseer je de juiste archivering van je fysieke documenten?

 

Het volume van uw te bewaren papieren wordt steeds groter en u bent bang om daarin te verdwalen? Volg ons advies om een ​​goed archiefsysteem op te zetten voor uw zakelijke of privédocumenten. Investeer in archiefdozen of huur een professionele archivaris in.

De essentiële elementen voor het klassement en de opslag van uw zakelijke documenten

Archiveren is een kwestie van methode. Het doel van het beheer van uw professionele en/of persoonlijke archieven is niet alleen om de gezochte documenten gemakkelijk terug te vinden, maar ook om hun fysieke integriteit en eventueel hun vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Het archiveren van uw documenten moet gebeuren volgens specifieke voorwaarden en met behulp van aangepaste apparatuur.

Welke apparatuur moet ik voorzien?

  • Dozen, dozen, dozen! Dit is ons eerste advies: kartonnen archiefdozen zijn uw beste bondgenoten voor een goed beheer en behoud van uw archieven. Met de toename van de grondstoffen is dit echter niet meer helemaal waar, ze zijn praktisch, kunnen van aantekeningen worden voorzien en hebben een sluitsysteem dat uw documenten beschermt tegen stof en direct licht. Heb je ze niet meer nodig? Archiefdozen zijn ook te recyclen.
Onze kartonnen dozen
  • Labels om op uw archiefdozen te plakken, met vermelding van het doosnummer, de datum van deponering en, indien van toepassing, de wettelijke bewaartermijn van de documenten.
  • Binnenin uw archiefdozen kunt u subarchiefelementen aanbrengen, zoals ordners, beschermhoezen of -mappen.
  • Zijn uw zakelijke of persoonlijke documenten opgeborgen in mappen die netjes gerangschikt zijn in nauwkeurig gelabelde kartonnen archiefdozen? Plaats nu uw archiefdozen op stevige planken in een geschikte ruimte (verwarmd en vochtvrij).
Al onze benodigdheden

Welk archiveringssysteem moet u gebruiken voor uw papieren?

Het maakt niet uit welke identificatiecode of nummering u aanbrengt. Het belangrijkste is dat u uw documenten gemakkelijk kunt opslaan en terugvinden. Zorg ervoor dat u uw documenten regelmatig archiveert (het gaat sneller, duidelijker en gemakkelijker als u het gaandeweg doet). Ons professioneel advies? Stel een archiveringsplan op en inventariseer wat waar wordt opgeslagen.

Waarom een professioneel archiveringsbedrijf of archivaris inschakelen?

Zoals u zult hebben begrepen, is het beheren van een archief geen improvisatie. Archiveren vereist striktheid, organisatie, specifieke apparatuur en geschikte ruimte. Het classificeren en zorgvuldig sorteren van uw te bewaren papieren om vervolgens uw archiefdozen in een vochtige kelder te deponeren heeft geen zin… Uw archieven jarenlang opbergen om nooit het document dat u nodig hebt in handen te krijgen zou zeer frustrerend zijn… Voorkom een ​​hoop ongemak. Doe in plaats daarvan een beroep op de professionele archivarissen van Archives Conseil. Wij beschikken over de nodige infrastructuur en logistiek voor het bewaren, classificeren en archiveren van uw documenten. Met 40 jaar ervaring is ons classificatiesysteem goed ingeburgerd en onfeilbaar. Uw documenten worden in de beste omstandigheden, in alle veiligheid en vertrouwelijkheid bewaard en kunnen op eenvoudig verzoek worden geraadpleegd.

Meer weten

Krijg ons advies over het beheer van de archivering van uw belangrijke documenten

Wilt u meer advies, tips en trucs voor het archiveren van uw zakelijke of persoonlijke documenten, of wilt u meer informatie over het uitbesteden van uw archivering? Onze archivarissen staan tot uw beschikking om al uw vragen te beantwoorden.

CONTACTEER ONS

—

Archiveren

Hybride archivering : De ideale combinatie van digitaal en papier?

In het tijdperk van digitale transformatie worden bedrijven steeds vaker geconfronteerd met een dilemma: moeten ze fysieke archieven blijven gebruiken of volledig digitaliseren? Hoewel de dematerialisatie van documenten onmiskenbare voordelen biedt, heeft papier in veel sectoren nog steeds een voorkeurspositie. Geconfronteerd met deze situatie komt één oplossing naar voren als het ideale alternatief: hybride archivering, een aanpak die de sterke punten van digitaal en papier combineert.

Archiveren

Historische archieven archiveren: hoe documenten met erfgoedwaarde bewaren?

Historische archieven zijn een onbetaalbare schatkamer die ons collectief geheugen en cultureel erfgoed belichaamt. Of het nu gaat om manuscripten, foto's, kranten of oude registers, het bewaren ervan vormt een cruciale uitdaging voor instellingen, bibliotheken en bedrijven. Deze archieven vereisen speciale aandacht om ervoor te zorgen dat ze op lange termijn bewaard blijven en tegelijkertijd voldoende toegankelijk zijn voor onderzoekers, historici en het grote publiek.

Archiveren

De uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken: hoe kunnen we ons aanpassen?

Met de opkomst van telewerken staan documentbeheer en archivering voor nieuwe uitdagingen. Veel bedrijven, die te maken hebben met verspreide teams, moeten hun methoden herzien om de veiligheid, toegankelijkheid en efficiëntie van hun archieven te garanderen. Hoe pas je je aan deze nieuwe realiteit aan? Laten we samen de belangrijkste uitdagingen van archivering in het tijdperk van telewerken en de oplossingen daarvoor bekijken.

Archiveren

Brussel: de boekhoudarchieven eindelijk opgeruimd!

Goed nieuws voor Brusselse archivarissen! Na jarenlang lobbyen is de bewaartermijn voor boeken en boekenbonnen teruggebracht van 30 naar 10 jaar. Deze beslissing, officieel genomen door de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, zal kilometers opslagruimte vrijmaken en het archiefbeheer vereenvoudigen.

Archiveren

Voorspelling archiveringsmarkt 2024-2029: Trends, kansen en uitdagingen

Archivering, of het nu gaat om fysieke documenten of elektronische gegevens, speelt een cruciale rol in het informatiebeheer voor bedrijven en organisaties over de hele wereld. Met de steeds groter wordende hoeveelheid gegevens en het toenemende belang van naleving van de regelgeving, ondergaat de archiveringsmarkt aanzienlijke veranderingen.

Archiveren

Optimalisatie van documentbeheer voor advocatenkantoren: oplossingen en best practices

Het beheren van archieven is een essentieel onderdeel van de juridische praktijk van een advocatenkantoor. Tussen contracten, correspondentie, procesdossiers en administratieve documenten kan de hoeveelheid te beheren informatie overweldigend zijn. Bovendien vereist de vertrouwelijke aard van juridische gegevens speciale aandacht voor beveiliging en naleving van regelgeving.

Archiveren

Uw verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke en gevoelige archieven in België

Het beheren van vertrouwelijke en gevoelige documenten is van cruciaal belang voor veel organisaties in België, of het nu gaat om advocatenkantoren, bedrijven, overheidsinstellingen of non-profitorganisaties. Het beschermen van deze informatie is niet alleen essentieel om de vertrouwelijkheid van de klant en de reputatie van het bedrijf te behouden, maar ook om te voldoen aan de strikte Belgische wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.

Archiveren

Hoe voorkom je een overdaad aan documenten?

Documentarchivering is voor veel bedrijven, overheidsorganisaties en instellingen een cruciale praktijk. Het bewaren van cruciale gegevens is essentieel voor het naleven van de wetgeving, het informatiebeheer en het behoud van de geschiedenis van de entiteit. Het is echter net zo belangrijk om de risico's te onderkennen die gepaard gaan met overarchivering.

Archiveren

Hoe lang moeten persoonlijke documenten worden gearchiveerd?

Wist je dat ? Bepaalde documenten die u in uw bezit heeft, moeten een bepaald aantal jaren of zelfs levenslang legaal in uw bezit blijven. Niet beledigend voor Marie Kondō of andere fans van lege opslag: er bestaat inderdaad een onherleidbare doos met archieven die u op een veilige en droge plaats in uw huis moet bewaren. De experts van Archives Conseil helpen u bij het opstellen van een lijst met documenten die er moeten zijn.

Menu

Onze diensten

Onze benodigdheden