Notre futur centre prend forme !
Depuis le lancement des travaux en novembre 2024, le chantier de notre nouveau centre à Tubize progresse à un bon rythme, et nous sommes heureux de vous partager une mise à jour sur les avancées.
Découvrez tous les conseils utiles de nos experts !
Un centre logistique de pointe : l’ingénierie au service de la sécurité et de l’efficacité
Le nouveau centre d’Archives Conseil à Tubize ne se contente pas d’être écologique : il est aussi une prouesse technique conçue pour répondre aux besoins spécifiques du secteur de l’archivage sécurisé et de la destruction documentaire.
Un centre d’archives durable à Tubize : Les engagements écologiques d’Archives Conseil
Dans un monde de plus en plus conscient des enjeux environnementaux, Archives Conseil a fait le choix fort d’inscrire son nouveau centre de Tubize dans une démarche résolument écoresponsable. Ce projet ambitieux vise à concilier efficacité logistique et réduction maximale de l’empreinte écologique. Tour d’horizon des mesures concrètes mises en œuvre.
Recyclage des disques durs : une destruction sécurisée pour la protection de vos données
Dans un monde de plus en plus numérique, les disques durs constituent l’un des principaux supports de stockage de données sensibles. Lorsqu’ils arrivent en fin de vie, il ne suffit pas de les jeter ou de les stocker : il est essentiel de s'assurer qu'aucune donnée ne puisse être récupérée ou utilisée à des fins malveillantes. Chez Archives Conseil, nous avons mis en place une procédure rigoureuse pour assurer la destruction sécurisée et le recyclage des disques durs.
Archivage hybride : La combinaison idéale entre numérique et papier ?
À l'ère de la transformation numérique, les entreprises sont de plus en plus confrontées à un dilemme : doivent-elles continuer à utiliser des archives physiques ou se tourner vers la numérisation complète ? Si la dématérialisation des documents offre des avantages indéniables, le papier conserve une place de choix dans de nombreux secteurs. Face à cette situation, une solution se dessine comme étant l’alternative idéale : l’archivage hybride, une approche qui combine les forces du numérique et du papier.
Optimiser la gestion documentaire dans les PME : défis et solutions
Dans un contexte où la quantité d'informations à gérer ne cesse de croître, la gestion documentaire devient un enjeu crucial pour les petites et moyennes entreprises (PME). L'organisation et la gestion efficaces des documents, qu'ils soient numériques ou physiques, sont essentielles pour assurer la productivité, la conformité légale et la sécurité des données.
Archivage d’archives historiques : Comment préserver les documents d’intérêt patrimonial ?
Les archives historiques constituent un trésor inestimable, porteur de mémoire collective et de patrimoine culturel. Qu'il s'agisse de documents manuscrits, de photographies, de journaux, ou de registres anciens, leur conservation représente un défi crucial pour les institutions, bibliothèques, et entreprises. Ces archives nécessitent une attention particulière pour garantir leur préservation à long terme, tout en assurant un accès adéquat aux chercheurs, historiens et au grand public.
Le stockage cloud pour les archives : sécurisé ou risqué ?
Avec la digitalisation croissante des entreprises, de nombreuses organisations se tournent vers le stockage cloud pour gérer leurs archives numériques. Cependant, si cette solution présente de nombreux avantages, elle suscite aussi des interrogations quant à sa sécurité. Alors, le cloud est-il une option fiable pour l'archivage de vos documents professionnels ? Examinons les avantages, les risques potentiels et les bonnes pratiques pour prendre une décision éclairée.
Les défis de l’archivage à l’ère du télétravail : comment s’adapter ?
Avec la montée en puissance du télétravail, la gestion documentaire et l'archivage font face à de nouveaux défis. De nombreuses entreprises, confrontées à des équipes dispersées, doivent repenser leurs méthodes pour garantir la sécurité, l’accessibilité et l’efficacité de leurs archives. Alors, comment s’adapter à cette nouvelle réalité ? Explorons ensemble les principaux défis de l’archivage à l’ère du télétravail et les solutions pour y faire face.
Archives et Intelligence Artificielle : une révolution silencieuse
L’intelligence artificielle (IA) transforme discrètement, mais profondément, la gestion des archives. Autrefois réservées aux experts et difficiles d’accès pour le grand public, les archives, qu’elles soient généalogiques, historiques ou administratives, sont aujourd'hui rendues plus accessibles et exploitables grâce aux avancées de l’IA. Derrière cette révolution, une ambition : démocratiser l’accès à ces trésors d’informations et faciliter leur exploration.
Gestion des e-mails : pourquoi et comment archiver vos communications électroniques ?
Dans un monde de plus en plus numérique, l'e-mail est devenu l’un des moyens de communication principal pour les entreprises. Cependant, la gestion de cette masse de données peut rapidement devenir complexe, d'autant plus que la plupart des échanges professionnels s’y déroulent.
La Phobie administrative : Quand la procrastination devient un problème
Pour certaines personnes, la simple mention de tâches administratives peut déclencher un sentiment d'anxiété et de malaise. Cette tendance à repousser indéfiniment les démarches administratives, connue sous le nom de "phobie administrative", peut sembler anodine à première vue. Cependant, elle peut avoir des conséquences néfastes sur la vie quotidienne et la santé mentale de ceux qui en souffrent.
Découvrez la « Archives Conseil Running Team » !
Le sport est également vecteur de bien-être. C’est pourquoi en accord avec les membres de l’équipe, nous avons donc décidé de mettre sur pied la « Archives Conseil Running Team ».
La digitalisation : Révolution de la comptabilité pour les entreprises
Dans le monde des affaires en constante évolution, la digitalisation se présente comme un catalyseur majeur de transformation. Pour les entreprises, la transition du papier au numérique est devenue une nécessité pour rester compétitives dans un environnement en perpétuel changement.
Bruxelles : les archives comptables enfin désencombrées !
Bonne nouvelle pour les archivistes bruxellois ! Après des années de revendication, le délai de conservation des livres et pièces justificatives comptables a été réduit de 30 à 10 ans.
La digitalisation au service des cabinets comptables : Transformer la gestion financière pour plus d’efficacité
Dans le monde de la comptabilité, l'efficacité et la précision sont des éléments essentiels pour garantir le succès des entreprises. Cependant, la gestion de documents papier et les processus manuels peuvent entraver la productivité et augmenter les risques d'erreurs.
Comprendre la Phobie Administrative
La phobie administrative, souvent méconnue mais bien réelle, est un trouble anxieux qui se manifeste par une peur intense et irrationnelle des tâches administratives et bureaucratiques.
Prévision du Marché de l’Archivage 2024-2029 : Tendances, Opportunités et Défis
L'archivage, qu'il s'agisse de documents physiques ou de données électroniques, joue un rôle crucial dans la gestion de l'information pour les entreprises et les organisations du monde entier. Avec l'augmentation constante du volume de données et l'importance accrue de la conformité réglementaire, le marché de l'archivage connaît une évolution significative.
Optimiser la Gestion des Archives pour les Cabinets d’Avocats : Solutions et Meilleures Pratiques
La gestion des archives est une composante essentielle de la pratique juridique des cabinets d'avocats. Entre contrats, correspondances, dossiers de litige et documents administratifs, la quantité d'informations à gérer peut être écrasante. De plus, la nature confidentielle des données juridiques requiert une attention particulière à la sécurité et à la conformité réglementaire.
Vos Obligations en Matière d’Archives Confidentielles et Sensibles en Belgique
La gestion des archives confidentielles et sensibles est cruciale pour de nombreuses organisations en Belgique, qu'il s'agisse de cabinets d'avocats, d'entreprises, d'institutions gouvernementales ou d'organisations à but non lucratif. La protection de ces informations est essentielle non seulement pour préserver la confidentialité des clients et la réputation de l'entreprise, mais aussi pour se conformer aux obligations légales belges strictes en matière de protection des données.
Comment peut-on réduire l’impact écologique de la digitalisation ?
La digitalisation, bien qu'elle apporte de nombreux avantages, peut avoir un impact environnemental significatif en raison de la consommation croissante d'énergie et de ressources liée à la technologie. Cependant, il existe plusieurs solutions efficaces pour atténuer cet impact et adopter une approche plus respectueuse de l'environnement.
Comment éviter la surcharge documentaire ?
L'archivage de documents est une pratique cruciale pour de nombreuses entreprises, organisations gouvernementales et institutions. La conservation de documents essentiels est essentielle pour la conformité légale, la gestion des informations et la préservation de l'histoire de l'entité. Cependant, il est tout aussi important de reconnaître les risques associés au sur-archivage.
Quelle durée pour l’archivage des documents personnels ?
Le saviez-vous ? Certains documents en votre possession doivent le rester légalement pendant un certain nombre d’années, voire à vie. N’en déplaise à Marie Kondō ou autres adeptes du rangement par le vide, il y a bel et bien un irréductible carton d’archives qu’il vous faudra conserver dans un endroit sûr et sec de votre maison. Les experts d’Archives Conseil vous aident à dresser la liste des documents qui doivent s’y trouver.
Quels sont les bienfaits environnementaux du recyclage du papier et du carton ?
Nul besoin de vous le rappeler (enfin, on l’espère) : il n’y a pas de planète B ! Or l’épuisement des ressources naturelles et le réchauffement climatique de notre belle Terre vont bon train. Il est plus que temps d’inverser la tendance et cela commence par de petits gestes du quotidien comme recycler les papiers et cartons au lieu de les jeter dans la poubelle générale ou, pire, de les brûler.
Archivage électronique de documents, mode d’emploi
On le devine, l’archivage électronique de documents offre probablement un sacré gain de temps et d’espace par rapport à l’archivage classique impliquant cartons, rayonnages, étiquetages, espace et conditions adaptées. Mais en quoi consiste-t-il exactement ? Nos experts vous éclairent.
Archiviste, un métier aux multiples facettes
Le saviez-vous ? N’en déplaise aux préjugés et à l’imaginaire collectif, un archiviste n’est pas forcément cette personne voûtée et aussi poussiéreuse que les cartons qu’elle pousse sur un chariot dont les roulettes grincent dans le fond d’une pièce aux lumières tamisées. Non ! Un archiviste, c’est même une personne plutôt cool qui dispose de plusieurs compétences bien utiles pour exercer cette fonction aux multiples facettes ! On vous explique…
Pourquoi conservons-nous des archives, au fait ?
On parle toujours de conservation des documents et votre entreprise dispose d’ailleurs de sa salle d’archivage depuis sa création, mais vous êtes-vous déjà demandé pour quelles raisons archiver les documents était utile et judicieux ? Les experts d’Archives Conseil répondent à cette question.
Aménagement de votre salle d’archives : quelques conseils d’experts
Vous envisagez de créer une nouvelle salle d’archives ou de réaliser quelques travaux de rénovation dans votre local d’archivage actuel ? Pour assurer une bonne conservation des documents, l’aménagement de vos locaux d’archives doit respecter certaines règles que les experts d’Archives Conseil vous aident à garder en tête.
Déménagement de vos archives – une question d’organisation
Votre entreprise déménage ou vous envisagez de réaliser des travaux de rénovation qui impacteront également votre local d’archivage ? Pas de panique ! Tout est une question d’organisation. Une bonne préparation du déménagement de vos archives, c’est la garantie de préserver l’intégrité physique de vos documents et votre tranquillité d’esprit. Les experts d’Archives Conseil vous aident à dresser un plan d’attaque en béton !
Les avantages et inconvénients de la numérisation de vos documents
La numérisation est un processus qui vise à convertir des archives papier en fichiers numériques. Ce processus dans l’air du temps permet aux entreprises de gagner du temps, de l’espace et de l’argent en automatisant la gestion de documents. Des questions subsistent pourtant : en quoi consiste le processus de numérisation ? Quel est son impact sur l’écologie ? Éléments de réponse dans cet article.
Recyclage : par quelles étapes passe votre matériel informatique ?
Le recyclage fait partie des valeurs centrales d’Archives Conseil ! Nous luttons jour après jour pour employer un mode de vie écoresponsable et nous tentons d’inciter nos clients à faire de même. Le papier et le carton ne sont pas des déchets, ils peuvent redevenir des matières premières et donc avoir une nouvelle vie. Il en va de même pour votre matériel IT. Nous pouvons vous aider à recycler votre matériel obsolète. Découvrez dans cet article de blog comment nous procédons.
Destruction de documents : pourquoi faire appel à une société externe ?
Une fois les délais légaux de conservation passés, il est temps de faire le ménage dans vos archives papier ou numériques ! Si vous n’avez ni le temps ni l’envie de vous livrer à cet exercice chronophage, faites appel à nous : Archives Conseil prend le relais. Et avec le plus grand professionnalisme, pour traiter vos archives dans la plus grande confidentialité. Découvrez aujourd’hui comment nous nous y prenons et les enjeux du recyclage auquel nous destinons vos archives papier.
Archivage : pourquoi faire appel à une entreprise externe spécialisée ?
Vous pensez faire appel à un prestataire spécialisé dans l’archivage papier ? Cabinets d’avocat, sociétés d’assurance ou établissements de soins de santé… Nombreux sont les clients qui bénéficient de nos services et qui n’ont ainsi plus à se soucier de leur archivage. Que leurs archives soient vivantes, semi-vivantes ou mortes, nous nous déplaçons en Belgique, en France, aux Pays-Bas et au Luxembourg pour enlever tous leurs papiers à conserver et les stocker physiquement ou numériquement. Découvrez pourquoi ils font appel à Archives Conseil !
Numérisation : la garantie de la sécurité et de la conformité de vos archives
La numérisation est une révolution sans précédent pour les entreprises. Elle vous aide à passer des archives papier aux archives numériques. Pour quel résultat ? Vous affectez vos ressources à meilleur escient, pour les besoins réels de votre entreprise, des processus plus sûrs et plus efficaces, sans oublier le gain en efficacité et en productivité. Mais Archives Conseil peut-elle garantir à ses clients la sécurité et la conformité des fichiers ? Assurément. Cet article de blog va vous le prouver.
Archives Conseil s’implique dans la réduction de l’impact écologique
La protection de l’environnement et la réduction de l’impact écologique sont des piliers de la politique d’Archives Conseil. Notre entreprise familiale, à taille humaine, forte de 40 ans d’expérience dans le domaine de l’archivage légal et la gestion de l’archivage, s’engage dans la lutte environnementale à chaque étape de ses activités. Cet article de blog vous explique comment nous nous efforçons, jour après jour, de rendre ce monde un peu plus vert.
Combien de temps faut-il conserver les documents médicaux de patients ?
Vous êtes médecin libéral ou travaillez en milieu hospitalier et vous cherchez des solutions pour le classement et l’archivage des dossiers médicaux de vos patients ? Archives Conseil répond à vos questions et vous propose une solution de stockage, d’archivage et même, une fois le délai légal dépassé, de destruction de vos archives médicales.
Comment et dans quels cas faut-il procéder à la destruction des archives ?
Que vous soyez à la tête d’une grande entreprise, médecin, RH, garagiste ou même simple particulier, la destruction sécurisée des papiers confidentiels est un principe de précaution à observer. La fouille de poubelles reste la principale source d’information des usurpateurs d’identité, des espions industriels et des pirates informatiques. La destruction de vos archives et de vos papiers confidentiels est donc une condition cruciale à votre sécurité.
L’importance d’un bon archivage de documents en entreprise
L’archivage des documents au sein d’une entreprise est un point de gestion et d’organisation crucial qui soulève un grand nombre de questions. Quels papiers garder, quelles sont les lois sur l’archivage de documents, comment gérer un archivage à valeur probante, faut-il externaliser l’archivage des documents d’entreprise ou personnels et faire appel à un archiviste ? Dans ce blog, nous mettons en lumière les enjeux d’un bon archivage des documents en entreprise.
Quelles conditions de conservation des archives faut-il respecter ?
Le saviez-vous ? 50 % des entreprises déposent le bilan dans les 5 années après une perte accidentelle totale d’informations. Un chiffre qui donne envie de prendre soin de vos documents d’entreprise archivés, non ?
Comment organiser le bon archivage de vos documents physiques ?
Le volume de vos papiers à garder devient de plus en plus important et vous avez peur de vous y perdre ? Suivez nos conseils pour mettre en place un bon système de classement de vos documents d’entreprises ou privés. Investissez dans des cartons d’archivage ou faites appel à un archiviste professionnel.
Quelle est la valeur légale des archives numériques ?
L’archivage numérique a la cote. La dématérialisation de document dans une perspective de « zéro papier » est une ambition pour de nombreuses entreprises. Mais attention, peut-on numériser les archives et en détruire les exemplaires papier comme on l’entend ? Les archives électroniques ainsi obtenues ont-elles la même valeur légale que les documents physiques ?